Plantilla de RFP para un DAM

Una solicitud de propuestas (RFP) es la forma de que los proveedores de DAM respondan a tus preguntas en lugar de darte su demostración. Copia las secciones de abajo en tu propio documento, completa los apartados y envíala.

No todas las compras necesitan una RFP. Si eres un equipo de diez personas que evalúa productos con precios transparentes, una prueba y la lista de requisitos te llevarán antes a una mejor decisión. Una RFP justifica su carga de trabajo cuando las normas de compras la exigen, cuando varios departamentos tienen que ponerse de acuerdo o cuando el contrato es tan grande que unas respuestas vagas hoy se convierten en sorpresas caras mañana.

Todo lo que sigue a partir de aquí es la plantilla.

1. Contexto del proyecto

Da a los proveedores el contexto suficiente para responder de forma específica y no genérica. Responde cada apartado en dos o tres frases:

• Quiénes somos. Organización, tamaño, sector y los equipos que usarán el DAM a diario.
• El problema actual. Dónde están hoy los recursos, qué falla (búsqueda, versiones, derechos, distribución) y uno o dos incidentes concretos que originaron este proyecto.
• Volumen actual. Número de recursos, almacenamiento total, formatos predominantes y crecimiento esperado a tres años. Las estimaciones valen; indica que lo son.
• Usuarios. Cuántas personas administrarán, editarán y consultarán. Distingue entre ellos: la proporción importa muchísimo para el precio.
• Sistemas que deben conectarse. Sitio web o CMS, PIM o comercio electrónico, proveedor de identidad, herramientas de diseño, aplicaciones propias.
• Restricciones. Requisitos de residencia de datos, certificaciones de seguridad que debes ver, rango de presupuesto si estás dispuesto a indicarlo y la fecha en la que necesitas estar en funcionamiento.

2. Definición del alcance

Indica qué entra y qué no, para que las propuestas sean comparables:

Dentro del alcance: p. ej., biblioteca de recursos para los equipos de marketing y de producto; migración de unos 40.000 recursos existentes; portal de marca para socios externos; integración por API con nuestro CMS; SSO con nuestro proveedor de identidad.

Fuera del alcance: p. ej., flujos de producción de impresión; sustitución del PIM; archivo histórico anterior a 2015.

Preferencia de despliegue: en la nube, autoalojado, o «propongan ambos con costos». Si la residencia de datos o tu equipo de seguridad podrían obligar al autoalojamiento, dilo ahora: descarta de inmediato algunos productos y ahorra una ronda a todos. La comparativa de DAM autoalojados enumera las opciones.

3. Requisitos funcionales

Presenta los requisitos como tablas que completa el proveedor. En cada fila, exige una de estas respuestas: Sí (estándar, versión actual), Config (se logra con configuración), A medida (requiere trabajo de pago), Roadmap (previsto, con fecha) o No. Haz que los proveedores elijan una; «parcialmente» es donde se esconden las sorpresas. Añade una columna de prueba: un enlace a la documentación o un compromiso de demostración.

Parte de tu lista de requisitos ya depurada para llenar las tablas. Filas de ejemplo para copiar y ampliar:

Importación y procesamiento

Metadatos y búsqueda

Derechos y gobernanza

Distribución e integración

4. Preguntas técnicas y de seguridad

Exige respuestas por escrito: envejecen mejor que las promesas de una demostración:

1. Describe tus opciones de despliegue. Si ofreces autoalojamiento: qué infraestructura se necesita, cómo se entregan las actualizaciones y si es el mismo código que el del servicio alojado.
2. ¿Dónde se almacenan los datos de los clientes y podemos elegir o restringir la región?
3. ¿Cómo se cifran los datos en tránsito y en reposo?
4. ¿Qué proveedores de SSO se admiten (Google, Microsoft, SAML/OIDC en general) y en qué nivel de plan?
5. Describe tu enfoque de copias de seguridad y recuperación ante desastres, incluidos los tiempos de recuperación probados.
6. ¿Cuál es tu vía completa de exportación de datos? Formato, integridad (recursos y metadatos y registros de auditoría), costo y tiempo para una biblioteca del tamaño que indicamos.
7. ¿Cuáles son tus límites de uso de la API y qué ocurre cuando se superan?
8. Describe tu proceso de divulgación de vulnerabilidades y de aplicación de parches, con el tiempo de corrección de tu último problema crítico.
9. ¿Qué subencargados tratan nuestros datos (incluidos los proveedores de IA) y se pueden excluir algunos concretos?
10. Facilita tu disponibilidad de los últimos 12 meses y los términos de tu acuerdo de nivel de servicio (SLA), incluidas las compensaciones.

5. Preguntas sobre precios

Exige el panorama completo, no el precio de entrada:

1. Facilita el precio completo para los volúmenes indicados, incluido cada módulo necesario para cumplir los requisitos Imprescindibles de arriba. Sin conceptos «disponibles bajo petición».
2. ¿Cómo se define y se factura un «usuario»? Indica por separado: administradores, editores, lectores e invitados externos.
3. ¿Qué cuenta para el almacenamiento: solo los originales, o también las vistas previas, las versiones derivadas y las versiones generadas?
4. ¿Cuáles son las tarifas por exceso de cada dimensión medida y qué protección de precio hay en la renovación?
5. Detalla los costos únicos: implementación, ayuda con la migración, formación.
6. Facilita el costo total de propiedad a tres años para nuestro escenario, año por año. (La guía de costos explica por qué el primer año es la cifra menos informativa.)

6. Evaluación y puntuación

Publica tu método en la propia RFP: produce respuestas más honestas:

• Ajuste a los requisitos: 40 %. Puntúa cada fila de las tablas: Sí = 2, Config = 1,5, A medida = 1, Roadmap = 0,5, No = 0. Pondera las filas Imprescindible ×3, Importante ×2, Deseable ×1. Un «No» en una fila Imprescindible es eliminatorio; dilo.
• Validación práctica: 25 %. Los proveedores preseleccionados reciben una prueba guiada: tus archivos, tu modelo de metadatos, tus cinco escenarios de búsqueda más difíciles, una prueba de integración con la API. Puntúa lo que observas, no lo que se presenta.
• Costo total: 20 %. Costo total de propiedad a tres años de la sección 5, normalizado entre proveedores.
• Viabilidad del proveedor: 15 %. Clientes de referencia a tu escala, cadencia de versiones del último año, calidad de la documentación y respuestas a la sección 4.

Haz que cada evaluador puntúe de forma independiente antes de comparar notas. La prueba guiada suele dar la vuelta a las puntuaciones sobre el papel; considera que es el sistema funcionando.

7. Calendario de ejemplo

Ajusta las duraciones y conserva la forma:

De seis a diez semanas es un plazo realista para una compra de tamaño medio. Si tu proceso va a superar un trimestre, recorta la lista de proveedores, no la prueba: la fase práctica es la que te protege.

Instrucciones de respuesta (copiar tal cual)

Envíen las respuestas en un solo documento que siga la numeración de las secciones anteriores, junto con las tablas de requisitos completadas en un formato editable. Respondan cada fila con exactamente una categoría de respuesta. Limiten el material de marketing a un anexo. Las respuestas deben entregarse antes del [fecha] a [contacto]. Las preguntas, antes del [fecha], a la misma dirección; todas las preguntas y respuestas se compartirán con todos los proveedores participantes.

8. Plan de prueba guiada

La validación práctica de la sección 6 aporta una cuarta parte de la puntuación, así que da a cada proveedor preseleccionado el mismo guion y los mismos archivos. Envíalo con el anuncio de la preselección y pide un espacio de trabajo de prueba, no una demostración guiada.

Puntúa cada tarea según lo que el evaluador vio que ocurría. Si un proveedor no puede ofrecer un espacio de trabajo de prueba para estas tareas, anótalo en la puntuación de viabilidad del proveedor.

Evalúa Freedam con esta plantilla

Freedam se puede comprobar con la mayoría de las filas anteriores sin una llamada comercial:

• Tareas 1 a 6 con tus propios archivos: crea un espacio de trabajo gratuito. La página de precios enumera lo que incluye cada plan, para la sección 5.
• Primero una biblioteca con datos de ejemplo: abre la demostración para probar la búsqueda, las colecciones y el portal de marca antes de importar nada.
• Sección 2 y sección 4, si necesitas autoalojamiento: cómo funciona el despliegue, datos y seguridad y precios del autoalojamiento.
• Antes de redactar las tablas de requisitos: la lista de requisitos y, si hay un portal para socios dentro del alcance, la hoja de evaluación de portales de marca.