Journal d’audit

« Audit trail » et « journal d’audit » (audit log) s’emploient en général comme synonymes. Quand on les distingue, le journal est la liste stockée des entrées, et l’audit trail est la suite d’entrées qui reconstitue un événement ou l’historique d’un média.

Ce que le journal d’audit d’un DAM doit enregistrer

Événement	Exemple de question à laquelle il répond
Imports et nouvelles versions	Qui a remplacé la photo produit mardi dernier, et à quoi ressemblait-elle avant ?
Changements de métadonnées et de statut	Qui a validé cette image pour un usage externe ?
Téléchargements	Quels partenaires ont téléchargé l’ancien logo après le changement d’identité ?
Partages et accès au portail	L’agence a-t-elle ouvert le lien du dossier de presse, et combien de fois ?
Changements de permissions et de règles	Qui a modifié la règle d’accès qui a exposé la collection d’avant-lancement ?
Décisions de droits	Le téléchargement a-t-il été bloqué parce que la licence avait expiré ?
Suppressions et restaurations	Qui a supprimé ce média, et quand ?
Appels d’API	Quelle intégration a modifié ces 400 médias pendant la nuit ?

Ce qui rend un journal d’audit fiable

• Complet : les entrées sont écrites par le système à chaque action, et non par des personnes qui pensent à la noter.
• Attribué : chaque entrée nomme un auteur, qu’il s’agisse d’une personne, d’un token d’API ou d’un processus automatique.
• En ajout seul : les entrées sont ajoutées et jamais modifiées. Une correction est une nouvelle entrée.
• Conservé aussi longtemps que les audits, les contrats ou les réglementations l’exigent.
• Interrogeable et exportable, pour qu’un administrateur puisse le filtrer et remettre un extrait à un auditeur.

Journal d’audit et conformité

Les revues de sécurité et de protection des données demandent la preuve de qui a accédé à quoi. La norme ISO/IEC 27001:2022 range la journalisation parmi ses mesures de sécurité (annexe A 8.15), et le RGPD oblige les organisations à pouvoir démontrer leur conformité (art. 5, § 2), ce qui suppose de savoir où des données personnelles, comme des photos de personnes identifiables, ont été partagées. Les litiges de licence fonctionnent de la même façon : un enregistrement des téléchargements et des partages montre si une image a été utilisée en dehors de ses conditions.

Un journal d’audit enregistre qui a fait quoi. La contrôle de version enregistre ce qu’était le média à chaque moment. Ensemble, elles reconstituent l’état de la photothèque à n’importe quel moment du passé.

Le journal d’audit dans Freedam

Freedam tient plusieurs journaux, chacun pour un type d’activité :

• Modifications de configuration : les modifications des règles d’accès, des rôles et de leurs permissions, des groupes d’utilisateurs, des filigranes, des champs de métadonnées, des vocabulaires, des workflows et des autres réglages sont enregistrées avec la personne ou l’exécution de l’assistant qui les a faites, les valeurs avant et après, l’adresse IP et l’heure. Les administrateurs peuvent demander à l’assistant d’administration quels réglages ont changé depuis une date donnée.
• Décisions de droits : les actions bloquées, les acceptations de conditions d’une politique et les téléchargements soumis à une politique de droits sont consignés avec le territoire, le canal et la décision. Le journal peut être filtré par date et par décision, et exporté en CSV.
• Liens de partage : chaque consultation et chaque téléchargement via un lien est consigné, avec l’adresse email du visiteur quand le lien en demande une. Les administrateurs peuvent exporter l’activité des partages.
• Les partages internes de collections ont leur propre journal des modifications.
• Activité des médias : chaque média affiche ses vues, ses téléchargements et ses partages, et les personnes autorisées voient qui l’a consulté ou téléchargé. Voir les statistiques.
• Historique des médias : la liste des versions indique qui a importé chaque version, et l’onglet d’historique liste les changements de statut du workflow avec leur auteur et leur motif.
• Appels d’API : chaque requête à l’API publique est consignée avec son token, sa méthode, son chemin, son statut et son temps de réponse.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un journal d’audit et l’historique des versions ?

Un journal d’audit enregistre les actions et leurs auteurs. L’historique des versions conserve les copies antérieures d’un fichier. Le journal d’audit vous dit qui a remplacé une image, et l’historique des versions vous permet de voir ou de restaurer ce qui a été remplacé.

Combien de temps faut-il conserver les journaux d’audit ?

Il n’y a pas de règle unique. Conservez-les au moins aussi longtemps que la licence ou le contrat le plus long qu’ils pourraient servir à prouver, et aussi longtemps que toute réglementation de votre secteur l’exige.

Un journal d’audit peut-il montrer qui a téléchargé un fichier ?

Oui, si les téléchargements sont consignés par utilisateur. Pour les liens de partage utilisés par des personnes sans compte, le journal enregistre chaque visite et chaque téléchargement, ainsi que l’adresse email du visiteur quand le lien en demande une.