Lista de requisitos para un DAM
Usa esta lista para evaluar sistemas de digital asset management, es decir, bibliotecas centrales para todos los recursos de la marca. Fija una prioridad en cada línea aquí mismo, exporta el resultado y úsalo como hoja de evaluación o como sección de requisitos de una solicitud de propuestas (RFP).
Cada línea describe algo que puedes comprobar tú mismo en una demostración o en una prueba, en lugar de un nombre de función que tienes que creer sin más. «Búsqueda con IA» es una afirmación. «Buscar una frase que solo se dice en un video encuentra ese video» es una prueba. Pide pruebas.
Si el tema es nuevo para ti, empieza por qué es el digital asset management. La lista tendrá más sentido después.
Cómo usar esta lista
- Quita líneas antes de añadir otras. Una lista corta que pruebas de verdad vale más que una larga que solo hojeas. Marca como Omitir todo lo que no corresponda a un problema que tu equipo tenga hoy.
- Fija prioridades. Marca cada línea restante como Imprescindible, Importante o Deseable, y reserva Imprescindible para lo que de verdad no puedes dejar de tener. Un sistema que cumple 15 requisitos Imprescindibles reales es mejor opción que uno que cumple a medias 40.
- Prueba con tus propios archivos. En las demostraciones y los periodos de prueba, comprueba cada línea con tu material real, no con la biblioteca de ejemplo del proveedor. Un archivo de diseño por capas de 2 GB y un video de 40 minutos te dirán más que cualquier visita guiada del producto.
- Anota lo que viste. En cada línea, anota si la prueba se superó, falló o funcionó pero resultó torpe. Este último grupo es el mejor indicador de si tu equipo seguirá usando la herramienta dentro de seis meses.
Tus prioridades se guardan en este navegador. Expórtalas a CSV para una hoja de cálculo.
0 de 56 líneas priorizadas
- Imprescindible0
- Importante0
- Deseable0
- Omitir0
1.Importación
0/8- 1.1
Importar 100 archivos a la vez arrastrando y soltando funciona sin errores ni reintentos manuales
- 1.2
La importación en bloque conserva tu estructura de carpetas, como colecciones o algo equivalente
- 1.3
El almacenamiento existente (buckets compatibles con S3, recursos WebDAV, Google Drive) se puede importar de forma programada, no solo una vez
- 1.4
Cada archivo importado se analiza en busca de virus antes de que otros usuarios lo vean
- 1.5
Los duplicados y los casi duplicados se señalan al entrar los archivos, antes de que saturen la biblioteca
- 1.6
Las vistas previas y las miniaturas se crean automáticamente para imágenes, video, audio y documentos, incluidos los archivos de diseño por capas y los PDF de varias páginas
- 1.7
Los metadatos incrustados (EXIF, IPTC, XMP) se leen al importar y se asignan a los campos correctos
- 1.8
Cuando una importación falla o se interrumpe, el sistema explica qué pasó y permite reintentar sin crear duplicados
2.Metadatos y búsqueda
0/8- 2.1
Los administradores pueden crear sus propios campos de metadatos (texto, fecha, opción única, opción múltiple) sin ayuda del proveedor
- 2.2
Los vocabularios controlados mantienen la coherencia de las etiquetas, de modo que dos personas no puedan escribir el mismo término de dos formas distintas
- 2.3
El enriquecimiento con IA se ejecuta al importar: etiquetas y descripciones para imágenes, transcripciones para video y audio, reconocimiento de texto (OCR) para escaneos e imágenes
- 2.4
Las personas pueden editar y corregir los metadatos de IA, en un solo recurso o en bloque
- 2.5
Una búsqueda en lenguaje natural como «equipo celebrando al aire libre» encuentra recursos relevantes aunque ninguna de esas palabras aparezca en sus metadatos
- 2.6
A partir de cualquier imagen, puedes encontrar otras visualmente similares
- 2.7
Los resultados de búsqueda se pueden filtrar por cualquier campo (tipo, fecha, orientación, campos personalizados) sin salir de los resultados
- 2.8
Los metadatos de cientos de recursos se pueden cambiar en una sola operación, con el avance a la vista
3.Derechos y gobernanza
0/8- 3.1
Los derechos de uso, los periodos de licencia y las fechas de caducidad se guardan en el recurso, no en una hoja de cálculo aparte
- 3.2
Los derechos se hacen cumplir, no solo se muestran: los usuarios sin acceso especial no pueden descargar un recurso caducado o con embargo
- 3.3
Las autorizaciones de modelos y de propiedades se pueden adjuntar a los recursos que cubren
- 3.4
Las reglas de acceso pueden limitar quién puede ver, descargar o compartir un recurso por usuario, grupo o región, y siguen un formato de política estándar (ODRL)
- 3.5
Antes de guardar un cambio de permisos, un administrador puede ver exactamente a qué tendrá acceso un usuario o invitado concreto
- 3.6
Cada acceso y cada descarga se registran con quién, qué y cuándo, y el registro se puede exportar
- 3.7
Las versiones anteriores de un recurso siguen disponibles y puedes ver qué cambió entre versiones
- 3.8
Los recursos eliminados o archivados se pueden restaurar dentro de un plazo definido
4.Uso compartido y distribución
0/8- 4.1
Los enlaces para compartir pueden ser públicos, limitarse a direcciones de correo electrónico concretas o estar protegidos con contraseña, cada uno con una fecha de caducidad opcional
- 4.2
Las personas con las que compartes pueden descargar los formatos que elijas (original, tamaño web, con marca de agua) sin crear una cuenta
- 4.3
Un portal de marca permite a los socios servirse ellos mismos los recursos aprobados, sin iniciar sesión en los portales públicos
- 4.4
Los portales y las páginas compartidas muestran tu marca, no la del proveedor
- 4.5
Las marcas de agua se pueden añadir automáticamente y pueden incluir datos del destinatario, como su nombre y la fecha
- 4.6
Cada enlace compartido muestra quién descargó qué y cuándo
- 4.7
Los recursos se pueden exportar en bloque como archivos zip u hojas de contactos
- 4.8
Cuando se actualiza un recurso compartido, el mismo enlace puede entregar la nueva versión
5.Integraciones y API
0/8- 5.1
Una API REST documentada cubre todo el ciclo de vida de los recursos: importación, metadatos, búsqueda, colecciones, uso compartido y gestión de usuarios
- 5.2
Cada integración tiene su propio token de API con permisos limitados, que puedes revocar en cualquier momento
- 5.3
Los webhooks avisan al instante a otros sistemas cuando se crean, actualizan o eliminan recursos
- 5.4
Hay un SDK de TypeScript, mantenido al día con la API
- 5.5
Los asistentes de IA pueden buscar, obtener y organizar recursos mediante un servidor MCP
- 5.6
Las imágenes se pueden redimensionar, recortar y convertir mediante una URL, de modo que tus sitios web no necesitan guardar sus propias copias
- 5.7
La documentación de la API se genera a partir del sistema en funcionamiento, así que se mantiene exacta
- 5.8
Los límites de uso están publicados, son lo bastante altos para tus integraciones y está claro qué ocurre al alcanzarlos
6.Despliegue y seguridad
0/8- 6.1
El inicio de sesión único funciona con tu proveedor de identidad (Google, Microsoft) en el plan que comprarías
- 6.2
Los roles y los grupos pueden reflejar tu organización, y los permisos se pueden dar a grupos en lugar de a una persona cada vez
- 6.3
El producto se puede alojar por cuenta propia con Docker, y la versión autoalojada es el mismo producto que el servicio en la nube (consulta autoalojamiento)
- 6.4
Puedes elegir o controlar dónde se almacenan los datos de los recursos, para cumplir las normas de residencia de datos
- 6.5
Los recursos están en un almacenamiento de objetos estándar del que podrías irte, no en un formato propietario cerrado
- 6.6
Puedes exportar todos los recursos y sus metadatos en cualquier momento, en un formato documentado
- 6.7
Las prácticas de seguridad están documentadas: cifrado en tránsito y en reposo, copias de seguridad y una forma de informar de vulnerabilidades
- 6.8
El servicio alojado publica su disponibilidad, los incidentes pasados o una página de estado
7.Adopción y administración
0/8- 7.1
Una persona sin perfil técnico puede encontrar un recurso concreto en su primera sesión, sin formación
- 7.2
Los lectores y los usuarios ocasionales no ocupan licencias de pago, así que dar acceso a todos no sube la factura (consulta la guía de costos)
- 7.3
Los administradores pueden invitar usuarios en bloque desde una hoja de cálculo y ponerlos en grupos al mismo tiempo
- 7.4
La interfaz está disponible en los idiomas que usa tu equipo
- 7.5
Las estadísticas muestran qué busca la gente, qué no encuentra y qué descarga, para que puedas cubrir los huecos
- 7.6
Los cambios de configuración quedan registrados, así que una mala configuración se puede encontrar y deshacer
- 7.7
La documentación de usuario está al día y se puede buscar desde dentro del producto
- 7.8
Puedes probar el producto con tus propios archivos en un plan gratuito o de prueba, antes de cualquier conversación comercial
Qué hacer con los resultados
Puntúa cada sistema con tu lista reducida y pondera las puntuaciones según la prioridad. Después haz algo que una hoja de puntuación no puede hacer: pide a un colega que no participó en la evaluación que encuentre un recurso y obsérvalo. Un sistema que cumple todos los requisitos pero falla esta prueba también fallará con tu equipo.
Para una compra formal, la plantilla de solicitud de propuestas (RFP) convierte esta lista en tablas de requisitos listas para enviar a los proveedores. Si la compra es sobre todo por un portal para socios, la lista de software de portal de marca profundiza en esa parte, y la plantilla para lanzar el portal a la red de distribuidores cubre el lanzamiento. Si ya tomaste tu decisión, la guía de implementación cubre el despliegue.
¿Quieres probar esta lista en un sistema real ahora? Abre la demostración. Es una biblioteca de freedam en funcionamiento que puedes probar línea por línea.