Liste de critères pour choisir un DAM
Utilisez cette liste pour évaluer des systèmes de digital asset management. Fixez une priorité sur chaque ligne directement ici, exportez le résultat et servez-vous-en comme grille d’évaluation ou comme partie « exigences » d’un appel d’offres.
Chaque ligne décrit quelque chose que vous pouvez vérifier vous-même lors d’une démo ou d’un essai, plutôt qu’un nom de fonctionnalité que vous devez croire sur parole. « Recherche propulsée par l’IA » est une affirmation. « La recherche d’une phrase prononcée uniquement dans une vidéo trouve cette vidéo » est un test. Demandez des tests.
Si le sujet est nouveau pour vous, commencez par ce qu’est le digital asset management. La liste prendra ensuite plus de sens.
Comment utiliser cette liste
- Retirez des lignes avant d’en ajouter. Une liste courte que vous testez vraiment vaut mieux qu’une longue que vous survolez. Marquez Ignorer tout ce qui ne correspond pas à un problème que votre équipe a aujourd’hui.
- Fixez les priorités. Marquez chaque ligne restante Indispensable, Important ou Souhaitable, et réservez Indispensable à ce dont vous ne pouvez vraiment pas vous passer. Un système qui remplit 15 vrais critères Indispensable est un meilleur choix qu’un système qui en remplit 40 à moitié.
- Testez avec vos propres fichiers. Pendant les démos et les essais, essayez chaque ligne avec votre matériel réel, pas avec la bibliothèque d’exemple de l’éditeur. Un fichier de création en calques de 2 Go et une vidéo de 40 minutes vous en apprendront plus que n’importe quelle visite guidée.
- Notez ce que vous avez vu. Pour chaque ligne, indiquez si le test a réussi, échoué ou fonctionné mais de façon laborieuse. C’est ce dernier groupe qui indique le mieux si votre équipe utilisera encore l’outil dans six mois.
Vos priorités sont enregistrées dans ce navigateur. Exportez-les en CSV pour un tableur.
0 sur 56 lignes priorisées
- Indispensable0
- Important0
- Souhaitable0
- Ignorer0
1.Import
0/8- 1.1
L’import de 100 fichiers à la fois par glisser-déposer fonctionne sans erreur ni nouvelle tentative manuelle
- 1.2
L’import en masse conserve votre arborescence de dossiers, sous forme de collections ou d’un équivalent
- 1.3
Le stockage existant (buckets compatibles S3, partages WebDAV, Google Drive) peut être importé selon un calendrier, pas seulement une fois
- 1.4
Chaque fichier importé est analysé par un antivirus avant que d’autres utilisateurs puissent le voir
- 1.5
Les doublons et quasi-doublons sont signalés à l’arrivée des fichiers, avant qu’ils n’encombrent la bibliothèque
- 1.6
Les aperçus et vignettes sont créés automatiquement pour les images, la vidéo, l’audio et les documents, y compris les fichiers de création en calques et les PDF de plusieurs pages
- 1.7
Les métadonnées intégrées (EXIF, IPTC, XMP) sont lues à l’import et reportées dans les bons champs
- 1.8
Quand un import échoue ou est interrompu, le système explique ce qui s’est passé et permet de réessayer sans créer de doublons
2.Métadonnées et recherche
0/8- 2.1
Les administrateurs peuvent créer leurs propres champs de métadonnées (texte, date, choix unique, choix multiple) sans l’aide de l’éditeur
- 2.2
Les vocabulaires contrôlés gardent les tags cohérents : deux personnes ne peuvent pas écrire le même terme de deux façons différentes
- 2.3
L’enrichissement par IA s’exécute à l’import : tags et légendes pour les images, transcriptions pour la vidéo et l’audio, reconnaissance de texte (OCR) pour les scans et les images
- 2.4
Les utilisateurs peuvent modifier et corriger les métadonnées issues de l’IA, sur un seul média ou en masse
- 2.5
Une recherche en langage courant comme « équipe qui fête une victoire en extérieur » trouve des médias pertinents même si aucun de ces mots n’apparaît dans leurs métadonnées
- 2.6
À partir de n’importe quelle image, vous pouvez trouver des images visuellement similaires
- 2.7
Les résultats de recherche peuvent être filtrés par n’importe quel champ (type, date, orientation, champs personnalisés) sans quitter les résultats
- 2.8
Les métadonnées de centaines de médias peuvent être modifiées en une seule opération, avec une progression visible
3.Droits et gouvernance
0/8- 3.1
Les droits d’utilisation, les périodes de licence et les dates d’expiration sont enregistrés sur le média, pas dans un tableur à part
- 3.2
Les droits sont appliqués, pas seulement affichés : les utilisateurs sans accès particulier ne peuvent pas télécharger un média expiré ou sous embargo
- 3.3
Les autorisations de droit à l’image et d’utilisation de biens peuvent être rattachées aux médias qu’elles couvrent
- 3.4
Les règles d’accès peuvent limiter qui peut voir, télécharger ou partager un média, par utilisateur, groupe ou région, et suivent un format de politique standard (ODRL)
- 3.5
Avant d’enregistrer une modification de permission, un administrateur peut voir exactement à quoi un utilisateur ou un invité donné aura accès
- 3.6
Chaque accès et chaque téléchargement sont consignés (qui, quoi, quand), et le journal peut être exporté
- 3.7
Les anciennes versions d’un média restent disponibles, et vous pouvez voir ce qui a changé entre les versions
- 3.8
Les médias supprimés ou archivés peuvent être restaurés dans un délai défini
4.Partage et diffusion
0/8- 4.1
Les liens de partage peuvent être publics, limités à certaines adresses email ou protégés par mot de passe, chacun avec une date d’expiration facultative
- 4.2
Les personnes avec qui vous partagez peuvent télécharger les formats que vous choisissez (original, taille web, filigrané) sans créer de compte
- 4.3
Un portail de marque permet aux partenaires de se servir seuls dans les médias validés, sans connexion pour les portails publics
- 4.4
Les portails et les pages de partage affichent votre marque, pas celle de l’éditeur
- 4.5
Les filigranes peuvent être ajoutés automatiquement et inclure des informations sur le destinataire, comme son nom et la date
- 4.6
Chaque lien de partage indique qui a téléchargé quoi, et quand
- 4.7
Les médias peuvent être exportés en masse sous forme d’archives zip ou de planches contact
- 4.8
Quand un média partagé est mis à jour, le même lien peut livrer la nouvelle version
5.Intégrations et API
0/8- 5.1
Une API REST documentée couvre tout le cycle de vie des médias : import, métadonnées, recherche, collections, partage et gestion des utilisateurs
- 5.2
Chaque intégration reçoit son propre token d’API aux permissions limitées, que vous pouvez révoquer à tout moment
- 5.3
Des webhooks informent immédiatement les autres systèmes quand des médias sont créés, modifiés ou supprimés
- 5.4
Un SDK TypeScript est disponible et tenu à jour avec l’API
- 5.5
Les assistants IA peuvent chercher, récupérer et organiser les médias via un serveur MCP
- 5.6
Les images peuvent être redimensionnées, recadrées et converties par une URL, de sorte que vos sites web n’ont pas besoin de stocker leurs propres copies
- 5.7
La documentation de l’API est générée à partir du système en fonctionnement, ce qui la garde exacte
- 5.8
Les limites de débit sont publiées, assez élevées pour vos intégrations, et la documentation dit clairement ce qui se passe quand on les atteint
6.Déploiement et sécurité
0/8- 6.1
L’authentification unique fonctionne avec votre fournisseur d’identité (Google, Microsoft) sur le plan que vous achèteriez
- 6.2
Les rôles et les groupes peuvent suivre votre organisation, et les permissions peuvent être accordées à des groupes plutôt qu’à une personne à la fois
- 6.3
Le produit peut être auto-hébergé avec Docker, et la version auto-hébergée est le même produit que le service cloud (voir auto-hébergement)
- 6.4
Vous pouvez choisir ou contrôler l’endroit où les données des médias sont stockées, pour respecter les règles de résidence des données
- 6.5
Les médias reposent sur un stockage objet standard que vous pourriez quitter, pas dans un format propriétaire fermé
- 6.6
Vous pouvez exporter à tout moment tous les médias et leurs métadonnées, dans un format documenté
- 6.7
Les pratiques de sécurité sont documentées : chiffrement en transit et au repos, sauvegardes et moyen de signaler une vulnérabilité
- 6.8
Le service hébergé publie sa disponibilité, ses incidents passés ou une page de statut
7.Adoption et administration
0/8- 7.1
Une personne non technique peut trouver un média précis dès sa première session, sans formation
- 7.2
Les lecteurs et les utilisateurs occasionnels n’ont pas besoin d’être des utilisateurs payants, si bien que donner l’accès à tout le monde n’augmente pas la facture (voir le guide des coûts)
- 7.3
Les administrateurs peuvent inviter des utilisateurs en masse à partir d’un tableur et les placer dans des groupes en même temps
- 7.4
L’interface est disponible dans les langues que votre équipe utilise
- 7.5
Les statistiques montrent ce que les gens cherchent, ce qu’ils ne trouvent pas et ce qu’ils téléchargent, pour que vous puissiez combler les manques
- 7.6
Les modifications de paramètres sont enregistrées, afin qu’une mauvaise configuration puisse être repérée et annulée
- 7.7
La documentation utilisateur est à jour et permet de chercher depuis l’intérieur du produit
- 7.8
Vous pouvez essayer le produit avec vos propres fichiers sur un plan gratuit ou un essai, avant toute discussion commerciale
Que faire des résultats
Notez chaque système selon votre liste réduite et pondérez les notes par priorité. Faites ensuite une chose qu’une grille de notation ne peut pas faire : demandez à un collègue qui n’a pas participé à l’évaluation de trouver un média, et regardez. Un système qui coche toutes les cases mais échoue à ce test échouera aussi avec votre équipe.
Pour un achat formel, le template d’appel d’offres transforme cette liste en tableaux d’exigences prêts à envoyer aux éditeurs. Si l’achat vise surtout un portail pour partenaires, la liste de critères pour un logiciel de portail de marque approfondit cette partie, et le template de déploiement pour la distribution aux revendeurs couvre le lancement. Si vous avez déjà fait votre choix, le guide de mise en œuvre couvre la mise en place.
Vous voulez essayer cette liste sur un vrai système maintenant ? Ouvrez la démo. C’est une vraie bibliothèque freedam que vous pouvez tester ligne par ligne.