Alternativas a SharePoint para marketing: hoja de evaluación
Esta página es una hoja de evaluación para un equipo de marketing que guarda imágenes, video y archivos de diseño en SharePoint y está estudiando alternativas. La columna de SharePoint ya está rellenada a partir de la documentación de Microsoft. Asigna un peso a cada fila y rellena aquí la columna Alternativa ejecutando la prueba con tus propios archivos. Tus respuestas se guardan en este navegador, la puntuación se calcula sobre la marcha y las tablas se exportan como CSV, de modo que puedes añadir una columna por cada alternativa adicional en una hoja de cálculo.
La hoja de evaluación no da por hecho que SharePoint tenga que desaparecer. Para documentos y para una biblioteca interna pequeña de imágenes, a menudo es la herramienta adecuada, y la primera tabla te ayuda a comprobarlo antes de evaluar nada.
Primero: ¿necesitas una alternativa?
| Situación | SharePoint suele bastar | Estudia alternativas |
|---|---|---|
| Archivos multimedia en la biblioteca | Menos de 5000 | Más de 20.000, o más de 5000 con búsquedas frecuentes |
| Tipos de archivo | JPEG, PNG, PDF, Office | PSD, AI, INDD, RAW, video en volumen |
| Quién necesita los archivos | Empleados con cuentas de Microsoft 365 | Agencias, revendedores, prensa, autónomos, el público |
| Derechos y caducidad | Fotos propiedad de la empresa sin licencias | Fotos de stock, sesiones de agencias, autorizaciones de modelos, embargos |
| Tamaños y formatos | Las personas descargan los originales y los redimensionan | El mismo recurso se necesita con regularidad en varios tamaños |
| Búsqueda | Las personas conocen el nombre del archivo o la carpeta | Las personas saben qué muestra la imagen, no cómo se llama |
| Responsable | TI tiene tiempo para diseñar bibliotecas, vistas y flujos | Marketing necesita operar el sistema día a día |
Si la mayoría de tus respuestas están en la columna central, quédate con SharePoint. El razonamiento y las fuentes de Microsoft detrás de cada umbral están en ¿Puede SharePoint funcionar como DAM?.
Los tipos de alternativa
«Alternativa a SharePoint» abarca cuatro tipos de producto distintos. Decide qué tipo estás evaluando antes de comparar proveedores, porque los productos de tipos distintos no responden a la misma necesidad.
| Tipo | Ejemplos | Qué sustituye | Qué no hace |
|---|---|---|---|
| Almacenamiento de archivos en la nube | Google Drive, Dropbox, Box | Carpetas, sincronización y uso compartido | Metadatos multimedia, derechos, versiones derivadas. Los límites son de naturaleza similar a los de SharePoint: consulta ¿Pueden Google Drive o Dropbox sustituir a un DAM? |
| Sistema de digital asset management (DAM) | Productos que se venden como software DAM, entre ellos Freedam | La biblioteca multimedia: búsqueda, vistas previas, metadatos, derechos, versiones derivadas, uso compartido externo | Gestión de documentos, conservación de registros, la intranet |
| Plataforma de manual de marca o portal de marca | Productos que se venden para manuales de marca en línea | El brand center: manual de marca y archivos de marca aprobados | En algunos productos, una biblioteca de trabajo completa para todo el contenido multimedia de marketing |
| SharePoint, configurado como biblioteca multimedia | Tipos de contenido, metadatos administrados, etiquetado de SharePoint Premium, Power Automate | Nada: conservas la plataforma y construyes sobre ella | Lo que excluyan los límites de la hoja de evaluación que sigue |
Varios proveedores de DAM publican su propia comparación con SharePoint, por ejemplo Canto, Frontify y Brandfolder. Léelas como material de proveedor, igual que debes leer el nuestro, y usa las pruebas de más abajo para comprobar las afirmaciones.
Un DAM suele funcionar junto a SharePoint y no lo sustituye. Los documentos, los registros y la intranet se quedan donde están, y lo que se mueve son los archivos multimedia aprobados. Cómo usar SharePoint y un DAM juntos describe el reparto.
La hoja de evaluación
Para cada fila: asigna un peso (3 = no podemos trabajar sin ello, 2 = importante, 1 = útil), ejecuta la prueba en cada producto y registra Aprobado, Parcial o Fallido. La columna de SharePoint indica lo que documenta Microsoft; confírmalo en tu propio tenant, porque Microsoft cambia límites y funciones.
Encontrar recursos
| Criterio | Prueba con tus propios archivos | SharePoint, según la documentación | Peso (1 a 3) | Alternativa |
|---|---|---|---|---|
| 1. Encontrar una imagen por lo que muestra | Busca el tema de una foto cuyo nombre de archivo es un número de cámara | La búsqueda es un índice de texto de nombres de archivo, columnas y algunas propiedades incrustadas. Las etiquetas de imagen con IA están disponibles con el etiquetado de imágenes de SharePoint Premium | ||
| 2. Encontrar imágenes visualmente similares | Parte de una imagen y pide imágenes parecidas | No disponible | ||
| 3. Encontrar una frase hablada en un video | Busca una frase pronunciada en un video | Las transcripciones generadas por Stream permiten búsquedas. El contenido de los fotogramas, no | ||
| 4. Conservar palabras clave y pies de foto incrustados | Importa una foto con palabras clave IPTC desde Lightroom y busca una de ellas | Se leen algunos campos EXIF. Las palabras clave IPTC, los pies de foto y los campos XMP no se importan | ||
| 5. Etiquetar la biblioteca existente, no solo las nuevas importaciones | Activa el etiquetado y comprueba un archivo importado el año pasado | El etiquetado de imágenes solo procesa las imágenes recién subidas | ||
| 6. Navegar por una biblioteca grande sin vistas rotas | Abre una vista de más de 5000 elementos | Las vistas de más de 5000 elementos necesitan columnas indexadas o no se muestran |
Trabajar con archivos multimedia
| Criterio | Prueba con tus propios archivos | SharePoint, según la documentación | Peso (1 a 3) | Alternativa |
|---|---|---|---|---|
| 7. Previsualizar archivos de diseño sin descargarlos | Importa un archivo PSD, uno AI y uno INDD | Sin vista previa para PSD, AI, INDD, EPS ni la mayoría de los formatos RAW | ||
| 8. Descargar en otro tamaño o formato | Pide un JPEG web y un archivo de impresión a partir de un original | No hay sistema de versiones derivadas. Se guarda y se sirve el original | ||
| 9. Revisar video en el navegador | Reproduce un video y salta a un punto | Reproducción mediante Stream. Sin recorte de clips | ||
| 10. Conservar versiones sin llenar el almacenamiento | Importa cinco versiones de un video de 2 GB y comprueba el almacenamiento usado | Cada versión cuenta contra el grupo de almacenamiento del tenant | ||
| 11. Detectar duplicados | Importa la misma imagen dos veces, una de ellas redimensionada | No lo cubren las páginas de Microsoft citadas más abajo. Compruébalo en tu tenant |
Derechos y aprobación
| Criterio | Prueba con tus propios archivos | SharePoint, según la documentación | Peso (1 a 3) | Alternativa |
|---|---|---|---|---|
| 12. Registrar derechos de uso y caducidad de la licencia en el recurso | Define una fecha de fin de licencia en una foto de stock | Sin campos de derechos multimedia. Posible con columnas personalizadas | ||
| 13. Bloquear las descargas tras la caducidad | Pon la caducidad en el pasado e intenta descargar | No incluido. Posible con un flujo de Power Automate que mantienes tú | ||
| 14. Retener un recurso hasta una fecha de publicación | Define una fecha de publicación para mañana y comprueba como usuario normal | No incluido | ||
| 15. Aprobar antes de publicar | Envía un recurso a aprobación y comprueba quién puede verlo mientras tanto | La aprobación está disponible mediante la configuración de la biblioteca y Power Automate |
Compartir fuera de la empresa
| Criterio | Prueba con tus propios archivos | SharePoint, según la documentación | Peso (1 a 3) | Alternativa |
|---|---|---|---|---|
| 16. Enviar un enlace con contraseña y fecha de caducidad | Crea uno y ábrelo después de la caducidad | Los enlaces para cualquier persona admiten caducidad y contraseña, cuando el tenant los permite | ||
| 17. Dar a los socios una página de marca con recursos aprobados | Abre la página sin haber iniciado sesión, en un teléfono | Los invitados ven la interfaz de biblioteca de SharePoint. Sin portal de marca | ||
| 18. Poner marca de agua a lo que descargan personas externas | Descarga como destinatario externo | No disponible | ||
| 19. Ver qué descargó una persona externa | Busca el registro de un enlace | El registro de auditoría registra el acceso a archivos. Comprueba en tu tenant si responde a la pregunta por enlace | ||
| 20. Ofrecer a los socios tamaños de descarga fijos | Descarga como socio | No disponible. Consulta la fila 8 |
Operarlo
| Criterio | Prueba o pregunta | SharePoint, según la documentación | Peso (1 a 3) | Alternativa |
|---|---|---|---|---|
| 21. Iniciar sesión con cuentas de Microsoft | Inicia sesión con una cuenta de Microsoft 365 en el plan que comprarías | Nativo | ||
| 22. Acceder a los recursos desde Teams, Office y Copilot | Inserta una imagen aprobada en una diapositiva de PowerPoint | Nativo para los archivos almacenados en SharePoint | ||
| 23. Mantener la gobernanza de TI: retención, auditoría, retención legal | Pregunta a TI qué controles necesita sobre los archivos multimedia | Etiquetas de retención, etiquetas de confidencialidad, eDiscovery, retención legal y un registro de auditoría completo | ||
| 24. Dejar que marketing cambie campos y vocabularios sin TI | Pide a un compañero de marketing que añada un campo y un término | Requiere permisos sobre la biblioteca y el almacén de términos, que suele tener TI |
Las fuentes de la columna de SharePoint son la página de límites de SharePoint de Microsoft y su descripción general del etiquetado de imágenes. Las filas 21 a 23 son puntos fuertes de SharePoint. Dales un peso honesto: una alternativa que falle la fila 23 no pasará una revisión de TI.
Puntuación
- Aprobado = 2, Parcial = 1, Fallido = 0. Multiplica cada resultado por el peso de la fila.
- Suma las filas por producto y divide entre la puntuación máxima posible.
- Puntúa SharePoint del mismo modo, con lo que observaste en tu tenant. Es uno de los candidatos.
- Un Fallido en una fila de peso 3 elimina un producto, sea cual sea su total.
| Producto | Filas de peso 3 falladas | Puntuación | Máximo | Porcentaje | Costo a tres años |
|---|---|---|---|---|---|
| SharePoint, tal como está hoy | |||||
| SharePoint, configurado como biblioteca multimedia | |||||
| Alternativa A | |||||
| Alternativa B |
La segunda fila importa. Configurar SharePoint cuesta horas de construcción y mantenimiento, y una alternativa debe compararse con ese costo, no con cero.
Partidas de costo que comparar
| Partida de costo | SharePoint | Alternativa |
|---|---|---|
| Licencias | Ya pagadas mediante Microsoft 365, por usuario | Por plan, por usuario o por administrador |
| Almacenamiento | 1 TB por organización más 10 GB por licencia, compartidos con todos los departamentos. Almacenamiento adicional a 0,20 US$ por GB al mes | Cantidad incluida y precio del exceso por plan |
| Etiquetado con IA | SharePoint Premium, pago por uso mediante una suscripción de Azure | Incluido o medido por plan |
| Construcción y mantenimiento | Horas para diseñar bibliotecas, columnas, vistas y flujos, y para mantenerlos en funcionamiento | Configuración y migración |
| Usuarios externos | Los invitados no necesitan licencia de Microsoft 365. Hay que invitar a cada uno y debe iniciar sesión | Pregunta cómo se cuentan los lectores, los invitados y los destinatarios de enlaces |
| Tiempo dedicado a buscar | Mídelo antes y después | Mídelo antes y después |
¿Es SharePoint más barato que un DAM? incluye el modelo detallado con tres escenarios.
Qué se queda en SharePoint elijas el producto que elijas
| Contenido | Dónde debe estar |
|---|---|
| Contratos, informes, hojas de cálculo, notas de reuniones | SharePoint |
| Todo lo sujeto a retención o a retención legal | SharePoint |
| La intranet y los sitios de equipo | SharePoint |
| Grabaciones de reuniones | Stream en SharePoint |
| Archivos de trabajo durante la producción | Donde trabaja hoy el equipo creativo |
| Fotografía, video, logotipos, plantillas y versiones finales de campaña aprobados | La biblioteca multimedia |
| Archivos que descargan agencias, revendedores o prensa | La biblioteca multimedia, mediante un portal o enlaces |
Si la hoja de evaluación lleva a hacer un cambio, Cómo pasar de SharePoint a un DAM cubre el inventario, la correspondencia de campos y el calendario.
Dónde se sitúa Freedam en esta hoja de evaluación
Nosotros hacemos Freedam, un sistema DAM, así que es uno de los candidatos para las columnas «Alternativa». Pruébalo como a los demás. Lo que indica nuestra documentación para las filas anteriores:
- Filas 1 a 5. Búsqueda por significado y por similitud visual, transcripciones de video, y etiquetado con IA y OCR al importar.
- Filas 12 a 20. Políticas de derechos con caducidad, reglas de acceso que establecen la visibilidad, el tipo de vista previa y las resoluciones de descarga por público, enlaces para compartir abiertos, limitados a direcciones de una lista o protegidos con contraseña, con fecha de caducidad, marcas de agua en vistas previas y descargas, y un portal público para visitantes sin cuenta.
- Filas 21 y 22. Inicio de sesión con cuentas de Microsoft y un conector que envía las imágenes elegidas a Microsoft 365 Copilot y a Microsoft Search.
La fila 23 es donde un DAM tiene que responder a las preguntas de TI; las nuestras están en la página de seguridad. La página de alternativa a SharePoint muestra la parte de producto, y la demo es una biblioteca funcional con la que puedes ejecutar las pruebas.