Cómo distribuir recursos de marketing a distribuidores y revendedores

Esta página es una plantilla de lanzamiento para distribuir recursos de marketing a distribuidores, revendedores y mayoristas mediante un portal, en lugar de por correo electrónico y archivos ZIP. Responde a las preguntas de alcance y marca la lista de lanzamiento aquí; tus respuestas se guardan en este navegador y se exportan como CSV. Las demás tablas contienen filas de ejemplo que debes sustituir por las tuyas después de la exportación.

La plantilla parte de una sola idea: los distribuidores obtienen los archivos de una fuente mantenida, no de copias. Un archivo enviado por correo electrónico sigue en la bandeja de entrada del distribuidor después de que se sustituya. Un archivo descargado de un portal es el actual cada vez. Todas las tablas que siguen se derivan de esto.

1. Alcance

Responde a cada pregunta en una o dos frases antes de elegir una herramienta.

Las últimas veinte solicitudes son la información más útil. Muestran lo que necesitan los distribuidores, que a menudo es distinto de lo que espera la central.

2. Públicos y roles

Enumera cada grupo que abrirá el portal. Asigna a cada grupo un rol. Mantén pequeño el número de roles: la mayoría de las redes de distribuidores necesitan cuatro o cinco.

3. Elegir el método de acceso

Tres métodos de acceso cubren casi todas las redes de distribuidores. Decide por público, no una sola vez para todo el portal.

Una regla que evita la mayoría de los problemas: da una cuenta nominativa solo a quienes vuelven con regularidad o necesitan archivos restringidos. Todos los demás reciben un enlace.

4. Matriz de permisos

Rellena una celda por rol y tipo de recurso. Usa cuatro valores: Ninguno, Ver (solo vista previa), Web (descargar una copia de tamaño web o con marca de agua), Completo (descargar el original o el archivo listo para imprimir).

Tres comprobaciones sobre la matriz terminada:

1. Cada «Completo» en una columna de distribuidor es un archivo que aceptas ver en un anuncio local sin revisión.
2. Los productos no lanzados son «Ninguno» para todos los roles externos hasta la fecha de lanzamiento. Escribe la fecha junto a la fila.
3. Los recursos caducados son «Ninguno» para todos los roles externos. Si la herramienta solo muestra un aviso de caducidad y aun así permite la descarga, la matriz no se está aplicando.

5. Plan de colecciones

Los distribuidores buscan material por gama de producto, campaña y mercado, no por tipo de archivo. Planifica las colecciones antes de importar.

Mantén la lista dentro de lo que cabe en una pantalla. Si una colección no tiene responsable, no la publiques.

6. Metadatos que necesita cada recurso antes de publicarse

Un portal que filtra por mercado solo funciona si cada recurso registra su mercado. Comprueba estos campos en cada recurso antes de que sea visible para los distribuidores.

7. Formatos de archivo según la tarea del distribuidor

Los distribuidores pierden la mayor parte del tiempo con archivos de tamaño o formato incorrectos. Decide qué versión derivada responde a cada tarea y ofrece esa versión derivada por su nombre.

8. Lista de lanzamiento

Sigue los pasos en orden. Cada paso tiene un responsable.

Los pasos 10 y 11 son los que más se omiten. Llevan una hora y son la única prueba de que la matriz de la sección 4 se aplica.

9. Anuncio a los distribuidores (copia y adapta)

Asunto: Nueva dirección del material de marketing de [marca]

A partir del [fecha], todo el material de marketing aprobado de [marca] está disponible en [dirección del portal]. Allí encontrarás logotipos, imágenes de producto, material de la campaña actual, archivos de punto de venta y plantillas, en [idiomas].

Qué cambia para ti: descarga los archivos del portal cada vez que los necesites y no reutilices archivos guardados antes. El portal siempre contiene la versión aprobada actual. El material que ya no está aprobado se elimina.

Cómo acceder: [abre el enlace / usa la contraseña que aparece más abajo / inicia sesión con la cuenta que hemos creado para ti].

Si no encuentras algo, escribe a [contacto]. Usamos estas solicitudes para decidir qué añadir a continuación.

10. Qué medir después del lanzamiento

Registra el número de solicitudes por correo electrónico antes del lanzamiento. Es la referencia para la cuarta medida y no se puede reconstruir después.

Qué tipo de herramienta hace esto

Se usan tres tipos de software para la distribución a distribuidores, y cubren partes distintas del trabajo.

Muchas redes usan un DAM para el contenido junto con una plataforma de gestión de distribuidores o de socios para pedidos, fondos y leads. La plantilla anterior cubre la parte de contenido. Si aún estás eligiendo el sistema de recursos, la lista de requisitos de un DAM y la plantilla de RFP cubren la evaluación, y la lista de comprobación del software de portal de marca cubre el portal en sí.

Cómo se aplica esto en Freedam

Nosotros hacemos Freedam, un sistema de digital asset management, así que lee esta sección como la descripción de un proveedor. Cada fila de la plantilla corresponde a una función documentada:

• Métodos de acceso. Un portal público para visitantes sin cuenta, enlaces para compartir abiertos a cualquiera, restringidos a direcciones de correo electrónico o dominios de empresa de una lista, o protegidos con contraseña, con fechas de inicio y de caducidad, y cuentas nominativas con inicio de sesión de Google o Microsoft.
• Matriz de permisos. Las reglas de acceso combinan condiciones de usuario con filtros de recursos y establecen, para cada coincidencia, si un recurso es visible, si su vista previa es completa o con marca de agua y qué resoluciones de descarga se permiten. Un probador de accesos muestra qué obtiene un usuario o un invitado concreto para un recurso concreto.
• Colecciones y páginas. Una colección puede publicarse como página, y las páginas personalizadas se agrupan en espacios con su propia dirección, idioma predeterminado y tema.
• Material sin conexión. Una selección se exporta como archivo ZIP, como portafolio o hoja de contactos en PDF, o como CSV de los metadatos.

La página de distribución a distribuidores muestra el flujo de trabajo con capturas de pantalla, y la demo es una biblioteca funcional donde puedes probar los pasos 10 y 11 de la lista.