Vocabulaire contrôlé

Pourquoi les tags libres posent problème

Quand chaque personne saisit ses propres tags, un même concept finit par avoir plusieurs noms. Une photothèque marketing typique contient des variantes comme celles-ci :

Concept	Variantes trouvées dans les tags en texte libre
Photo de produit sur fond uni	packshot, pack shot, photo produit, image produit, PS
L’Allemagne comme marché	Allemagne, DE, GER, Deutschland
Supports de salon professionnel	salon, salon pro, salon professionnel, expo
Présentation commerciale	présentation commerciale, deck commercial, pitch deck, présentation, slides

Un filtre sur une seule variante rate les médias taggés avec les autres, et personne ne peut savoir combien ont été ratés. Un vocabulaire contrôlé supprime la variation à la saisie. Il rend aussi les métadonnées assez fiables pour que des logiciels agissent dessus : les règles d’automatisation, les règles d’accès, les portails partenaires et les intégrations peuvent s’appuyer sur un terme toujours écrit et délimité de la même façon.

Les types de vocabulaire contrôlé

Type	Structure	Exemple
Liste de termes	Une liste plate de valeurs autorisées	Type de média : packshot, photo lifestyle, bannière, présentation commerciale
Cercle de synonymes	Des termes traités comme équivalents dans la recherche	canapé, sofa, divan
Taxonomie	Des termes organisés du plus large au plus étroit	Mobilier > Assises > Chaises de bureau
Thésaurus	Une hiérarchie plus des termes préférés, des synonymes et des termes associés	« Canapé » préféré à « sofa », associé à « fauteuil »

La norme ANSI/NISO Z39.19-2005 donne des lignes directrices pour construire des vocabulaires contrôlés monolingues de ces quatre types, et l’ISO 25964-1 (2011) couvre les thésaurus. Sur le web, SKOS (2009), du W3C, est le format habituel de publication. La plupart des vocabulaires de DAM sont des listes de termes et des taxonomies ; les thésaurus complets sont plus courants dans les bibliothèques et l’édition.

Ce qu’il faut placer sous contrôle de vocabulaire

Les vocabulaires contrôlés conviennent aux parties d’une photothèque qui sont finies et changent lentement :

• type de média, canal et format ;
• gamme de produits et produit, marque ou sous-marque ;
• région, marché et langue ;
• campagne et saison ;
• type de licence et statut de validation.

Les légendes, les descriptions et la longue traîne des sujets (« femme à un bureau », « feuilles d’automne ») restent en texte libre. Le tagging automatique et la recherche sémantique couvrent cette partie mieux que n’importe quelle liste.

Maintenir un vocabulaire contrôlé

• Désignez un responsable. Un petit groupe ajoute et modifie les termes, et tous les autres en demandent de nouveaux. Un vocabulaire que n’importe qui peut étendre redevient du tagging libre ; un vocabulaire que personne ne maintient devient obsolète.
• Donnez à chaque terme un code stable, distinct de son libellé. Les libellés peuvent alors être corrigés ou traduits sans casser les filtres, les recherches enregistrées ou les intégrations.
• Traduisez les libellés, pas les termes. Un terme avec un libellé dans chaque langue signifie qu’un collègue français et un collègue allemand taguent le même terme, et qu’un filtre dans l’une ou l’autre langue trouve les deux.
• Décidez ce qu’il advient des médias quand un terme est retiré. Déplacez-les vers un terme de remplacement ou videz la valeur. Supprimer seulement le terme laisse des valeurs sur lesquelles personne ne peut filtrer.
• Passez en revue l’usage une ou deux fois par an. Les termes que personne n’applique ni ne recherche peuvent en général être fusionnés avec un autre terme ou supprimés.

Les vocabulaires contrôlés dans Freedam

• Les administrateurs créent des vocabulaires sous forme de listes plates ou d’arbres, et une liste plate peut être convertie plus tard en arbre. Voir la taxonomie.
• Chaque terme a un code stable et un libellé par langue. Les libellés manquants peuvent être traduits automatiquement dans les langues de l’espace de travail.
• Un vocabulaire est rattaché à des champs de métadonnées en choix unique ou multiple, et un champ peut dépendre d’un autre, de sorte que choisir une gamme de produits limite le champ produit aux produits de cette gamme.
• Supprimer un terme que des médias utilisent encore demande ce qu’il faut en faire : les déplacer vers un terme de remplacement ou vider la valeur.
• Un vocabulaire peut être marqué comme protégé, de sorte que le modifier ou le supprimer exige une confirmation supplémentaire.
• Les champs de vocabulaire peuvent être affichés comme filtres rapides à côté de la barre de recherche dans la photothèque.
• Les analyses des statistiques listent les termes qui, 60 jours après leur création, n’ont jamais été appliqués à un média, recherchés ni utilisés comme filtre.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un vocabulaire contrôlé et une taxonomie ?

Un vocabulaire contrôlé est n’importe quelle liste de termes convenue. Une taxonomie est un vocabulaire contrôlé dont les termes sont organisés en hiérarchie, du plus large au plus étroit. Toute taxonomie est un vocabulaire contrôlé ; une liste plate de types de médias est un vocabulaire contrôlé mais pas une taxonomie.

Quel est un exemple de vocabulaire contrôlé ?

Une liste de types de médias (packshot, photo lifestyle, bannière, présentation commerciale, fiche technique) dans laquelle les personnes doivent choisir quand elles importent un fichier. Les listes de pays fondées sur les codes ISO 3166 et les listes de langues fondées sur les codes de langue sont d’autres exemples courants.

Les tags IA peuvent-ils remplacer un vocabulaire contrôlé ?

Non. Les tags IA décrivent ce que montre une image, comme « chaise » ou « bureau ». Ils ne peuvent pas connaître vos noms de produits, vos campagnes, vos marchés ni vos conditions de licence. Utilisez les tags IA pour les sujets visuels et les vocabulaires contrôlés pour les données métier sur lesquelles les gens filtrent.