Unidades compartidas

La diferencia con el almacenamiento personal es la propiedad. Un archivo en «Mi unidad» de alguien pertenece a esa persona, aunque se comparta con el equipo. Un archivo en una unidad compartida pertenece a la organización, y el acceso se concede por pertenencia a la unidad compartida.

Unidades compartidas de Google: roles y propiedad

Cada miembro de una unidad compartida de Google tiene uno de cinco roles:

Rol	Puede hacer
Administrador	Todo, incluida la gestión de miembros y ajustes
Gestor de contenido	Añadir, editar, mover y eliminar archivos
Colaborador	Añadir y editar archivos, pero no moverlos ni eliminarlos
Comentador	Comentar los archivos
Lector	Ver los archivos

Los administradores de Workspace deciden quién puede crear unidades compartidas y si se puede añadir a personas ajenas a la organización. Cuando se elimina la cuenta de un miembro, los archivos que añadió permanecen en la unidad compartida.

Límites de las unidades compartidas de Google

Google publica sus límites en las páginas de límites de las unidades compartidas, límites de almacenamiento y de subida e historial de versiones de archivos:

Límite	Valor
Elementos por unidad compartida	500.000, contando archivos, carpetas, accesos directos y elementos de la papelera
Profundidad de carpetas anidadas	100 niveles
Miembros por unidad compartida	600 (grupos más personas), hasta 50.000 personas
Grupos con los que se puede compartir un solo archivo	100
Subida y copia por usuario	750 GB en 24 horas, entre Mi unidad y las unidades compartidas
Tamaño máximo de archivo	5 TB
Almacenamiento	Agrupado para toda la organización, según la edición y el número de usuarios
Versiones de los archivos importados	«podrían eliminarse de forma permanente después de 30 días o si hay 100 versiones más recientes», salvo que se marquen como Conservar siempre

Cuando una unidad compartida llega a 500.000 elementos, no se pueden añadir más. La solución es sacar archivos o repartir el contenido entre varias unidades compartidas. La guía de límites publicados repasa cada cifra con ejemplos de bibliotecas multimedia.

Qué hacen bien las unidades compartidas

Las unidades compartidas son el lugar adecuado para los archivos de trabajo: carpetas de proyecto, archivos de diseño y de video editables, borradores y documentos que editan varias personas a la vez. El almacenamiento está incluido en licencias que la mayoría de las empresas ya paga, los permisos siguen la pertenencia al equipo y los documentos de Office se pueden buscar por su texto.

Lo que las unidades compartidas no hacen por las imágenes de marketing

Una biblioteca de imágenes de marketing plantea a su almacenamiento preguntas distintas. Estas son las carencias que aparecen primero:

• Búsqueda por descripción. La búsqueda de Drive abarca nombres de archivo, propietarios, fechas, tipos de archivo y texto de los documentos. Drive lee los datos de cámara de las fotos, pero no tiene ningún campo para el pie de foto, las palabras clave o el autor que un fotógrafo escribe en el archivo. Consulta encontrar imágenes en el almacenamiento en la nube.
• Derechos. No hay dónde registrar en un archivo la fecha de fin de una licencia, el territorio o una autorización de imagen, ni nada que detenga una descarga cuando la licencia ha terminado. Consulta derechos de imagen en las unidades compartidas.
• Tamaños y formatos. Cada persona redimensiona y exporta su propia copia, y la carpeta se llena de variantes que se van separando.
• Versiones permanentes. En las imágenes importadas, el historial de versiones descrito arriba es una herramienta de recuperación con caducidad, no un registro de qué archivo se aprobó.
• Acceso externo por público. Compartir una carpeta con un distribuidor le da todo lo que contiene, a tamaño completo.

Un caso típico: una empresa de software B2B guarda logotipos de clientes, fotos de eventos y capturas de pantalla del producto en una unidad compartida. Ventas no sabe de qué logotipos de clientes tiene permiso de uso, el equipo de eventos no encuentra las fotos del año pasado sin saber la carpeta, y el sitio web usa una captura de pantalla que se ha sustituido dos veces desde entonces.

Unidades compartidas en Freedam

Los archivos de trabajo pueden seguir en la unidad compartida. Freedam guarda las imágenes aprobadas y los archivos terminados que necesitan las personas ajenas al equipo de diseño.

• Un administrador puede conectar una carpeta de Google Drive como fuente de datos. Freedam lee de ella y nunca escribe en ella. Cada actualización descarga solo lo que ha cambiado: se añaden los archivos nuevos, los archivos modificados se convierten en una nueva versión del mismo recurso y los archivos eliminados de Drive se archivan de forma predeterminada, de modo que se pueden restaurar si reaparecen.
• Las carpetas se pueden asignar a colecciones, y un catálogo CSV o XLSX en la misma ubicación puede aportar los metadatos de cada archivo.
• Los archivos importados pasan por los mismos pasos que las importaciones: se leen los datos Exif e IPTC, se generan vistas previas, y la IA añade etiquetas, una descripción y el texto de la imagen.
• Una vez en la biblioteca de recursos, las imágenes llevan políticas de derechos, se descargan en los tamaños que cada persona puede tener y conservan su historial de versiones.

Consulta Freedam vs Google Drive y la guía para migrar del almacenamiento en la nube a un DAM.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una unidad compartida y Mi unidad?

Los archivos de Mi unidad pertenecen a la persona que los creó, aunque estén compartidos. Los archivos de una unidad compartida pertenecen a la organización, por lo que permanecen cuando un miembro se va, y el acceso procede de la pertenencia a la unidad compartida.

¿Cuántos archivos puede contener una unidad compartida de Google?

500.000 elementos, contando archivos, carpetas, accesos directos y todo lo que esté en la papelera. Las carpetas se pueden anidar hasta 100 niveles de profundidad.

¿Basta una unidad compartida para las imágenes de marketing?

Para una biblioteca pequeña que usa un solo equipo, a menudo sí. Cuando personas ajenas al equipo necesitan encontrar imágenes por su contenido, comprobar los derechos de uso o descargar distintos tamaños, una unidad compartida necesita una biblioteca multimedia a su lado.