¿Es SharePoint más barato que un DAM?
Dos afirmaciones aparecen en casi todas las comparaciones entre SharePoint y el software DAM. La primera es que SharePoint es gratis porque la empresa ya paga Microsoft 365. La segunda es que SharePoint cuesta 22 US$ por usuario al mes, o 17,50 £, o alguna otra cifra citada sin nombre de plan. Ambas son erróneas del mismo modo: cuentan una partida y se saltan el resto.
Esta guía construye el modelo completo. Nombra los SKU de Microsoft, cita los precios de almacenamiento y de pago por uso de las propias páginas de Microsoft, añade las horas de construcción y mantenimiento que necesita una biblioteca multimedia de SharePoint y pone las mismas partidas en el lado del DAM. Es la parte 2 de una serie de cuatro; la parte 1 trata lo que SharePoint puede hacer con archivos multimedia, y la guía de costos de un DAM trata los modelos de precios de un DAM en general.
Los precios son los precios de lista de Microsoft en EE. UU. a julio de 2026, cuando Microsoft subió la mayoría de los planes de Microsoft 365. Tu revendedor, tu región y tu contrato serán distintos. La estructura del modelo, no.
La partida de Microsoft 365
SharePoint no se vende por sí solo a la mayoría de los compradores. Viene dentro de un plan de Microsoft 365, y el plan es lo que paga la empresa. Los precios por usuario que importan, de las páginas de planes business y enterprise de Microsoft, con compromiso anual:
| Plan | Por usuario al mes | Qué añade para una biblioteca multimedia |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 7 US$ | Office web y para dispositivos móviles, Teams, SharePoint, 1 TB de OneDrive por usuario |
| Microsoft 365 Business Standard | 14 US$ | Aplicaciones de Office de escritorio |
| Microsoft 365 Business Premium | 22 US$ | Intune, Defender, protección de información de Purview |
| Office 365 E3 | 26 US$ | Office empresarial, buzón de archivo ilimitado |
| Microsoft 365 E3 | 39 US$ | Añade Windows Enterprise, Intune, Entra ID P1 |
| Microsoft 365 E5 | 60 US$ | Añade el conjunto de cumplimiento de Purview, Defender, Power BI Pro |
De la tabla se derivan dos puntos. Primero, para una empresa que ya tiene cualquiera de estos planes, añadir SharePoint como biblioteca multimedia tiene un costo de licencia marginal de cero. Los proveedores que citan «22 US$ por usuario» describen lo que cuesta el plan, no lo que cuesta la biblioteca multimedia. Segundo, los planes independientes SharePoint Plan 1 y Plan 2, históricamente de 5 y 10 US$ por usuario, se están retirando para los clientes nuevos, así que una empresa que aún no tiene Microsoft 365 no puede comprar SharePoint barato por sí solo; compra un paquete.
Por tanto, la partida de licencias es: 0 US$ por usuario interno si ya tienes Microsoft 365, y el precio completo del plan si no.
La partida de almacenamiento
Esta es la partida que se le escapa al argumento de que «SharePoint es gratis». Todos los planes de la tabla asignan el mismo grupo de almacenamiento de SharePoint: 1 TB por organización más 10 GB por licencia. El grupo lo comparten todos los sitios de SharePoint, incluido cada canal de Teams, de modo que la biblioteca multimedia compite con todo lo demás que guarda la empresa.
El almacenamiento adicional cuesta 0,20 US$ por GB al mes, es decir, 2400 US$ por TB al año. Microsoft 365 Archive, para contenido que nadie abre, cuesta 0,05 US$ por GB al mes, y Microsoft 365 Backup cuesta 0,15 US$ por GB al mes.
Un ejemplo detallado. Una empresa de 50 personas con Business Standard tiene 1 TB + 500 GB = 1,5 TB. Su biblioteca de marketing contiene:
- 40.000 imágenes de producto y de estilo de vida de 8 MB de media: 320 GB.
- 300 videos de 1,5 GB de media: 450 GB.
- Versiones. SharePoint conserva por defecto todas las versiones guardadas, y un video reexportado es una versión nueva de tamaño completo. Dos versiones de media en el conjunto de videos añaden otros 450 GB.
Eso son 1,2 TB solo para la biblioteca multimedia, antes de cualquier documento, archivo de Teams o desbordamiento de OneDrive. El tenant supera su grupo de 1,5 TB en el primer año y paga 2400 US$ por cada TB adicional a partir de entonces, salvo que alguien recorte a mano el historial de versiones y archive las campañas antiguas. Un DAM cobra el almacenamiento por separado y normalmente incluye en la cuota las versiones derivadas generadas, de modo que la misma biblioteca es una sola partida con un techo conocido.
La partida de SharePoint Premium
La parte 1 describe lo que hace el etiquetado de imágenes de SharePoint Premium. Su costo es de pago por uso mediante una suscripción de Azure, según la página de precios de Microsoft:
| Servicio | Precio | Unidad |
|---|---|---|
| Etiquetado de imágenes | 0,001 US$ | por imagen procesada |
| Reconocimiento óptico de caracteres | 0,001 US$ | por página o imagen |
| Columnas de autocompletado | 0,005 US$ | por página, hoja, diapositiva o archivo |
| Etiquetado de taxonomía | 0,05 US$ | por documento |
Hasta diciembre de 2026, Microsoft incluye 2500 imágenes y 2500 páginas de OCR por tenant al mes sin costo. Etiquetar las 40.000 imágenes del ejemplo anterior costaría 40 US$ a precio de lista, si se pudieran etiquetar: el etiquetado de imágenes solo procesa los archivos que se suben a partir de entonces, así que habría que volver a subir la biblioteca existente para obtener etiquetas.
El dinero es poco. El costo está en otra parte: tiene que existir una suscripción de Azure conectada a la facturación de Microsoft 365, un administrador tiene que activar cada servicio por biblioteca y el resultado es una columna de palabras clave que todavía necesita una experiencia de búsqueda construida a su alrededor. Cuenta esas horas en la partida siguiente.
La partida de construcción y mantenimiento
Una biblioteca multimedia de SharePoint que funcione para usuarios no técnicos se construye, no se activa. El trabajo, en el orden en que suele producirse:
- Diseñar tipos de contenido y columnas para cada tipo de recurso (foto de producto, video de campaña, logotipo, plantilla).
- Construir conjuntos de términos en el almacén de términos y decidir la gobernanza de los términos nuevos.
- Crear bibliotecas por debajo del umbral de vistas de lista, añadir columnas indexadas y construir vistas filtradas por público.
- Configurar la búsqueda: una página de resultados, refinadores y, normalmente, los elementos web de código abierto PnP Modern Search, ya que la página de búsqueda predeterminada no muestra bien las imágenes.
- Construir flujos de aprobación en Power Automate y decidir qué aspecto tiene «aprobado» como valor de columna.
- Configurar los ajustes de uso compartido, el acceso de invitados y las carpetas por audiencia.
- Redactar instrucciones y formar a las personas que importan archivos.
Las estimaciones varían según quién haga el trabajo. Un rango razonable para una biblioteca del tamaño del ejemplo es de 80 a 200 horas para construirla y de 2 a 4 horas por semana para mantenerla en marcha: términos nuevos, vistas rotas, solicitudes de permisos, solicitudes de cambio de tamaño dirigidas a un diseñador y los propios cambios de Microsoft en la interfaz de SharePoint. A un costo interno de 75 US$ por hora, son de 6000 a 15.000 US$ para construirla y de 8000 a 16.000 US$ al año para mantenerla en marcha. Sustituye por tu propia tarifa; la estructura del cálculo se mantiene.
La partida de mantenimiento tiene un segundo componente más difícil de valorar. La calidad de la biblioteca depende de una persona que entienda los tipos de contenido, las columnas indexadas y Power Automate. Cuando esa persona cambia de puesto, la biblioteca deja de mejorar y empieza a deteriorarse. Varios proveedores de DAM lo formulan como «dependencia de TI»; la afirmación más llana es que una biblioteca multimedia de SharePoint es un pequeño proyecto de software interno con un responsable, y el tiempo del responsable es un costo.
La partida de usuarios externos
Las bibliotecas de marketing las usan personas que no trabajan para la empresa: agencias, fotógrafos, revendedores, distribuidores, prensa, traductores. En el lado de SharePoint, estas personas no necesitan una licencia de Microsoft 365. Se añaden como invitados mediante Microsoft Entra, y la facturación de identidad externa de Microsoft incluye sin costo los primeros 50.000 usuarios externos activos al mes. El costo no es la licencia; es la incorporación. Cada invitado recibe una invitación, la acepta, inicia sesión y aterriza en un árbol de carpetas de SharePoint sin ajustes predefinidos de descarga ni marca. Un distribuidor que necesita una foto de producto al mes pedirá a alguien que se la envíe por correo electrónico.
En el lado del DAM, el acceso externo es un enlace para compartir público o protegido con contraseña y con fecha de caducidad, o un portal de marca que no necesita cuenta. Que los usuarios externos cuesten dinero depende del modelo de precios del DAM. Los DAM por usuario los cobran; freedam cobra solo a los administradores, con lectores e invitados ilimitados.
La partida de tiempo de búsqueda
Todos los proveedores afirman que la gente pierde tiempo buscando en SharePoint. Pocos muestran la fórmula. Aquí está, con números de ejemplo que debes sustituir:
people who look for assets × 20
searches per person per day × 4
extra minutes per search × 3 (compared with a library that finds by content)
working days per year × 220
= 52,800 minutes = 880 hours per year
hourly cost × $50
= $44,000 per year
Tres minutos no es una cifra medida; es la diferencia entre abrir un árbol de carpetas y adivinar un nombre de archivo, y escribir lo que muestra la imagen. Si tu gente conoce los nombres de archivo, pon los minutos extra a cero y la partida desaparece. Si suelen preguntar a un compañero dónde está algo, probablemente sea más alta.
Dos elementos más pertenecen a esta partida y son más fáciles de contar: recursos rehechos porque nadie pudo encontrar el original (una sesión de fotos o una hora de diseño) y penalizaciones de licencia por usar una imagen de stock después de que terminara su licencia. Ambos son eventos poco frecuentes con costos individuales grandes, y una biblioteca sin campo de derechos no puede evitar el segundo.
El lado del DAM
Las mismas partidas existen para un DAM, y la guía de costos de un DAM trata los modelos de precios en detalle. En resumen:
- Licencia. Por usuario, por administrador o tarifa fija. Los modelos por usuario se multiplican con la adopción; un DAM que todos pueden consultar no debería cobrar por consultar. freedam cobra a los administradores e incluye lectores e invitados en todos los planes.
- Almacenamiento. Normalmente una cuota por plan. Comprueba si cuentan las versiones derivadas generadas, las vistas previas y los resultados de la IA; en freedam están incluidos en la cuota.
- IA. A veces un módulo de pago o un paquete de créditos. En freedam está incluida con límites de uso razonable, lo que hace que la partida de «etiquetar toda la biblioteca» sea de 0 US$ y no un contador por imagen.
- Construcción. Un DAM se entrega con el esquema multimedia, las vistas previas, las versiones derivadas, la búsqueda y los portales ya construidos. El trabajo restante es el modelo de metadatos y la migración, que la guía de implementación dimensiona en semanas y no en horas por función.
- Mantenimiento. Lo hace el proveedor en un plan en la nube. Con el autoalojamiento, el tiempo de operaciones vuelve a tu lado, además de una licencia anual (9000 € por despliegue en freedam) y tu propia infraestructura; es la elección por restricciones de residencia y de red, no un ahorro sobre la suscripción.
Tres escenarios
Los números siguientes son ilustrativos, construidos con las partidas anteriores y las tarifas del ejemplo. Úsalos para ver qué partidas dominan, no como presupuestos.
Un equipo de 5 personas, 3000 recursos, sin usuarios externos. SharePoint: 0 US$ de licencia, 0 US$ de almacenamiento (muy dentro del grupo), unos días del tiempo de una persona para configurar una biblioteca y una vista, y tiempo de búsqueda despreciable. El plan gratuito de un DAM cubre este tamaño también por 0 US$. El factor decisivo no es el costo. Es si alguien del equipo quiere vistas previas de archivos de diseño y una búsqueda que funcione por contenido. Cualquiera de las dos respuestas es válida.
Una organización de marketing de 40 personas, 60.000 recursos, cuatro agencias. SharePoint: 0 US$ de licencia, el almacenamiento supera el grupo en un año (de 2400 a 4800 US$ al año de almacenamiento extra), 120 horas para construirla (9000 US$) y 3 horas por semana para mantenerla (11.700 US$ al año), cuatro agencias incorporadas como invitadas y una partida de tiempo de búsqueda de decenas de miles al año. Un DAM: un plan de nivel medio de entre cien y varios cientos al mes, almacenamiento dentro del plan, sin horas de construcción para las funciones, unas semanas del tiempo de un responsable del proyecto para el modelo de metadatos y la migración, agencias con enlaces para compartir o un portal. El DAM es más barato en el primer año con la mayoría de las hipótesis, y la diferencia se amplía cada año que la biblioteca de SharePoint necesita un responsable.
Una empresa de 300 personas, 500.000 recursos, regulada, con una red mundial de revendedores. SharePoint ya es el sistema de documentos y sigue siéndolo. La cuestión es solo adónde van los archivos multimedia. A esta escala, una biblioteca multimedia de SharePoint necesita varias bibliotecas, un responsable dedicado, búsqueda a medida y un proceso de gestión de invitados; las partidas de construcción y mantenimiento superan por sí solas a la mayoría de las suscripciones de DAM. La comparación correcta es una suscripción de DAM o un DAM autoalojado, más el trabajo de integración descrito en la parte 3, frente a un proyecto interno permanente. La ubicación del almacenamiento, la residencia de datos y los requisitos de auditoría deciden entre la nube y el autoalojamiento, y no entre un DAM y SharePoint.
Qué poner en una hoja de cálculo
Si construyes el modelo para tu propia empresa, estas son las filas:
- Costo del plan de Microsoft 365 y si ya está pagado.
- Uso actual del almacenamiento de SharePoint y tamaño del grupo (1 TB + 10 GB por licencia).
- Tamaño actual de la biblioteca multimedia y crecimiento anual, incluidas las versiones.
- Almacenamiento adicional a 0,20 US$ por GB al mes una vez lleno el grupo.
- Uso de SharePoint Premium a los precios por transacción, si quieres etiquetas de IA.
- Horas de construcción y de mantenimiento a una tarifa interna.
- Usuarios externos: número y lo que cuesta incorporar a cada uno en tiempo de alguien.
- Tiempo de búsqueda, usando tus propios minutos por búsqueda.
- Recursos rehechos e incidentes de licencia por año, si tienes un historial.
- El plan del DAM, su almacenamiento y el proyecto de migración.
La fila 6 y la fila 8 son las que suelen decidir la respuesta, y son las dos que casi nunca aparecen en la página de comparación de un proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Es SharePoint gratis con Microsoft 365?
La licencia está incluida en todos los planes business y enterprise de Microsoft 365, así que usarlo no tiene costo de licencia adicional. El almacenamiento por encima de la asignación común (1 TB más 10 GB por licencia) cuesta 0,20 US$ por GB al mes, los servicios de IA de SharePoint Premium son de pago por uso y una biblioteca multimedia necesita configuración y un responsable continuo que se pagan en horas.
¿Incluye Microsoft 365 un DAM?
No. Microsoft 365 incluye SharePoint, OneDrive y Stream, que almacenan y reproducen archivos multimedia, y SharePoint Premium añade etiquetado de imágenes y OCR de pago. La propia guía de Microsoft sobre digital asset management describe un DAM como un sistema aparte que se integra con Microsoft 365.
¿Cuánto cuesta SharePoint Premium?
Se factura por transacción mediante una suscripción de Azure: 0,001 US$ por imagen para el etiquetado de imágenes, 0,001 US$ por página para el OCR, 0,005 US$ por página para las columnas de autocompletado y 0,05 US$ por documento para el etiquetado de taxonomía. Hasta diciembre de 2026, Microsoft incluye 2500 imágenes y 2500 páginas de OCR por tenant al mes sin costo.
¿Es un DAM más barato que SharePoint?
Para una biblioteca interna pequeña, no; ambos son prácticamente gratis y la elección es cuestión de funciones. Para una biblioteca de marketing de decenas de miles de recursos con usuarios externos, normalmente sí, una vez contadas las horas de construcción, el tiempo de un responsable, el almacenamiento extra y el tiempo de búsqueda. Para una gran empresa regulada, el DAM sustituye a un proyecto interno y no a una licencia, y la comparación debe hacerse con el costo de ese proyecto.
¿Cuánto almacenamiento de SharePoint incluye Microsoft 365?
1 TB por organización más 10 GB por licencia, en común para todos los sitios de SharePoint, incluido Teams. Los planes Frontline reciben 1 TB fijo. El almacenamiento de OneDrive es aparte, de 1 TB por usuario en la mayoría de los planes.
Siguiente de la serie: DAM y SharePoint juntos: cómo repartir el trabajo. Anterior: SharePoint como DAM: los límites reales. Los precios de freedam son públicos, así que la columna del DAM de tu hoja de cálculo no necesita una llamada comercial.
