Vocabulario controlado

Por qué falla el etiquetado libre

Cuando cada persona escribe sus propias etiquetas, un mismo concepto acaba con varios nombres. Una biblioteca de marketing típica contiene variantes como estas:

Concepto	Variantes que se encuentran en etiquetas de texto libre
Foto de producto sobre fondo liso	packshot, pack shot, foto de producto, imagen de producto, FP
Alemania como mercado	Alemania, DE, GER, Deutschland
Material para ferias	feria, ferias, trade show, expo
Presentación de ventas	presentación de ventas, sales deck, pitch deck, presentación, diapositivas

Un filtro por una sola de las variantes no encuentra los recursos etiquetados con las demás, y nadie puede saber cuántos se quedaron fuera. Un vocabulario controlado elimina la variación en el momento de la entrada. También hace que los metadatos sean lo bastante fiables para que el software actúe a partir de ellos: las reglas de automatización, las reglas de acceso, los portales de socios y las integraciones pueden depender de un término que siempre se escribe y se delimita de la misma manera.

Tipos de vocabulario controlado

Tipo	Estructura	Ejemplo
Lista de términos	Una lista plana de valores permitidos	Tipo de recurso: packshot, foto de estilo de vida, banner, presentación de ventas
Anillo de sinónimos	Términos que la búsqueda trata como equivalentes	sofá, diván, canapé
Taxonomía	Términos ordenados de lo más amplio a lo más específico	Muebles > Asientos > Sillas de oficina
Tesauro	Una jerarquía más términos preferidos, sinónimos y términos relacionados	"Sofá" preferido frente a "diván", relacionado con "butaca"

ANSI/NISO Z39.19-2005 ofrece pautas para construir vocabularios controlados monolingües de los cuatro tipos, e ISO 25964-1 (2011) trata los tesauros. En la web, SKOS (2009) del W3C es el formato habitual para publicarlos. La mayoría de los vocabularios de los DAM son listas de términos y taxonomías; los tesauros completos son más habituales en bibliotecas y editoriales.

Qué poner bajo control de vocabulario

Los vocabularios controlados convienen a las partes de una biblioteca que son finitas y cambian despacio:

• tipo de recurso, canal y formato;
• línea de producto y producto, marca o submarca;
• región, mercado e idioma;
• campaña y temporada;
• tipo de licencia y estado de aprobación.

Los pies de foto, las descripciones y la larga cola de temas ("mujer en un escritorio", "hojas de otoño") se quedan como texto libre. El etiquetado automático y la búsqueda semántica cubren esa parte mejor que cualquier lista.

Cómo mantener un vocabulario controlado

• Nombra un responsable. Un grupo reducido añade y cambia términos, y todos los demás solicitan términos nuevos. Un vocabulario que cualquiera puede ampliar vuelve a convertirse en etiquetado libre; uno que nadie mantiene se queda desactualizado.
• Da a cada término un código estable, separado de su etiqueta. Así las etiquetas se pueden corregir o traducir sin romper filtros, búsquedas guardadas ni integraciones.
• Traduce las etiquetas, no los términos. Un término con una etiqueta en cada idioma significa que un compañero francés y uno alemán etiquetan el mismo término, y un filtro en cualquiera de los dos idiomas encuentra ambos.
• Decide qué pasa con los recursos cuando se retira un término. Muévelos a un término sustituto o borra el valor. Eliminar solo el término deja valores por los que nadie puede filtrar.
• Revisa el uso una o dos veces al año. Los términos que nadie aplica ni busca se pueden fusionar con otro término o eliminar.

Vocabularios controlados en Freedam

• Los administradores crean vocabularios como listas planas o como árboles, y una lista plana se puede convertir en un árbol más adelante. Consulta taxonomía.
• Cada término tiene un código estable y una etiqueta por idioma. Las etiquetas que faltan se pueden traducir automáticamente a los idiomas del espacio de trabajo.
• Un vocabulario se asocia a los campos de metadatos como elección única o múltiple, y un campo puede depender de otro, de modo que elegir una línea de producto limita el campo de producto a los productos de esa línea.
• Al eliminar un término que todavía usan recursos se pregunta qué hacer con ellos: moverlos a un término sustituto o borrar el valor.
• Un vocabulario se puede marcar como protegido, de modo que cambiarlo o eliminarlo necesita una confirmación adicional.
• Los campos de vocabulario se pueden mostrar como filtros rápidos junto a la barra de búsqueda de la biblioteca de recursos.
• Los indicadores de las estadísticas enumeran los términos que, 60 días después de crearse, nunca se han aplicado a un recurso, ni buscado, ni usado como filtro.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un vocabulario controlado y una taxonomía?

Un vocabulario controlado es cualquier lista de términos acordada. Una taxonomía es un vocabulario controlado cuyos términos están ordenados en una jerarquía de lo más amplio a lo más específico. Toda taxonomía es un vocabulario controlado; una lista plana de tipos de recurso es un vocabulario controlado pero no una taxonomía.

¿Cuál es un ejemplo de vocabulario controlado?

Una lista de tipos de recurso (packshot, foto de estilo de vida, banner, presentación de ventas, ficha técnica) entre los que las personas deben elegir cuando importan un archivo. Las listas de países basadas en los códigos ISO 3166 y las listas de idiomas basadas en códigos de idioma son otros ejemplos habituales.

¿Pueden las etiquetas de IA sustituir a un vocabulario controlado?

No. Las etiquetas de IA describen lo que muestra una imagen, como "silla" u "oficina". No pueden conocer tus nombres de producto, campañas, mercados ni condiciones de licencia. Usa etiquetas de IA para los temas visuales y vocabularios controlados para los datos de negocio por los que la gente filtra.