Embargo

Embargos presse et embargos sur les médias

	Embargo presse	Embargo sur un média dans un DAM
Qui reçoit le contenu en avance	Journalistes et analystes	Équipes internes, agences, parfois partenaires de la distribution
Comment il est appliqué	Par accord entre l’émetteur et le journaliste	Par le système : règles d’accès, liens programmés, dates de droits
Ce qu’il couvre	Un communiqué de presse, des chiffres, l’annonce d’un produit	Photos produit, packshots, vidéos, dossiers de presse, présentations commerciales
Délai habituel	De quelques heures à quelques jours	De quelques semaines à quelques mois

Pourquoi les médias de lancement ont besoin d’un embargo

Les contenus de lancement sont préparés bien avant le lancement. La photographie produit est réalisée des mois à l’avance, les dossiers de presse sont assemblés des semaines avant, et les films de campagne sont terminés pendant que le calendrier juridique et celui de la distribution se précisent. Ces contenus doivent se trouver dans la photothèque pour que les agences produisent des déclinaisons et que les ventes se préparent. Un revendeur qui publie un packshot trop tôt, ou un lien de dossier de presse transféré, peut gâcher le lancement ou enfreindre une obligation d’information.

Cas typiques :

• lancements de produits et changements d’emballage ;
• changements d’identité de marque, où le nouveau logo ne doit pas apparaître avant l’annonce ;
• résultats financiers, fusions et acquisitions ;
• campagnes liées à la date d’un événement ;
• annonces communes dont la date est fixée par le partenaire.

Embargo et expiration

Un embargo fixe à partir de quand un média peut être utilisé. Une date d’expiration fixe quand il doit cesser de l’être, en général parce qu’une licence ou une autorisation de droit à l’image prend fin. Ensemble, ils définissent la fenêtre d’utilisation du média. L’un et l’autre sont plus fiables lorsque le système les applique : un embargo qui dépend de quelqu’un qui change un réglage à minuit, ou une expiration suivie dans un tableur, se rate facilement.

Gérer un embargo

1. Importez les contenus de lancement tôt, et étiquetez-les avec le nom du lancement ou de la campagne.
2. Restreignez-les à l’équipe de lancement et aux agences qui en ont besoin. Ne donnez aux relecteurs que des aperçus filigranés.
3. Préparez à l’avance les liens de partage et les pages de portail, programmés pour s’ouvrir à l’heure de la sortie.
4. Vérifiez que la recherche, les collections et les portails ne montrent pas les contenus à d’autres publics.
5. À la sortie, levez la restriction et vérifiez que les liens fonctionnent.
6. Gardez une trace de qui a consulté et téléchargé les contenus avant la sortie, en cas de fuite.

Les embargos dans Freedam

Dans Freedam, un embargo se met en place avec ces outils :

• Une règle d’accès peut masquer un ensemble de médias, sélectionnés par métadonnées, collection, classe de média ou statut de workflow, à toute personne extérieure à des groupes nommés, jusqu’à ce qu’un administrateur désactive la règle. La règle peut autoriser des aperçus filigranés pour les relecteurs.
• Les liens de partage peuvent avoir une date de début et une date d’expiration. Avant la date de début, le lien indique quand il s’ouvrira et ne sert aucun fichier.
• Un template de droits de pré-lancement autorise uniquement l’usage interne et presse, interdit la diffusion externe, exige un filigrane et une mention de la source, et expire après 60 jours.
• Les dates d’expiration des droits d’utilisation mettent fin à l’usage automatiquement : les téléchargements et les nouveaux liens de partage sont refusés après la date, les liens de partage existants cessent de servir le média, et une tâche nocturne peut le faire passer à un statut de workflow défini par classe de média.
• Les journaux d’accès aux partages et les statistiques du média montrent qui a consulté et téléchargé les contenus. Voir piste d’audit.

Questions fréquentes

Que signifie « sous embargo » ?

Le contenu existe et a été partagé avec certaines personnes, mais il ne peut être ni publié ni utilisé avant la date et l’heure de l’embargo. La date est en général indiquée avec un fuseau horaire, par exemple 9 h 00 CET le 15 mars.

Que se passe-t-il si quelqu’un rompt un embargo presse ?

Un embargo presse est en général un accord volontaire. Un journaliste qui le rompt perd d’ordinaire l’accès anticipé que lui donnait cette entreprise ou cette agence. Les agences et les partenaires peuvent être tenus par des clauses de confidentialité dans leurs contrats, dont les conséquences sont plus lourdes.

Quelle est la différence entre un embargo et une date d’expiration ?

Un embargo contrôle le moment où l’usage peut commencer. Une date d’expiration contrôle le moment où il doit s’arrêter. Un média peut avoir les deux, par exemple une image de lancement utilisable à partir de la date de lancement pendant 12 mois.