Embargo

Embargos de prensa y embargos de recursos

	Embargo de prensa	Embargo de recursos en un DAM
Quién recibe el contenido antes	Periodistas y analistas	Equipos internos, agencias y, a veces, minoristas asociados
Cómo se hace cumplir	Mediante un acuerdo entre quien envía y el periodista	Mediante el sistema: reglas de acceso, enlaces programados, fechas de derechos
Qué cubre	Un comunicado de prensa, cifras, el anuncio de un producto	Fotos de producto, packshots, videos, kits de prensa, presentaciones de ventas
Antelación habitual	De unas horas a unos días	De semanas a meses

Por qué los recursos de lanzamiento necesitan un embargo

El material de lanzamiento se prepara mucho antes del lanzamiento. La fotografía de producto se hace con meses de antelación, los kits de prensa se reúnen semanas antes y los videos de campaña se terminan mientras se resuelven los plazos legales y de distribución. El material tiene que estar en la biblioteca para que las agencias produzcan derivados y el equipo de ventas se prepare. Un distribuidor que publique un packshot antes de tiempo, o un enlace reenviado a un kit de prensa, puede arruinar el lanzamiento o incumplir una obligación de divulgación.

Casos habituales:

• lanzamientos de productos y cambios de packaging;
• cambios de identidad de marca (rebranding), en los que el nuevo logotipo no debe aparecer antes del anuncio;
• resultados financieros, fusiones y adquisiciones;
• campañas vinculadas a la fecha de un evento;
• anuncios conjuntos en los que el socio fija la fecha.

Embargo y caducidad

Un embargo fija cuándo puede empezar a usarse un recurso. Una fecha de caducidad fija cuándo debe dejar de usarse, normalmente porque termina una licencia o una autorización de uso de imagen (model release). Juntos definen la ventana de uso del recurso. Ambos son más fiables cuando los hace cumplir el sistema: un embargo que depende de que alguien cambie un ajuste a medianoche, o una caducidad que se controla en una hoja de cálculo, se pasa por alto con facilidad.

Cómo gestionar un embargo

1. Importa el material de lanzamiento con antelación y etiquétalo con el nombre del lanzamiento o de la campaña.
2. Restríngelo al equipo de lanzamiento y a las agencias que lo necesitan. Da a quienes revisan únicamente vistas previas con marca de agua.
3. Prepara con antelación los enlaces para compartir y las páginas del portal, programados para abrirse a la hora de publicación.
4. Comprueba que la búsqueda, las colecciones y los portales no muestran el material a otros públicos.
5. En el momento de la publicación, levanta la restricción y comprueba que los enlaces funcionan.
6. Guarda un registro de quién vio y descargó el material antes de la publicación, por si se produce una filtración.

Embargos en Freedam

En Freedam, un embargo se configura con estas herramientas:

• Una regla de acceso puede ocultar un conjunto de recursos, seleccionados por metadatos, colección, clase de recurso o estado del flujo de trabajo, a todas las personas ajenas a los grupos indicados hasta que un administrador desactive la regla. La regla puede permitir vistas previas con marca de agua para quienes revisan.
• Los enlaces para compartir pueden tener una fecha de inicio y una fecha de caducidad. Antes de la fecha de inicio, el enlace muestra cuándo se abrirá y no ofrece ningún archivo.
• Una plantilla de derechos previa al lanzamiento permite solo el uso interno y de prensa, prohíbe la distribución externa, exige marca de agua y atribución, y caduca a los 60 días.
• Las fechas de caducidad de los derechos de uso ponen fin al uso de forma automática: después de la fecha se rechazan las descargas y los nuevos enlaces para compartir, los enlaces existentes dejan de ofrecer el recurso y una tarea nocturna puede moverlo a un estado del flujo de trabajo definido por clase de recurso.
• Los registros de acceso a los enlaces compartidos y las estadísticas de los recursos muestran quién vio y descargó el material. Consulta el registro de auditoría.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa «bajo embargo»?

El contenido existe y se ha compartido con algunas personas, pero no puede publicarse ni usarse hasta la fecha y la hora del embargo. La fecha suele indicarse con una zona horaria, por ejemplo, las 09:00 CET del 15 de marzo.

¿Qué pasa si alguien rompe un embargo de prensa?

Un embargo de prensa suele ser un acuerdo voluntario. Un periodista que lo rompe normalmente pierde el acceso anticipado a los contenidos de esa empresa o agencia. Las agencias y los socios pueden estar sujetos a cláusulas de confidencialidad en sus contratos, que tienen consecuencias más serias.

¿Cuál es la diferencia entre un embargo y una fecha de caducidad?

Un embargo controla cuándo puede empezar el uso. Una fecha de caducidad controla cuándo debe terminar. Un recurso puede tener ambos, por ejemplo, una imagen de lanzamiento que puede usarse desde la fecha de lanzamiento durante 12 meses.