Alternatives à SharePoint pour le marketing : grille d’évaluation
Cette page est une grille d’évaluation pour une équipe marketing qui stocke images, vidéos et fichiers de design dans SharePoint et qui regarde les alternatives. La colonne SharePoint est déjà remplie d’après la documentation de Microsoft. Pondérez chaque ligne et remplissez ici la colonne Alternative en faisant le test avec vos propres fichiers. Vos réponses sont enregistrées dans ce navigateur, le score se calcule au fur et à mesure, et les tableaux s’exportent en CSV : vous pouvez ainsi ajouter une colonne par alternative supplémentaire dans un tableur.
La grille ne suppose pas que SharePoint doive disparaître. Pour les documents et pour une petite bibliothèque d’images interne, c’est souvent le bon outil, et le premier tableau vous aide à le vérifier avant d’évaluer quoi que ce soit.
D’abord : avez-vous besoin d’une alternative ?
| Situation | SharePoint suffit en général | Regardez les alternatives |
|---|---|---|
| Fichiers média dans la bibliothèque | Moins de 5 000 | Plus de 20 000, ou plus de 5 000 avec des recherches régulières |
| Types de fichiers | JPEG, PNG, PDF, Office | PSD, AI, INDD, RAW, vidéo en volume |
| Qui a besoin des fichiers | Les salariés avec un compte Microsoft 365 | Agences, revendeurs, presse, freelances, le public |
| Droits et expiration | Photos appartenant à l’entreprise, sans licences | Banques d’images, shootings d’agence, autorisations de modèles, embargos |
| Tailles et formats | On télécharge les originaux et on les redimensionne | Le même média est régulièrement nécessaire en plusieurs tailles |
| Recherche | On connaît le nom du fichier ou le dossier | On sait ce que montre l’image, pas comment elle s’appelle |
| Qui s’en occupe | L’IT a le temps de concevoir bibliothèques, vues et flux | Le marketing doit piloter le système au quotidien |
Si la plupart de vos réponses sont dans la colonne du milieu, restez sur SharePoint. Le raisonnement et les sources Microsoft derrière chaque seuil se trouvent dans SharePoint peut-il servir de DAM ?.
Les types d’alternatives
« Alternative à SharePoint » recouvre quatre types de produits différents. Décidez quel type vous évaluez avant de comparer les éditeurs, car des produits de types différents ne répondent pas au même besoin.
| Type | Exemples | Ce qu’il remplace | Ce qu’il ne fait pas |
|---|---|---|---|
| Stockage de fichiers dans le cloud | Google Drive, Dropbox, Box | Dossiers, synchronisation et partage | Métadonnées des médias, droits, déclinaisons. Les limites sont de même nature que celles de SharePoint : voir Google Drive ou Dropbox peuvent-ils remplacer un DAM ? |
| Système de digital asset management (DAM) | Produits vendus comme logiciels DAM, dont Freedam | La photothèque : recherche, aperçus, métadonnées, droits, déclinaisons, partage externe | Gestion documentaire, conservation des archives, intranet |
| Plateforme de chartes graphiques ou de portail de marque | Produits vendus pour les chartes graphiques en ligne | Le hub de marque : charte graphique et fichiers de marque validés | Selon les produits, une vraie bibliothèque de travail pour tous les médias marketing |
| SharePoint, configuré comme photothèque | Types de contenu, métadonnées gérées, balisage SharePoint Premium, Power Automate | Rien : vous gardez la plateforme et construisez dessus | Tout ce que les limites de la grille ci-dessous excluent |
Plusieurs éditeurs de DAM publient leur propre comparaison avec SharePoint, par exemple Canto, Frontify et Brandfolder. Lisez-les comme des documents d’éditeur, de la même façon que les nôtres, et utilisez les tests ci-dessous pour vérifier les affirmations.
Un DAM fonctionne en général à côté de SharePoint et ne le remplace pas. Les documents, les archives et l’intranet restent où ils sont, et les médias validés sont déplacés. Comment utiliser SharePoint et un DAM ensemble décrit la répartition.
La grille
Pour chaque ligne : fixez un poids (3 = nous ne pouvons pas travailler sans, 2 = important, 1 = utile), faites le test sur chaque produit et notez Réussi, Partiel ou Échec. La colonne SharePoint indique ce que Microsoft documente ; confirmez-le dans votre propre tenant, car Microsoft modifie les limites et les fonctionnalités.
Trouver des médias
| Critère | Test avec vos propres fichiers | SharePoint, selon la documentation | Poids (1 à 3) | Alternative |
|---|---|---|---|---|
| 1. Trouver une image d’après ce qu’elle montre | Cherchez le sujet d’une photo dont le nom de fichier est un numéro d’appareil | La recherche est un index textuel des noms de fichiers, des colonnes et de certaines propriétés intégrées. Les tags d’image par IA sont disponibles avec le balisage d’images SharePoint Premium | ||
| 2. Trouver des images visuellement proches | Partez d’une image et demandez des images semblables | Non disponible | ||
| 3. Trouver une phrase prononcée dans une vidéo | Cherchez une phrase dite dans une vidéo | Les transcriptions générées par Stream sont interrogeables. Le contenu des images ne l’est pas | ||
| 4. Conserver les mots-clés et légendes intégrés | Importez une photo avec des mots-clés IPTC de Lightroom et cherchez-en un | Certains champs EXIF sont lus. Les mots-clés IPTC, les légendes et les champs XMP ne sont pas importés | ||
| 5. Taguer la bibliothèque existante, pas seulement les nouveaux imports | Activez le tagging et vérifiez un fichier importé l’an dernier | Le balisage d’images ne traite que les images importées après son activation | ||
| 6. Parcourir une grande bibliothèque sans vues cassées | Ouvrez une vue de plus de 5 000 éléments | Les vues de plus de 5 000 éléments exigent des colonnes indexées, sinon elles ne s’affichent pas |
Travailler avec les fichiers média
| Critère | Test avec vos propres fichiers | SharePoint, selon la documentation | Poids (1 à 3) | Alternative |
|---|---|---|---|---|
| 7. Prévisualiser des fichiers de design sans les télécharger | Importez un fichier PSD, un AI et un INDD | Pas d’aperçu pour PSD, AI, INDD, EPS ni pour la plupart des formats RAW | ||
| 8. Télécharger dans une autre taille ou un autre format | Demandez un JPEG web et un fichier d’impression à partir d’un seul original | Pas de système de déclinaisons. L’original est stocké et servi | ||
| 9. Relire une vidéo dans le navigateur | Lisez une vidéo et sautez à un moment précis | Lecture via Stream. Pas de découpe de séquences | ||
| 10. Conserver des versions sans saturer le stockage | Importez cinq versions d’une vidéo de 2 Go et vérifiez le stockage utilisé | Chaque version est comptée dans le pool de stockage du tenant | ||
| 11. Détecter les doublons | Importez deux fois la même image, une fois redimensionnée | Non couvert par les pages Microsoft citées plus bas. À vérifier dans votre tenant |
Droits et validation
| Critère | Test avec vos propres fichiers | SharePoint, selon la documentation | Poids (1 à 3) | Alternative |
|---|---|---|---|---|
| 12. Enregistrer les droits d’utilisation et l’expiration de licence sur le média | Définissez une date de fin de licence sur une image de banque d’images | Pas de champs de droits pour les médias. Possible avec des colonnes personnalisées | ||
| 13. Bloquer les téléchargements après expiration | Fixez l’expiration dans le passé et essayez de télécharger | Non intégré. Possible avec un flux Power Automate que vous maintenez | ||
| 14. Retenir un média jusqu’à une date de diffusion | Fixez une date de diffusion à demain et vérifiez en tant qu’utilisateur normal | Non intégré | ||
| 15. Valider avant publication | Envoyez un média en validation et vérifiez qui peut le voir entre-temps | La validation est disponible via les paramètres de bibliothèque et Power Automate |
Partager hors de l’entreprise
| Critère | Test avec vos propres fichiers | SharePoint, selon la documentation | Poids (1 à 3) | Alternative |
|---|---|---|---|---|
| 16. Envoyer un lien avec mot de passe et date d’expiration | Créez-en un et ouvrez-le après l’expiration | Les liens « Tout le monde » prennent en charge l’expiration et un mot de passe, quand le tenant les autorise | ||
| 17. Donner aux partenaires une page de marque avec les médias validés | Ouvrez la page déconnecté, sur un téléphone | Les invités voient l’interface de bibliothèque SharePoint. Pas de portail de marque | ||
| 18. Filigraner ce que les personnes externes téléchargent | Téléchargez en tant que destinataire externe | Non disponible | ||
| 19. Voir ce qu’une personne externe a téléchargé | Retrouvez l’enregistrement d’un lien | Le journal d’audit enregistre l’accès aux fichiers. Vérifiez dans votre tenant s’il répond à la question lien par lien | ||
| 20. Proposer des tailles de téléchargement fixes aux partenaires | Téléchargez en tant que partenaire | Non disponible. Voir la ligne 8 |
L’exploiter
| Critère | Test ou question | SharePoint, selon la documentation | Poids (1 à 3) | Alternative |
|---|---|---|---|---|
| 21. Se connecter avec des comptes Microsoft | Connectez-vous avec un compte Microsoft 365 sur le plan que vous achèteriez | Natif | ||
| 22. Accéder aux médias depuis Teams, Office et Copilot | Insérez une image validée dans une diapositive PowerPoint | Natif pour les fichiers stockés dans SharePoint | ||
| 23. Conserver la gouvernance de l’IT : rétention, audit, conservation légale | Demandez à l’IT de quels contrôles elle a besoin sur les médias | Étiquettes de rétention, étiquettes de confidentialité, eDiscovery, conservation légale et journal d’audit complet | ||
| 24. Laisser le marketing modifier champs et vocabulaires sans l’IT | Demandez à un collègue du marketing d’ajouter un champ et un terme | Exige des permissions sur la bibliothèque et sur le magasin de termes, en général détenues par l’IT |
Les sources de la colonne SharePoint sont la page des limites de SharePoint de Microsoft et sa présentation du balisage d’images. Les lignes 21 à 23 sont les points forts de SharePoint. Donnez-leur un poids honnête : une alternative qui échoue à la ligne 23 ne passera pas une revue de l’IT.
Notation
- Réussi = 2, Partiel = 1, Échec = 0. Multipliez chaque résultat par le poids de la ligne.
- Additionnez les lignes par produit et divisez par le score maximal possible.
- Notez SharePoint de la même façon, d’après ce que vous avez observé dans votre tenant. C’est l’un des candidats.
- Un Échec sur une ligne de poids 3 élimine un produit, quel que soit son total.
| Produit | Lignes de poids 3 en échec | Score | Maximum | Pourcentage | Coût sur trois ans |
|---|---|---|---|---|---|
| SharePoint, tel qu’il est aujourd’hui | |||||
| SharePoint, configuré comme photothèque | |||||
| Alternative A | |||||
| Alternative B |
La deuxième ligne est importante. Configurer SharePoint coûte des heures de construction et de maintenance, et une alternative doit être comparée à ce coût, pas à zéro.
Postes de coût à comparer
| Poste de coût | SharePoint | Alternative |
|---|---|---|
| Licences | Déjà payées via Microsoft 365, par utilisateur | Par plan, par utilisateur ou par administrateur |
| Stockage | 1 To par organisation plus 10 Go par licence, partagés avec tous les services. Stockage supplémentaire à 0,20 $ US par Go et par mois | Volume inclus et prix du dépassement selon le plan |
| Tagging par IA | SharePoint Premium, paiement à l’usage via un abonnement Azure | Inclus ou mesuré selon le plan |
| Construction et maintenance | Heures pour concevoir bibliothèques, colonnes, vues et flux, et les maintenir en état de marche | Mise en place et migration |
| Utilisateurs externes | Les invités n’ont pas besoin de licence Microsoft 365. Chacun doit être invité et doit se connecter | Demandez comment sont comptés les lecteurs, invités et destinataires de liens |
| Temps passé à chercher | Mesurez-le avant et après | Mesurez-le avant et après |
SharePoint coûte-t-il moins cher qu’un DAM ? contient le modèle chiffré avec trois scénarios.
Ce qui reste dans SharePoint quel que soit le produit choisi
| Contenu | Où il doit se trouver |
|---|---|
| Contrats, rapports, tableurs, comptes rendus de réunion | SharePoint |
| Tout ce qui est sous rétention ou conservation légale | SharePoint |
| L’intranet et les sites d’équipe | SharePoint |
| Enregistrements de réunions | Stream sur SharePoint |
| Fichiers de travail pendant la production | Là où l’équipe créative travaille aujourd’hui |
| Photos, vidéos, logos, templates et finals de campagne validés | La photothèque |
| Fichiers que les agences, revendeurs ou la presse téléchargent | La photothèque, via un portail ou des liens |
Si la grille conduit à un changement, Comment passer de SharePoint à un DAM couvre l’inventaire, la correspondance et le calendrier.
Où se situe Freedam dans cette grille
Nous développons Freedam, un système DAM : c’est donc l’un des candidats pour les colonnes « Alternative ». Testez-le comme les autres. Ce que notre documentation indique pour les lignes ci-dessus :
- Lignes 1 à 5. Recherche par sens et par similarité visuelle, transcriptions vidéo, et tagging par IA et OCR à l’import.
- Lignes 12 à 20. Politiques de droits avec expiration, règles d’accès qui définissent par public la visibilité, le type d’aperçu et les définitions de téléchargement, liens de partage ouverts, limités à des adresses listées ou protégés par un mot de passe, avec date d’expiration, filigranes sur les aperçus et les téléchargements, et un portail public pour les visiteurs sans compte.
- Lignes 21 et 22. Connexion avec des comptes Microsoft, et un connecteur qui envoie des images choisies à Microsoft 365 Copilot et à Microsoft Search.
La ligne 23 est celle où un DAM doit répondre aux questions de l’IT ; nos réponses sont sur la page sécurité. La page sur l’alternative à SharePoint présente le produit, et la démo est une bibliothèque en fonctionnement sur laquelle vous pouvez lancer les tests.