Fuente única de verdad

Una fuente única de verdad no significa una sola copia. Los archivos se siguen descargando, incrustando y enviando. Significa que hay un lugar que decide qué versión es la vigente, y que cada copia se puede rastrear hasta él.

Qué hace que una fuente sea la fuente de verdad

Propiedad	Qué significa en la práctica
Autoritativa	Todos aceptan que aquí vive la versión aprobada. Las demás copias son secundarias
Vigente	Sustituir un archivo allí lo sustituye para todos los que enlazan a él
Completa	Contiene los metadatos necesarios para usar el archivo: derechos, producto, mercado, estado de aprobación
Accesible	Las personas que necesitan el archivo pueden llegar a él por sí mismas, incluidas las ajenas a la empresa
Gobernada	Alguien es responsable de ella y los cambios quedan registrados

Si falta alguna de estas propiedades, la gente empieza a guardar sus propias copias y vuelve a haber varias fuentes.

Fuente única de verdad para los recursos de marca y de marketing

Los archivos de marca y de marketing son especialmente propensos a tener varias versiones, porque se copian muy a menudo:

• Logotipos. El logotipo se actualizó en un rebranding hace dos años, y el antiguo sigue en una presentación de ventas, en el sitio web de un socio y en una plantilla de banner de eventos.
• Imágenes de producto. El producto se rediseñó, pero el equipo de ecommerce, tres distribuidores y el equipo de ferias conservaron cada uno las fotos del lanzamiento.
• Material de marketing. Se publicó una ficha técnica con una especificación corregida, y la versión adjunta a la campaña de correo electrónico del trimestre pasado sigue reenviándose.
• Fotografía con licencia. Terminó la licencia de una imagen de stock, y nadie sabe en cuántos sitios se copió la imagen.

Todos estos casos empiezan con una copia tomada de una carpeta compartida o de un adjunto de correo electrónico. Una fuente única de verdad reduce el número de copias y facilita actualizar o retirar las que quedan.

Cómo implantarla

1. Elige el sistema y decláralo. Anuncia qué biblioteca guarda los archivos aprobados de marca y de marketing. Una fuente de verdad que no se declara es solo una carpeta más.
2. Separa los archivos aprobados de los de trabajo. Los borradores y los archivos de diseño con capas se quedan en el almacenamiento de trabajo; en la biblioteca solo entran los archivos aprobados. Consulta el flujo de aprobación.
3. Retira las demás copias. Pon las carpetas compartidas antiguas en solo lectura y señala la biblioteca. Eliminarlas demasiado pronto rompe enlaces; dejarlas editables las mantiene en uso.
4. Enlaza en lugar de adjuntar. Los enlaces para compartir, las páginas de portal y los elementos insertados que apuntan a la biblioteca muestran el archivo vigente. Los adjuntos no.
5. Lleva la biblioteca adonde trabaja la gente. Si ventas tiene que salir de sus propias herramientas para encontrar un archivo, mantendrá una carpeta local.
6. Registra los derechos con el archivo, para que la fuente pueda decir también si un archivo se puede usar.

Errores habituales

• Varias carpetas «oficiales». Una carpeta de marca, una de marketing y una de ventas, cada una parcialmente actualizada.
• Sin responsable. Sin alguien a cargo, la biblioteca se desactualiza y la gente vuelve a sus propias copias.
• Duplicados dentro de la fuente. La misma imagen importada tres veces con metadatos distintos son varias verdades en un mismo sistema. Consulta la detección de duplicados.
• Confundir copia de seguridad con fuente. Un archivo de todo lo que se ha producido alguna vez no es lo mismo que una versión vigente de cada archivo.

Fuente única de verdad en Freedam

• Importar una nueva versión sustituye el archivo del mismo recurso. Los enlaces para compartir, las colecciones y el portal de marca apuntan al recurso, por lo que muestran el archivo nuevo, y las versiones anteriores permanecen en el historial. Consulta el control de versiones.
• Cada importación se comprueba para detectar copias exactas e imágenes similares que ya estén en la biblioteca, y quien importa decide si conservar ambas, sustituir el archivo existente o eliminar el nuevo.
• Los flujos de trabajo mueven los recursos de Borrador a Publicado, de modo que el público más amplio solo ve los archivos aprobados.
• Las políticas de derechos se comprueban al descargar y cada vez que se abre un enlace para compartir, de modo que un archivo cuya licencia ha terminado desaparece de los enlaces ya enviados. Consulta derechos y cumplimiento.
• Los canales de publicación dan a los sitios web enlaces de imagen que no caducan; una imagen deja de mostrarse cuando sale del canal o caducan sus derechos.
• Las personas llegan a la biblioteca desde donde trabajan: la app de Canva y la extensión de Chrome buscan en la biblioteca e insertan sus imágenes y videos sin abrir Freedam, y en los planes Business y Tailored el conector de Microsoft 365 Copilot envía las imágenes elegidas a Microsoft 365 y las retira cuando se eliminan.
• La página de gestión de recursos de marca cubre toda la configuración.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa fuente única de verdad?

Significa que un lugar acordado guarda la versión vigente y aprobada de algo, y todos la usan desde allí. Otros sistemas enlazan a ella o toman copias de ella, pero no guardan sus propias versiones editadas.

¿Cuál es la diferencia entre una fuente única de verdad y un punto único de verdad?

Se usan indistintamente. Algunos arquitectos de datos usan «punto único de verdad» para un almacén físico único y «fuente única de verdad» para una fuente autoritativa que otros sistemas pueden reflejar, pero en marketing los dos significan lo mismo.

¿Puede una unidad compartida ser la fuente única de verdad de los recursos de marca?

Puede ser la ubicación declarada, pero es difícil mantenerla al día: los archivos se copian en lugar de enlazarse, no hay campos de derechos y las versiones de las imágenes subidas caducan. Consulta las unidades compartidas para ver los límites publicados.