Recurso digital

En finanzas y en derecho, "activo digital" tiene un segundo significado: las criptomonedas, los tokens y otras posesiones registradas en una cadena de bloques. Esta entrada usa el significado de marketing y de contenidos.

Ejemplos de recursos digitales

Tipo	Ejemplos en un equipo de marketing B2B
Imágenes	Fotos de producto, packshots, fotos de estilo de vida, retratos del equipo, fotos de eventos
Archivos de marca	Logotipos, iconos, paletas de colores, tipografías, manual de marca
Video y audio	Demostraciones de producto, entrevistas a clientes, grabaciones de seminarios web, pódcast, clips para redes sociales
Documentos	Fichas técnicas, casos de éxito, listas de precios, libros blancos, folletos
Presentaciones	Presentaciones de ventas, presentaciones de formación de socios, diapositivas de eventos
Archivos de diseño y de origen	Archivos de diseño por capas, artes finales listos para imprimir, artes finales de envases, plantillas
Archivos 3D y técnicos	Modelos 3D de producto, exportaciones CAD, planos técnicos

No todos los archivos necesitan gestionarse como recursos. Un borrador que se va a tirar, una captura de pantalla personal o una exportación duplicada normalmente no. Una prueba útil: ¿necesitará el archivo más de una persona y se le aplican reglas como versiones, licencias, aprobación o caducidad? Si las dos respuestas son sí, es un recurso.

Qué convierte un archivo en un recurso

El archivo es una parte. La ficha que lo rodea contiene el resto:

• Metadatos descriptivos: título, producto, campaña y palabras clave, para poder encontrar el recurso.
• Derechos: la licencia, las autorizaciones de uso de imagen, la fecha de caducidad y las regiones y canales en los que se puede usar. Consulta derechos de uso.
• Estado: borrador, en revisión, aprobado o archivado.
• Historial de versiones: qué archivo es el vigente y a qué archivos reemplazó. Consulta control de versiones.
• Versiones derivadas (renditions): vistas previas y formatos derivados para web, impresión y redes sociales. Consulta versión derivada.
• Relaciones: las colecciones y campañas a las que pertenece, y los recursos vinculados, como las variantes de color de una foto de producto.
• Un identificador permanente que no cambia cuando se renombra, se mueve o se reemplaza el archivo.

Por qué importa la distinción

Copiar archivos en una unidad compartida conserva los bytes y pierde el contexto. El nombre del fotógrafo se queda en un correo electrónico, las condiciones de la licencia en una carpeta de contratos, el estado "final" en la cabeza de alguien. Después un comercial descarga una foto cuya licencia ha terminado, o un socio imprime la ficha técnica del año pasado.

Tratar los archivos como recursos significa registrar ese contexto una vez, cuando el archivo entra en la biblioteca, y mantenerlo con el archivo dondequiera que se use: en un enlace para compartir, en un portal de marca o en una plantilla. La guía sobre las limitaciones del almacenamiento en la nube describe en qué se quedan cortas las unidades compartidas para esto.

Recursos digitales en Freedam

• Cada recurso es un registro con un ID permanente, su archivo, sus metadatos, su estado de flujo de trabajo, sus colecciones y sus recursos vinculados, en la biblioteca de recursos.
• Importar una versión nueva reemplaza el archivo en el mismo registro, de modo que los metadatos, las colecciones y los enlaces se mantienen. Las versiones anteriores permanecen en el historial y se pueden descargar o restaurar. Consulta control de versiones.
• Se generan vistas previas de imágenes, video, audio, PDF, documentos de Office, archivos EPS, archivos de diseño y archivos comprimidos, de modo que un recurso se puede ver sin abrir el original. Consulta versión derivada.
• Las clases de recurso dan a cada tipo de recurso (foto de producto, video, documento) sus propios campos, diseño de formulario y flujo de trabajo.
• Los recursos se vinculan a mano, o de forma automática cuando comparten un valor en un campo de vinculación, como el mismo número de producto.
• Las políticas de derechos con fechas de caducidad se asignan a los recursos, y las reglas de acceso deciden quién puede verlos o descargarlos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un recurso digital y un archivo?

Un archivo es solo el contenido. Un recurso digital es el archivo más sus metadatos, derechos, estado e historial, gestionado para que otras personas puedan encontrarlo y usarlo correctamente.

¿Es una criptomoneda un recurso digital?

En finanzas, sí: allí se usa "activo digital" para las criptomonedas, los tokens y otras posesiones basadas en una cadena de bloques. En marketing y en gestión de contenidos, el término designa archivos como imágenes, videos y documentos. Los dos significados no tienen relación.

¿Qué es el digital asset management?

El digital asset management (DAM) es la práctica, y el software, para almacenar, describir, encontrar, compartir y gobernar recursos digitales en un solo lugar. La guía Qué es el digital asset management lo explica por completo.