Conector de Microsoft 365 Copilot
El conector de Microsoft 365 Copilot envía las imágenes que apruebas en Freedam al tenant de Microsoft 365 de tu organización. Las personas las encuentran entonces donde ya trabajan: en Copilot Chat, en Microsoft Search y en Copilot en PowerPoint mediante un Brand Kit. Las imágenes siguen gestionándose en Freedam y no se copia nada en SharePoint.
Qué hace
Copilot responde con lo que Microsoft 365 puede ver. Sin un conector, las imágenes de una biblioteca multimedia independiente le resultan invisibles, así que un representante de ventas que le pide a Copilot «nuestras fotos aprobadas del sofá nuevo» no obtiene nada, o una imagen genérica de banco de imágenes en PowerPoint.
Con el conector, Freedam publica un conjunto elegido de imágenes en Microsoft 365 mediante un conector de Copilot, el mecanismo que ofrece Microsoft para el contenido que está fuera de SharePoint y OneDrive. Cada imagen llega con su título, descripción, palabras clave y metadatos personalizados, para que Copilot y la búsqueda puedan asociarla con las palabras que usan las personas.
Dónde encuentran las imágenes las personas
| Dónde | Qué hacen las personas | Qué exige Microsoft |
|---|---|---|
| Microsoft Search | Buscan una palabra del título o de las palabras clave de la imagen; los resultados enlazan con la página del recurso en Freedam | Cualquier plan de Microsoft 365 |
| Copilot Chat | Piden una imagen por su tema, por ejemplo «busca nuestras imágenes aprobadas de un sofá en una sala de estar» | Una licencia de Microsoft 365 Copilot para cada persona |
| Copilot en PowerPoint | Eligen el Brand Kit de la empresa y le piden una presentación a Copilot; este usa las imágenes del Brand Kit | Una licencia de Microsoft 365 Copilot, y Administración de directivas en el centro de administración de aplicaciones de Microsoft 365 para designar a los responsables de marca |
Administración de directivas se incluye con Microsoft 365 Apps para grandes empresas, que forma parte de Microsoft 365 E3 y E5. Microsoft 365 Business Standard no la incluye, por lo que los Brand Kit no están disponibles en ese plan. La guía del Brand Kit de Copilot explica esa configuración paso a paso.
Cómo funciona
- Un administrador de Microsoft 365 aprueba la aplicación de Freedam desde Administración → Publicación → Microsoft 365 Copilot en Freedam. Freedam solo pide crear su propia conexión y publicar elementos en ella: no puede leer tu correo electrónico, tus archivos ni otros datos de Microsoft 365.
- Eliges qué imágenes salen de Freedam mediante condiciones, por ejemplo un campo Estado de marca igual a Aprobado, o la pertenencia a una colección. También eliges quién puede verlas en Microsoft 365: todas las personas de la organización o un grupo de Entra.
- Freedam envía las imágenes que coinciden. Las imágenes nuevas y las editadas llegan en pocos minutos, las que dejan de coincidir se retiran, y cada imagen se vuelve a comprobar todas las noches.
- Un administrador de Microsoft 365 activa Visibilidad de Copilot en la conexión, algo que Microsoft deja desactivado en una conexión nueva. Microsoft indica que hay que esperar hasta 30 minutos después de eso para que aparezcan los resultados.
La documentación explica cada paso con capturas de pantalla de Freedam y del centro de administración de Microsoft 365.
Qué recibe Microsoft 365
Por cada imagen, Freedam envía el título, la descripción, el subtítulo de IA, las palabras clave y las etiquetas de IA, el nombre de archivo, las dimensiones, el autor, los derechos de autor y las fechas, además del texto de tus metadatos personalizados en todos los idiomas que tenga. También envía tres enlaces: la página del recurso en Freedam, una miniatura y una imagen de vista previa.
Los enlaces solo sirven imágenes de vista previa, nunca el archivo original, y dejan de funcionar en cuanto una imagen deja de compartirse. Digan lo que digan tus condiciones, Freedam nunca envía:
- archivos que no son imágenes, o imágenes que aún se están procesando,
- recursos archivados y recursos en la papelera,
- recursos cuya política de derechos ha caducado,
- campos de metadatos personalizados marcados como confidenciales.
Una imagen cuyos derechos de uso caducan se retira de Microsoft 365 en la siguiente comprobación nocturna, de modo que Copilot deja de ofrecerla sin que nadie tenga que acordarse.
Conviene saber
- Microsoft recomienda al menos 1000 imágenes con buenos títulos, descripciones y palabras clave, para que Copilot tenga suficiente donde elegir. Los subtítulos y las etiquetas de IA de Freedam completan las descripciones de las imágenes que no tienen ninguna.
- Usa un campo que solo puedan editar los responsables de marca para marcar las imágenes como aprobadas, de modo que una imagen no llegue a Copilot por error.
- La búsqueda muestra títulos, no siempre miniaturas. La búsqueda en SharePoint muestra la miniatura de cada imagen; la búsqueda en la aplicación Microsoft 365 Copilot muestra solo el título. La pestaña Imágenes de Microsoft Search solo muestra los archivos almacenados en SharePoint y OneDrive.
- Desconectar lo retira todo. Todas las imágenes compartidas se retiran de Microsoft 365 y sus enlaces dejan de funcionar al instante. Las imágenes que ya se colocaron en presentaciones permanecen en ellas.
- Incluido en los planes Business y Tailored. Los espacios de trabajo de otro plan pueden probarlo durante la prueba de 30 días. Consulta los precios.
Preguntas frecuentes
¿Puede Copilot encontrar imágenes que no están en SharePoint?
Sí, mediante un conector de Copilot. Microsoft 365 Copilot responde a partir de Microsoft Graph, que abarca SharePoint, OneDrive y cualquier contenido externo publicado mediante un conector. El conector de Freedam publica tus imágenes aprobadas con sus metadatos, de modo que Copilot Chat y Microsoft Search las encuentran.
¿Usa Copilot en PowerPoint las imágenes de Freedam?
Sí, mediante un Brand Kit oficial. Un responsable de marca añade la conexión de Freedam como fuente de imágenes del Brand Kit, y Copilot en PowerPoint usa esas imágenes cuando alguien elige esa marca. Los Brand Kit requieren una licencia de Microsoft 365 Copilot y la directiva de responsables de marca, que los planes Business Standard no ofrecen.
¿Se envían los archivos originales a Microsoft?
No. Microsoft 365 recibe metadatos y enlaces a imágenes de vista previa. Los originales permanecen en Freedam, y los enlaces dejan de funcionar cuando una imagen deja de compartirse o cuando reemplazas los enlaces desde la página de administración de Freedam.
¿Quién puede ver las imágenes en Microsoft 365?
Todas las personas de la organización, o solo los miembros de un grupo de Entra, según lo que elijas en Freedam. Además, cada persona necesita la licencia de Microsoft del lugar donde busca: cualquier plan para Microsoft Search, una licencia de Copilot para Copilot Chat y Copilot en PowerPoint.
¿Qué permisos pide la aplicación de Freedam en Microsoft 365?
Solo los permisos para crear su propia conexión y publicar elementos en ella. No puede leer correo electrónico, archivos, calendarios ni ningún otro dato de Microsoft 365.
La creación del Brand Kit se explica en Cómo configurar un Brand Kit de Copilot. Para saber cómo se reparten el trabajo un DAM y SharePoint, lee cómo usar SharePoint y un DAM juntos. Los equipos que usan Claude, ChatGPT o sus propios agentes pueden acceder a la misma biblioteca mediante el servidor MCP.