Automatización de flujos de trabajo

Desencadenantes, condiciones y acciones

Toda regla de automatización, con cualquier herramienta, tiene las mismas tres partes:

Parte	Pregunta a la que responde	Ejemplos en un DAM
Desencadenante (trigger)	¿Cuándo se ejecuta la regla?	Se importa un archivo, cambian los metadatos, pasa una fecha, se activa un calendario
Condiciones	¿A qué elementos se aplica?	El tipo de archivo es video; el mercado es Francia; el campo Campaña no está vacío
Acciones	¿Qué hace?	Añadir a una colección, establecer un campo, añadir etiquetas, notificar a un grupo, cambiar el estado del flujo de trabajo, llamar a otro sistema

Escribir la regla en una frase antes de crearla detecta la mayoría de los errores de diseño: «Cuando se importa un archivo, si su clase de recurso es Foto de producto y su campo SKU está vacío, notificar al equipo de datos de producto».

Qué automatizar en un DAM

Los mejores candidatos son los pasos que ocurren con frecuencia, siguen una regla fija y causan problemas cuando alguien se olvida de ellos:

• Archivado. Los recursos nuevos van a la colección de campaña, de producto o de año que corresponde según sus metadatos.
• Metadatos a partir de los nombres de archivo. Las referencias de proveedor, los códigos de producto o las fechas de sesión codificados en una convención de nombres de archivo se copian en campos.
• Etiquetado y extracción de texto. Se añaden palabras clave, descripciones y el texto de las imágenes durante la ingesta. Consulta el etiquetado automático.
• Envío a revisión. Los recursos que cumplen una condición, como una línea de producto regulada, van a los revisores adecuados. Consulta el flujo de aprobación.
• Caducidad. Los recursos cuya licencia o autorización ha terminado se retiran de uso en la fecha.
• Notificaciones. Un equipo de producto se entera de que han llegado fotos nuevas de su gama.
• Distribución. Se avisa a un sitio web, a un PIM o a un sistema de ecommerce cuando cambia un recurso, para que actualice su copia.
• Importaciones. Se traen archivos del servidor de un proveedor según un calendario.

Reglas, flujos de trabajo e integraciones

Tres tipos de automatización suelen agruparse bajo el mismo nombre:

• Reglas dentro de un sistema: lógica «si esto, entonces aquello» sobre los datos del propio sistema, como un DAM que archiva una importación.
• Máquinas de estados de flujo de trabajo: el contenido pasa por estados definidos, algunos cambios los hacen personas y otros las reglas. Los diagramas de procesos de negocio de este tipo suelen dibujarse en BPMN 2.0, publicado por el Object Management Group y como ISO/IEC 19510:2013.
• Integraciones entre sistemas: un sistema envía un evento, normalmente un webhook, y otro sistema actúa en consecuencia, directamente o mediante una plataforma de integración.

La mayoría de los equipos necesitan las tres: reglas para el trabajo rutinario dentro del DAM, un flujo de trabajo para la aprobación y la caducidad, y webhooks para mantener actualizados el sitio web y otros sistemas.

Antes de automatizar

• Limpia primero los datos. Una regla que archiva por nombre de campaña solo funciona si el campo de campaña usa un vocabulario controlado.
• Prueba con una muestra. Ejecuta la regla con unos pocos recursos y comprueba el resultado antes de activarla para todos.
• Decide el orden. Cuando dos reglas se aplican al mismo recurso, la prioridad decide cuál se ejecuta primero y si la segunda se ejecuta.
• Evita los bucles. Una regla que se ejecuta en cada actualización y cambia un campo puede desencadenarse de nuevo a sí misma.
• Nombra a un responsable. Las reglas sobreviven a la persona que las escribió. Una descripción breve y un responsable con nombre las hacen mantenibles.

Automatización de flujos de trabajo en Freedam

• Las reglas de automatización se ejecutan al importar, al actualizar o en ambos casos. Las condiciones se pueden combinar en grupos AND/OR anidados, y las acciones son Asignar a colección, Establecer estado del flujo de trabajo, Añadir etiquetas, Notificar a usuarios y Establecer metadatos. Las reglas tienen una prioridad y pueden detener las reglas que van después.
• Las reglas de colección archivan los recursos nuevos según una ruta construida a partir de sus metadatos, como Campaigns / {year:created_at} / {campaign}, y crean por el camino las colecciones que faltan.
• Las reglas de análisis de nombres de archivo copian partes de un nombre de archivo en campos de metadatos al importar. Freedam puede sugerir el patrón con IA a partir de un nombre de archivo de ejemplo y una breve descripción.
• Las reglas de campo muestran, ocultan o exigen campos de metadatos según otros valores del formulario.
• Las transiciones de flujo de trabajo pueden ser automáticas, y un proceso nocturno mueve los recursos cuyos derechos han caducado al estado fijado para su clase de recurso.
• Las acciones masivas editan metadatos, cambian el estado del flujo de trabajo, aplican una política de derechos, añaden adjuntos o exportan muchos recursos a la vez. Las ediciones de metadatos y las exportaciones se ejecutan en segundo plano, y su progreso aparece en Tareas en segundo plano.
• Los webhooks envían eventos como asset.created, asset.updated, workflow.transitioned y share.accessed a otros sistemas, firmados con HMAC-SHA256. Consulta los webhooks.
• Las fuentes de datos importan desde WebDAV, S3 y Google Drive, y en el plan Business las fuentes WebDAV y S3 pueden actualizarse según un calendario.
• La página de vista general de reglas enumera en un solo lugar las reglas de colección, de acceso, de flujo de trabajo, de campo y de automatización. Consulta la automatización.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es un ejemplo de automatización de flujos de trabajo?

Se importa una foto de producto con el nombre de archivo SUP-123_red_front.jpg. Una regla lee del nombre la referencia y el color y los copia en los metadatos, una segunda regla archiva la foto en la colección del producto y una tercera notifica al equipo de producto y envía la foto a revisión.

¿Cuál es la diferencia entre la automatización de flujos de trabajo y la automatización creativa?

La automatización de flujos de trabajo mueve y organiza el contenido: archivar, enviar, notificar, caducar. La automatización creativa produce contenido, como versiones redimensionadas, variantes localizadas o documentos generados a partir de plantillas.

¿Hace falta escribir código para automatizar flujos de trabajo?

No para las reglas dentro de un DAM, que normalmente se crean en formularios con condiciones y acciones. Hace falta código, o una plataforma de integración, cuando la automatización abarca varios sistemas, por ejemplo cuando un webhook del DAM tiene que actualizar un sitio web o un PIM.