Flujo de aprobación

Partes de un flujo de aprobación

Parte	Qué define	Ejemplo
Estados	Las etapas en las que puede estar un recurso	Borrador, En revisión, Aprobado, Publicado, Caducado
Transiciones	Los cambios permitidos entre estados	De En revisión a Aprobado, de En revisión de vuelta a Borrador
Aprobadores	La persona o el grupo que decide en cada paso de revisión	Equipo de marca, Legal, Gestión de producto
Condiciones	Cuándo se aplica un paso o se produce un cambio de forma automática	Revisión legal solo para recursos con afirmaciones sobre el producto
Notificaciones	A quién se avisa cuando un recurso requiere una acción	Un correo electrónico al grupo de revisores con un enlace
Registro	Quién decidió qué, cuándo y por qué	"Rechazado por Legal: afirmación no sustentada"

Formas habituales

• Aprobación única. Borrador, revisión por un grupo, aprobado. Basta para la mayoría del contenido interno y de redes sociales.
• Aprobación secuencial. Cada paso debe superarse antes de que empiece el siguiente: revisión de marketing, después legal y después la aprobación final. Se usa cuando los últimos revisores no deben dedicar tiempo a un contenido que los primeros van a rechazar.
• Aprobación en paralelo. Varios revisores examinan la misma versión al mismo tiempo, y el recurso avanza cuando todos, o un número determinado, la han aprobado. Es más rápida, pero más difícil de administrar.
• Aprobación condicional. Algunos recursos tienen pasos adicionales, por ejemplo una revisión normativa para el contenido que menciona certificaciones, o una revisión regional para los recursos dirigidos a un solo mercado.

Casos B2B típicos: una ficha técnica de producto en la que el responsable de producto comprueba las especificaciones y Legal comprueba las afirmaciones; un recurso de marca compartida que debe aprobar el equipo de marca del socio; los logotipos y las citas de clientes en un caso de éxito, que el cliente debe autorizar antes de la publicación.

Aprobación de recursos y revisión creativa (proofing)

Con frecuencia se confunden:

	Revisión creativa (proofing)	Aprobación de recursos
Etapa	Mientras se elabora el trabajo	Cuando el archivo terminado entra en la biblioteca
Pregunta	¿Qué hay que cambiar?	¿Se puede usar este archivo y dónde?
Herramientas habituales	Anotaciones en borradores, comparación de versiones	Estados, grupos de revisores, reglas de acceso
Resultado	Un borrador nuevo	Un estado que controla las descargas y el uso compartido

Un DAM suele encargarse de la segunda. La revisión creativa se hace en las herramientas de diseño y producción, y después el archivo aprobado se importa para su revisión final.

Errores habituales

• Aprobadores individuales. Un paso asignado a una sola persona se detiene cuando esa persona está de vacaciones. Asigna grupos.
• Aprobación por correo electrónico. La decisión queda en la bandeja de entrada de alguien, no en el recurso, y no se puede encontrar durante una auditoría.
• Sin camino de rechazo. Un recurso rechazado necesita una vía clara de vuelta a su responsable, con el motivo.
• Demasiados pasos. Cada paso añade días. Conserva los pasos que detectan problemas reales y haz condicionales los demás.
• Aprobación no vinculada al archivo. Si alguien reemplaza el archivo después de la aprobación, esta deja de significar algo. El registro debe indicar qué versión se aprobó.

Flujos de aprobación en Freedam

• Los administradores dibujan cada flujo como estados y transiciones en un lienzo, o parten de las plantillas Revisión simple o Revisión avanzada. Cada clase de recurso sigue un flujo, así que los videos y las fotos de producto pueden tener recorridos distintos.
• Un estado se puede marcar como paso de revisión y asignar a un grupo de usuarios. Cuando un recurso entra en él, todos los miembros del grupo reciben un correo electrónico con un enlace al recurso, y los recursos que llegan juntos, por ejemplo tras una importación masiva, se agrupan en un solo correo.
• El modo de revisión de la galería muestra los recursos que esperan en los pasos del revisor. Los revisores mueven un recurso desde su tarjeta, y la primera decisión lo hace avanzar.
• Varias aprobaciones se configuran como pasos de revisión secuenciales, cada uno con su propio grupo.
• Una transición puede exigir una confirmación o un motivo. El motivo se guarda en el historial del flujo de trabajo del recurso, que enumera cada cambio, quién lo hizo y cuándo, y no se puede editar.
• Las transiciones automáticas se ejecutan según reglas, por ejemplo pasar un recurso de Aprobado a Caducado cuando su política de derechos ha caducado. Consulta automatización de flujos de trabajo.
• Las comprobaciones de cumplimiento de marca proponen un estado de cumplimiento que un revisor aprueba o cambia con una nota. Al importar un archivo nuevo se borra el estado aprobado y el recurso se vuelve a comprobar.
• Las páginas personalizadas tienen su propio flujo de publicación: Borrador, Revisión y Publicado.
• Un webhook workflow.transitioned avisa a otros sistemas cuando un recurso cambia de estado. Consulta la documentación de flujos de trabajo y la página de gobernanza.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un flujo de trabajo y un flujo de aprobación?

Un flujo de trabajo es cualquier secuencia definida de etapas, incluidas las automáticas como la caducidad o el archivado. Un flujo de aprobación es un flujo de trabajo en el que algunas etapas esperan a que una persona apruebe o rechace el contenido.

¿Cuántos pasos debe tener un flujo de aprobación?

Tan pocos como exija el riesgo. Un paso de revisión cubre la mayoría del contenido de marketing. Añade un paso legal o normativo para afirmaciones, precios, nombres de clientes y productos regulados, y hazlo condicional para que los demás recursos lo omitan.

¿Se pueden automatizar las aprobaciones?

En parte. Las reglas pueden dirigir un recurso a los revisores adecuados, omitir pasos que no corresponden, comprobar requisitos técnicos y mover recursos cuando se cumple una condición. La decisión sobre el contenido, el tono y las afirmaciones sigue necesitando a una persona, y lo mejor es usar las comprobaciones con IA para preparar esa decisión.