Gestión de imágenes

En un equipo personal, la gestión de imágenes significa organizar las fotos en álbumes. En una empresa, añade tres requisitos: otras personas deben encontrar las imágenes sin saber dónde se guardaron, cada imagen debe llevar sus derechos y cada canal necesita su propio tamaño y formato.

Qué abarca la gestión de imágenes

Tarea	En qué consiste
Almacenamiento	Una copia de cada original, con sus versiones, en un lugar conocido
Descripción	Metadatos incrustados, pies de foto, palabras clave, números de producto, personas, ubicaciones
Búsqueda	Por palabra clave, por lo que muestra la imagen, por color, por similitud, por texto dentro de la imagen
Conversión	Vistas previas, copias redimensionadas, recortes y formatos web generados a partir del original
Derechos	Condiciones de licencia, autorizaciones de uso de imagen (model releases) y fechas de caducidad asociadas a cada imagen
Distribución	Descargas, enlaces para compartir, portales y enlaces de imagen para sitios web
Limpieza	Duplicados eliminados, imágenes obsoletas archivadas

Los metadatos dentro de los archivos de imagen

La mayoría de las imágenes profesionales ya llevan datos útiles cuando llegan:

• Exif, escrito por la cámara: fecha de captura, cámara, objetivo, exposición y a veces posición GPS. La versión actual es Exif 3.0, publicada por CIPA y JEITA en 2023. Consulta los datos Exif.
• Metadatos fotográficos IPTC, escritos por fotógrafos y mesas de edición gráfica: pie de foto, palabras clave, creador, aviso de copyright, línea de crédito y condiciones de uso. Consulta los metadatos fotográficos IPTC.
• XMP, el formato que IPTC y la mayoría del software de edición usan para guardar estos datos dentro del archivo. Consulta XMP.

Un sistema que lee estos campos al importar evita al equipo volver a escribir un pie de foto que el fotógrafo ya redactó. El almacenamiento de archivos genérico suele leer solo los datos de la cámara e ignora los campos descriptivos.

Formatos y tamaños

Un solo original rara vez sirve para todos los usos. Una foto de producto puede necesitarse como:

Uso	Formato habitual
Impresión, packaging	TIFF o JPEG de alta calidad, CMYK, resolución completa
Sitio web	WebP o AVIF, de 1000 a 2500 píxeles de ancho
Presentaciones y documentos	PNG o JPEG, de unos 1920 píxeles de ancho
Redes sociales	JPEG o PNG con la relación de aspecto de cada plataforma. Consulta los tamaños de imagen para redes sociales
Correo electrónico	JPEG, de 600 a 1200 píxeles de ancho

Una buena gestión de imágenes genera estas versiones derivadas (renditions) a partir del original bajo demanda, de modo que nadie conserve una carpeta de copias exportadas manualmente que quedan desfasadas cuando se retoca el original.

Ejemplos del día a día

• Un comercial necesita la foto de la instalación de un cliente para una propuesta. Busca por el nombre del cliente y el producto, y descarga un PNG con el tamaño adecuado para presentaciones.
• Un equipo web necesita la nueva gama de productos en el sitio web. Toma enlaces de imagen en WebP para cada producto, en lugar de exportar y subir archivos uno por uno.
• Un responsable de socios envía el logotipo de un nuevo revendedor al equipo de eventos. Se almacena una sola vez, en vectorial y en PNG, con el permiso del revendedor para usarlo.
• El equipo jurídico pregunta qué imágenes muestran a una modelo cuya autorización termina el mes que viene. La respuesta sale de un filtro por fecha de la autorización, no de la memoria.

Errores frecuentes

• Guardar las imágenes en carpetas anidadas por año o por agencia, donde solo las encuentra quien conoce la ruta. Consulta la estructura de carpetas.
• Codificar información en los nombres de archivo porque el almacenamiento no tiene campos para ella.
• Conservar cinco copias redimensionadas de cada imagen, que después discrepan tras un retoque.
• Perder los metadatos incrustados al exportar con herramientas que los eliminan.

Gestión de imágenes en Freedam

• Al importar, Freedam lee los datos Exif e IPTC de cada imagen, genera vistas previas y miniaturas, y busca duplicados exactos y casi duplicados de las imágenes que ya están en la biblioteca. Consulta la detección de duplicados.
• El análisis de IA añade etiquetas, un pie de foto y el texto impreso en la imagen, y detecta rostros para que pueda encontrarse a la misma persona en distintas fotos. Consulta el etiquetado automático y el OCR.
• Las imágenes se encuentran por palabra clave, por significado, por color, por una imagen de referencia (búsqueda visual) y por persona, en la búsqueda.
• En cada imagen se detecta un punto focal para que los recortes se mantengan centrados en el motivo principal.
• El cuadro de diálogo de descarga enumera los tamaños que cada persona puede descargar, hasta 5K, además del original para quienes pueden tenerlo. Los tamaños de 2048 píxeles o más se generan a partir del original la primera vez que alguien los pide.
• La API devuelve URL de imagen que sirven copias redimensionadas en JPEG, PNG, WebP o AVIF, y los canales de publicación dan a los sitios web enlaces de imagen que no caducan, de modo que nadie exporta copias a mano.
• Las políticas de derechos, la marca de agua y el historial de versiones se aplican a todas las imágenes de la biblioteca de recursos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un sistema de gestión de imágenes?

Un software que almacena imágenes con sus metadatos, permite buscarlas, genera los tamaños y formatos que necesita cada canal y controla quién puede descargarlas. Para una empresa, suele ser un sistema DAM (digital asset management, es decir, una biblioteca central para todos los recursos de la marca).

¿Cuál es la diferencia entre la gestión de imágenes y la gestión de fotos?

Se solapan. La gestión de fotos suele significar organizar fotografías, a menudo personales. La gestión de imágenes en una empresa también abarca logotipos, ilustraciones, iconos y capturas de pantalla, junto con los derechos y la distribución.

¿Cómo debe organizar una empresa sus imágenes?

Por metadatos y no solo por carpetas: producto, campaña, mercado, derechos de uso y lo que muestra la imagen. Las carpetas o las colecciones pueden agrupar imágenes para un proyecto, pero la búsqueda y los filtros no deberían depender de saber dónde se guardó un archivo.