Automatisation des workflows

Déclencheurs, conditions et actions

Chaque règle d’automatisation, quel que soit l’outil, a les trois mêmes parties :

Partie	Question à laquelle elle répond	Exemples dans un DAM
Déclencheur	Quand la règle s’exécute-t-elle ?	Un fichier est importé, des métadonnées changent, une date passe, un calendrier se déclenche
Conditions	À quels éléments s’applique-t-elle ?	Le type de fichier est vidéo ; le marché est la France ; le champ Campagne n’est pas vide
Actions	Que fait-elle ?	Ajouter à une collection, définir un champ, ajouter des tags, notifier un groupe, changer le statut du workflow, appeler un autre système

Écrire la règle en une phrase avant de la construire corrige la plupart des erreurs de conception : « Quand un fichier est importé, si sa classe de média est Photo produit et que son champ SKU est vide, notifier l’équipe des données produit. »

Quoi automatiser dans un DAM

Les meilleurs candidats sont les étapes fréquentes, qui suivent une règle fixe et posent problème quand quelqu’un les oublie :

• Classement. Les nouveaux médias vont dans la bonne collection de campagne, de produit ou d’année selon leurs métadonnées.
• Métadonnées issues des noms de fichier. Les références fournisseur, les codes produit ou les dates de shooting codés dans une convention de nommage des fichiers sont copiés dans des champs.
• Tagging et extraction de texte. Les mots-clés, les légendes et le texte contenu dans les images sont ajoutés à l’ingestion. Voir tagging automatique.
• Aiguillage pour relecture. Les médias qui remplissent une condition, comme une gamme de produits réglementée, vont aux bons relecteurs. Voir workflow de validation.
• Expiration. Les médias dont la licence ou l’autorisation est terminée sont retirés de l’usage à la date prévue.
• Notifications. Une équipe produit apprend que de nouvelles photos de sa gamme sont arrivées.
• Distribution. Un site web, un PIM ou un système e-commerce est prévenu quand un média change, pour qu’il mette à jour sa copie.
• Imports. Les fichiers du serveur d’un fournisseur sont récupérés selon un calendrier.

Règles, workflows et intégrations

Trois types d’automatisation sont souvent regroupés sous le même nom :

• Des règles à l’intérieur d’un système : une logique si-alors sur les propres données du système, comme un DAM qui classe un import.
• Des machines à états de workflow : le contenu passe par des statuts définis, certains passages faits par des personnes et d’autres par des règles. Les diagrammes de processus métier de ce type sont souvent dessinés en BPMN 2.0, publié par l’Object Management Group et comme ISO/IEC 19510:2013.
• Des intégrations entre systèmes : un système envoie un événement, en général un webhook, et un autre système agit dessus, directement ou par une plateforme d’intégration.

La plupart des équipes ont besoin des trois : des règles pour le travail courant dans le DAM, un workflow pour la validation et l’expiration, et des webhooks pour garder le site web et les autres systèmes à jour.

Avant d’automatiser

• Nettoyer d’abord les données. Une règle qui classe par nom de campagne ne fonctionne que si le champ campagne utilise un vocabulaire contrôlé.
• Tester sur un échantillon. Exécutez la règle sur quelques médias et vérifiez le résultat avant de l’activer pour tout.
• Décider de l’ordre. Quand deux règles s’appliquent au même média, la priorité décide laquelle s’exécute d’abord et si la seconde s’exécute.
• Éviter les boucles. Une règle qui s’exécute à chaque mise à jour et modifie un champ peut se déclencher à nouveau elle-même.
• Nommer un responsable. Les règles survivent à la personne qui les a écrites. Une courte description et un responsable nommé les rendent maintenables.

L’automatisation des workflows dans Freedam

• Les règles d’automatisation s’exécutent à l’import, à la mise à jour ou aux deux. Les conditions peuvent être combinées en groupes ET/OU imbriqués, et les actions sont Affecter à une collection, Définir l’état du workflow, Ajouter des tags, Notifier des utilisateurs et Définir des métadonnées. Les règles ont une priorité et peuvent arrêter les règles qui les suivent.
• Les règles de collection classent les nouveaux médias selon un chemin construit à partir de leurs métadonnées, comme Campaigns / {year:created_at} / {campaign}, et créent au passage les collections manquantes.
• Les règles d’analyse des noms de fichier copient des parties d’un nom de fichier dans des champs de métadonnées à l’import. Freedam peut suggérer le motif par IA à partir d’un exemple de nom de fichier et d’une courte description.
• Les règles de champs affichent, masquent ou rendent obligatoires des champs de métadonnées selon d’autres valeurs du formulaire.
• Les transitions de workflow peuvent être automatiques, et une tâche nocturne fait passer les médias dont les droits ont expiré au statut défini pour leur classe de média.
• Les actions groupées modifient des métadonnées, changent le statut de workflow, appliquent une politique de droits, ajoutent des pièces jointes ou exportent de nombreux médias en une fois. Les modifications de métadonnées et les exports s’exécutent en arrière-plan, avec leur progression dans Tâches en arrière-plan.
• Les webhooks envoient des événements comme asset.created, asset.updated, workflow.transitioned et share.accessed à d’autres systèmes, signés en HMAC-SHA256. Voir webhooks.
• Les sources de données importent depuis WebDAV, S3 et Google Drive, et avec le plan Business les sources WebDAV et S3 peuvent se rafraîchir selon un calendrier.
• La page Vue d’ensemble des règles liste en un seul endroit les règles de collection, d’accès, de workflow, de champs et d’automatisation. Voir automatisation.

Questions fréquentes

Quel est un exemple d’automatisation de workflow ?

Une photo produit est importée avec le nom de fichier SUP-123_red_front.jpg. Une règle lit la référence et la couleur dans le nom pour les mettre dans les métadonnées, une deuxième règle classe la photo dans la collection du produit, et une troisième notifie l’équipe produit et envoie la photo en relecture.

Quelle différence entre automatisation des workflows et automatisation créative ?

L’automatisation des workflows déplace et organise le contenu : classement, aiguillage, notification, expiration. L’automatisation créative produit du contenu, comme des versions redimensionnées, des variantes localisées ou des documents générés à partir de templates.

Faut-il écrire du code pour automatiser des workflows ?

Pas pour les règles à l’intérieur d’un DAM, qui se construisent en général dans des formulaires avec des conditions et des actions. Du code, ou une plateforme d’intégration, est nécessaire quand l’automatisation couvre plusieurs systèmes, par exemple quand un webhook du DAM doit mettre à jour un site web ou un PIM.