Drives partagés (shared drives)

La différence avec le stockage personnel est la propriété. Un fichier dans le Mon Drive de quelqu’un appartient à cette personne, même s’il est partagé avec l’équipe. Un fichier dans un drive partagé appartient à l’organisation, et l’accès est accordé par l’appartenance au drive partagé.

Drives partagés Google : rôles et propriété

Chaque membre d’un drive partagé Google a l’un de ces cinq rôles :

Rôle	Peut faire
Gestionnaire	Tout, y compris gérer les membres et les paramètres
Gestionnaire de contenu	Ajouter, modifier, déplacer et supprimer des fichiers
Contributeur	Ajouter et modifier des fichiers, mais pas les déplacer ni les supprimer
Commentateur	Commenter les fichiers
Lecteur	Consulter les fichiers

Les administrateurs Workspace décident qui peut créer des drives partagés et si des personnes extérieures à l’organisation peuvent être ajoutées. Quand le compte d’un membre est supprimé, les fichiers qu’il a ajoutés restent dans le drive partagé.

Limites des drives partagés Google

Google publie ses limites dans ses pages limites des drives partagés, limites de stockage et d’import et historique des versions des fichiers :

Limite	Valeur
Éléments par drive partagé	500 000, en comptant les fichiers, dossiers, raccourcis et éléments de la corbeille
Profondeur des dossiers imbriqués	100 niveaux
Membres par drive partagé	600 (groupes et personnes), jusqu’à 50 000 personnes
Groupes avec lesquels un même fichier peut être partagé	100
Import et copie par utilisateur	750 Go en 24 heures, sur Mon Drive et les drives partagés
Taille maximale d’un fichier	5 To
Stockage	Mutualisé dans l’organisation, selon l’édition et le nombre d’utilisateurs
Versions des fichiers importés	« pourraient être supprimées définitivement après 30 jours ou s’il existe 100 versions plus récentes », sauf si elles sont marquées Conserver définitivement

Quand un drive partagé atteint 500 000 éléments, on ne peut plus en ajouter. Le remède est de sortir des fichiers ou de répartir le contenu entre plusieurs drives partagés. Le guide des limites publiées reprend chaque chiffre avec des exemples tirés de photothèques.

Ce que les drives partagés font bien

Les drives partagés sont le bon endroit pour les fichiers de travail : dossiers de projet, fichiers de création et de vidéo modifiables, brouillons et documents que plusieurs personnes modifient ensemble. Le stockage est inclus dans des licences que la plupart des entreprises paient déjà, les permissions suivent l’appartenance aux équipes, et les documents Office se retrouvent par leur texte.

Ce que les drives partagés ne font pas pour les images marketing

Une photothèque marketing pose d’autres questions à son stockage. Voici les manques qui apparaissent en premier :

• Recherche par description. La recherche de Drive couvre les noms de fichier, les propriétaires, les dates, les types de fichier et le texte des documents. Drive lit les données d’appareil des photos mais n’a pas de champ pour la légende, les mots-clés ou le créateur qu’un photographe écrit dans le fichier. Voir retrouver des images dans le stockage cloud.
• Droits. Il n’y a nulle part où enregistrer pour un fichier une date de fin de licence, un territoire ou une autorisation de droit à l’image, et rien n’empêche un téléchargement quand la licence est terminée. Voir droits des images dans les drives partagés.
• Tailles et formats. Chacun redimensionne et exporte sa propre copie, si bien que le dossier se remplit de variantes qui divergent.
• Versions permanentes. Pour les images importées, l’historique des versions ci-dessus est un outil de récupération avec une date d’expiration, pas un registre du fichier qui a été validé.
• Accès externe par public. Partager un dossier avec un distributeur lui donne tout ce qu’il contient, en pleine taille.

Un cas typique : un éditeur de logiciels B2B conserve les logos de ses clients, les photos d’événements et les captures d’écran de ses produits dans un drive partagé. Les commerciaux ne savent pas pour quels logos de clients ils ont l’autorisation, l’équipe événementiel ne retrouve pas les photos de l’an dernier sans connaître le dossier, et le site web utilise une capture d’écran qui a été remplacée deux fois depuis.

Les drives partagés dans Freedam

Les fichiers de travail peuvent rester sur le drive partagé. Freedam conserve les images validées et les fichiers finalisés dont ont besoin les personnes extérieures à l’équipe de création.

• Un administrateur peut connecter un dossier Google Drive comme source de données. Freedam y lit sans jamais y écrire. Chaque rafraîchissement ne télécharge que ce qui a changé : les nouveaux fichiers sont ajoutés, les fichiers modifiés deviennent une nouvelle version du même média, et les fichiers supprimés de Drive sont archivés par défaut, de sorte qu’ils peuvent être restaurés s’ils réapparaissent.
• Les dossiers peuvent être associés à des collections, et un catalogue CSV ou XLSX au même endroit peut fournir les métadonnées de chaque fichier.
• Les fichiers importés passent par les mêmes étapes que les imports : les données Exif et IPTC sont lues, les aperçus sont générés, et l’IA ajoute des tags, une légende et le texte présent dans l’image.
• Une fois dans la photothèque, les images portent des politiques de droits, se téléchargent dans les tailles que chaque personne peut obtenir et conservent leur historique de versions.

Voir Freedam et Google Drive et le guide pour migrer du stockage cloud vers un DAM.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un drive partagé et Mon Drive ?

Les fichiers de Mon Drive appartiennent à la personne qui les a créés, même s’ils sont partagés. Les fichiers d’un drive partagé appartiennent à l’organisation, ils restent donc quand un membre s’en va, et l’accès vient de l’appartenance au drive partagé.

Combien de fichiers un drive partagé Google peut-il contenir ?

500 000 éléments, en comptant les fichiers, les dossiers, les raccourcis et tout ce qui est dans la corbeille. Les dossiers peuvent être imbriqués sur 100 niveaux.

Un drive partagé suffit-il pour des images marketing ?

Pour une petite bibliothèque utilisée par une seule équipe, souvent oui. Quand des personnes extérieures à l’équipe doivent trouver des images par leur contenu, vérifier les droits d’usage ou télécharger différentes tailles, un drive partagé a besoin d’une photothèque à ses côtés.