La gestion documentaire est née du classement papier et de la gestion des archives (records management). Ses principaux utilisateurs sont les personnes qui rédigent et modifient des documents, et elle se préoccupe avant tout du texte et de la traçabilité, pas de l’aspect du fichier une fois publié.
Ce que fait un système de gestion documentaire
- Stockage et indexation des documents avec des métadonnées comme le client, le projet, le type de document et le propriétaire.
- Contrôle de version : chaque enregistrement crée une nouvelle version, les versions précédentes peuvent être restaurées, et certains systèmes verrouillent un document pendant qu’une personne le modifie (check-out et check-in). Voir contrôle de version.
- Co-écriture dans le navigateur ou dans une suite bureautique installée sur le poste.
- Recherche plein texte dans les mots de chaque document, y compris les pages numérisées lues par OCR.
- Autorisations par équipe, projet ou client.
- Workflows de relecture et de validation, comme une politique validée par le service juridique avant publication.
- Conservation et gestion des archives : des règles qui gardent un contrat pendant un nombre d’années donné, puis le suppriment. La norme ISO 15489-1:2016 définit les concepts et principes de la gestion des archives.
Les formats de fichier sont pour la plupart normalisés : Office Open XML (ISO/IEC 29500) pour les fichiers Word, Excel et PowerPoint, OpenDocument (ISO/IEC 26300) pour les fichiers LibreOffice, et PDF (ISO 32000), avec PDF/A (ISO 19005) pour l’archivage à long terme.
Gestion documentaire et digital asset management
| Gestion documentaire (GED) | Digital asset management (DAM) | |
|---|---|---|
| Contenu principal | Documents texte : contrats, politiques, rapports, tableurs | Médias riches : images, vidéos, fichiers de création, médias de marque, supports finalisés |
| Utilisateurs principaux | Auteurs et rédacteurs au sein de l’entreprise | Marketing, ventes, agences, partenaires, presse |
| Ce qui compte | Le texte, qui l’a modifié, combien de temps il est conservé | Son rendu, les formats disponibles, où il peut être utilisé |
| Recherche | Les mots du document | Métadonnées, contenu d’une image, texte dans les images, transcriptions |
| Aperçus | Texte et affichage des pages | Vignettes, lecture vidéo, déclinaisons dans de nombreux formats |
| Droits | Confidentialité et conservation | Licences, territoires, canaux, autorisations de droit à l’image, dates d’expiration |
| Partage | Surtout en interne, parfois avec des clients | Souvent en externe : portails, liens de partage, sites web |
Beaucoup d’entreprises disposent déjà d’une GED sous la forme du stockage de fichiers de leur suite bureautique. Il gère bien les contrats et les tableurs, et mal les médias, ce qui est l’argument de SharePoint vs DAM et du guide limites de SharePoint comme DAM.
Où se situent les documents marketing
Le marketing produit aussi des documents : fiches techniques, brochures, études de cas, tarifs, présentations commerciales. Ils se placent entre les deux systèmes :
- Pendant la rédaction, ils relèvent de la GED ou de la suite bureautique, où plusieurs personnes modifient le texte et résolvent les commentaires.
- Une fois validés, ils deviennent des médias marketing. Les ventes ont besoin du PDF à jour, les partenaires le veulent dans leur langue, et personne ne doit envoyer la version de l’an dernier.
Une règle pratique : les brouillons dans le système documentaire, les versions validées et publiées dans le DAM. Exemple en B2B : une fiche produit rédigée dans un traitement de texte par le marketing produit et le service juridique, puis exportée en PDF et publiée dans le DAM, où les ventes et les distributeurs la trouvent par référence produit et la téléchargent en anglais, en français ou en allemand.
Erreurs fréquentes
- Utiliser la GED comme photothèque. Des dossiers de photos produit sans aperçus à grande échelle, sans champs de droits et sans copies redimensionnées.
- Utiliser le DAM comme éditeur de documents. Un DAM stocke et diffuse des documents ; ce n’est pas là que plusieurs personnes modifient un contrat.
- Deux versions en vigueur. La fiche produit est remplacée dans le DAM, mais une ancienne copie reste jointe à une page de l’intranet. Faites un lien vers le média du DAM plutôt que d’importer des copies.
La gestion documentaire dans Freedam
Freedam stocke, retrouve et diffuse les documents finalisés avec les autres médias de la marque.
- Les fichiers Word, Excel, PowerPoint et LibreOffice sont convertis en PDF à l’import pour pouvoir être consultés en aperçu dans le navigateur.
- Le texte de chaque document est extrait et indexé pour la recherche : depuis le fichier lui-même pour les fichiers DOCX, XLSX, PPTX et OpenDocument, et depuis le PDF pour les PDF natifs et les anciens fichiers .doc, .xls, .ppt et .rtf. Les administrateurs peuvent régler son poids dans la recherche par mots-clés.
- Les PDF d’une seule page qui n’ont pas été convertis depuis un autre format sont lus par la même analyse IA que les images, qui repère le texte de la page.
- Les règles d’accès peuvent donner aux partenaires l’aperçu PDF d’un document tout en gardant l’original modifiable en accès restreint.
- Importer une nouvelle version remplace le fichier du même média et conserve les précédentes dans l’historique.
- Les déclinaisons rattachent des traductions validées d’un PDF au média d’origine, si bien que chaque langue se télécharge au même endroit, dans la photothèque.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une GED et un DAM ?
Une GED gère les documents texte pendant leur rédaction et leur conservation, avec versions, co-écriture et durées de conservation. Un DAM gère les médias riches et les fichiers finalisés destinés à être réutilisés et diffusés, avec aperçus, déclinaisons, droits d’utilisation et partage externe.
Le stockage de fichiers d’une suite bureautique est-il une GED ?
Généralement, oui. Le stockage d’une suite bureautique offre versions, autorisations, co-écriture et recherche plein texte, qui sont le cœur de la gestion documentaire. Il peut contenir des images, mais il n’est pas conçu autour des métadonnées d’image, des déclinaisons ou des conditions de licence.
Ai-je besoin à la fois d’une GED et d’un DAM ?
La plupart des entreprises dotées d’une équipe marketing, oui. La suite bureautique gère les documents en cours de rédaction ; le DAM gère les médias validés et les supports publiés. Les documents validés passent de l’un à l’autre.
Termes associés
Cherchez dans une brochure
Cherchez dans la photothèque de démonstration de Nordi une expression figurant dans un PDF ou une présentation, consultez l’aperçu du document dans le navigateur, et choisissez entre le PDF et l’original modifiable au moment du téléchargement.
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