La gestión documental nació del archivo en papel y de la gestión de registros. Sus usuarios principales son las personas que redactan y editan documentos, y su preocupación principal es el texto y el registro, no el aspecto del archivo una vez publicado.
Qué hace un gestor documental
- Almacenamiento e indexación de documentos con metadatos como cliente, proyecto, tipo de documento y responsable.
- Control de versiones: cada guardado genera una versión nueva, se pueden restaurar versiones anteriores y algunos sistemas bloquean un documento mientras una persona lo edita (check-out y check-in). Consulta control de versiones.
- Coautoría en el navegador o en el software de ofimática de escritorio.
- Búsqueda de texto completo en las palabras de cada documento, incluidas las páginas escaneadas leídas mediante OCR.
- Permisos por equipo, proyecto o cliente.
- Flujos de trabajo de revisión y aprobación, como una política que el departamento jurídico aprueba antes de publicarla.
- Retención y gestión de registros: reglas que conservan un contrato durante un número determinado de años y después lo eliminan. La norma ISO 15489-1:2016 establece los conceptos y principios de la gestión de registros.
Los formatos de archivo están en su mayoría normalizados: Office Open XML (ISO/IEC 29500) para los archivos de Word, Excel y PowerPoint, OpenDocument (ISO/IEC 26300) para los de LibreOffice, y PDF (ISO 32000), con PDF/A (ISO 19005) para el archivado a largo plazo.
Gestión documental frente a digital asset management
| Gestión documental (DMS) | Digital asset management (DAM) | |
|---|---|---|
| Contenido principal | Documentos de texto: contratos, políticas, informes, hojas de cálculo | Contenido multimedia: imágenes, video, archivos de diseño, recursos de marca, material comercial terminado |
| Usuarios principales | Autores y editores dentro de la empresa | Marketing, ventas, agencias, socios, prensa |
| Qué importa | El texto, quién lo modificó, durante cuánto tiempo se conserva | Qué aspecto tiene, qué tamaños existen, dónde puede usarse |
| Búsqueda | Palabras del documento | Metadatos, lo que muestra una imagen, texto dentro de las imágenes, transcripciones |
| Vistas previas | Vista de texto y de páginas | Miniaturas, reproducción de video, versiones derivadas en muchos tamaños |
| Derechos | Confidencialidad y retención | Licencias, territorios, canales, autorizaciones de uso de imagen (model releases), fechas de caducidad |
| Uso compartido | Sobre todo interno, a veces con clientes | A menudo externo: portales, enlaces para compartir, sitios web |
Muchas empresas ya tienen un gestor documental en forma de almacenamiento de archivos de su suite ofimática. Funciona bien con contratos y hojas de cálculo y mal con contenido multimedia, que es el argumento de SharePoint frente a un DAM y de la guía sobre las limitaciones de SharePoint como DAM.
Dónde encajan los documentos de marketing
Marketing también produce documentos: fichas técnicas, folletos, casos de éxito, listas de precios, presentaciones comerciales. Se sitúan entre los dos sistemas:
- Mientras se redactan, pertenecen al gestor documental o a la suite ofimática, donde varias personas editan el texto y se resuelven los comentarios.
- Una vez aprobados, se convierten en recursos de marketing. Ventas necesita el PDF vigente, los socios lo necesitan en su idioma y nadie debería enviar la versión del año pasado.
Una regla práctica: los borradores van en el sistema documental y las versiones aprobadas y publicadas, en el DAM. Un ejemplo B2B es una ficha técnica de producto que marketing de producto y el departamento jurídico editan en un procesador de textos, que luego se exporta a PDF y se publica en el DAM, donde ventas y distribuidores la encuentran por número de producto y la descargan en inglés, francés o alemán.
Errores frecuentes
- Usar el gestor documental como biblioteca de imágenes. Carpetas de fotos de producto sin vistas previas a escala, sin campos de derechos y sin copias redimensionadas.
- Usar el DAM como editor de documentos. Un DAM almacena y distribuye documentos; no es el lugar donde varias personas editan un contrato.
- Dos versiones vigentes. La ficha técnica se sustituye en el DAM, pero una copia antigua sigue adjunta a una página de la intranet. Enlaza al recurso del DAM en lugar de importar copias.
Gestión documental en Freedam
Freedam almacena, encuentra y distribuye documentos terminados junto con el resto de los recursos de la marca.
- Los archivos de Word, Excel, PowerPoint y LibreOffice se convierten a PDF al importarlos para poder visualizarlos en el navegador.
- El texto de cada documento se extrae y se indexa para la búsqueda: del propio archivo en el caso de los archivos DOCX, XLSX, PPTX y OpenDocument, y del PDF en el caso de los PDF nativos y de los archivos .doc, .xls, .ppt y .rtf más antiguos. Los administradores pueden definir su peso en la búsqueda por palabras clave.
- Los PDF de una sola página que no se convirtieron desde otro formato los lee el mismo análisis de IA que se aplica a las imágenes, que detecta el texto de la página.
- Las reglas de acceso pueden dar a los socios la vista previa en PDF de un documento mientras el original editable sigue restringido.
- Al importar una versión nueva se reemplaza el archivo del mismo recurso y se conservan las anteriores en el historial.
- Los renderizados asocian traducciones aprobadas de un PDF al recurso original, de modo que cada idioma se descarga desde el mismo lugar de la biblioteca de recursos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un DMS y un DAM?
Un DMS gestiona documentos de texto mientras se redactan y se conservan, con versionado, coautoría y retención. Un DAM gestiona contenido multimedia y archivos terminados para su reutilización y distribución, con vistas previas, versiones derivadas, derechos de uso y uso compartido externo.
¿El almacenamiento de archivos de una suite ofimática es un gestor documental?
Normalmente, sí. El almacenamiento de una suite ofimática ofrece versionado, permisos, coautoría y búsqueda de texto completo, que son el núcleo de la gestión documental. Puede contener imágenes, pero no está pensado en torno a los metadatos de imagen, las versiones derivadas ni los términos de licencia.
¿Necesito un DMS y un DAM?
La mayoría de las empresas con un equipo de marketing, sí. La suite ofimática se encarga de los documentos en redacción; el DAM, del contenido multimedia aprobado y del material comercial publicado. Los documentos aprobados pasan de un sistema al otro.
Términos relacionados
Busca dentro de un folleto
Busca en la biblioteca de demostración de Nordi una frase de un PDF o de una presentación, visualiza el documento en el navegador y elige entre el PDF y el original editable al descargarlo.
Entras en el espacio de trabajo de Nordi como administrador.