Arborescence de dossiers

Façons courantes de structurer les dossiers

Premier niveau par	Exemple de chemin	Fonctionne bien pour	Montre ses limites quand
Date	2026 / 03 / Trade show	Archives photo, événements	On cherche par produit ou par campagne, pas par date
Campagne ou projet	Campaigns / Spring launch / Social	Agences, équipes de campagne	Un média est réutilisé dans une campagne ultérieure
Client ou marque	Clients / Acme / Brochures	Agences, groupes multimarques	Des médias sont partagés entre marques
Type de média	Photos / Videos / Logos / Documents	Petites photothèques	Les volumes augmentent et chaque dossier de type exige ses propres sous-dossiers
Produit	Products / Pumps / P-200 / Packshots	Fabricants, distributeurs	Des produits sont renommés ou changent de gamme
Service	Sales / Marketing / HR	Documents internes	Les services se réorganisent, ou partagent les mêmes fichiers

Bonnes pratiques pour une arborescence

• Gardez-la peu profonde. Trois ou quatre niveaux suffisent pour la plupart des photothèques. Chaque niveau supplémentaire est un clic de plus, et une arborescence plus profonde conduit les gens à ranger le même type de média à des endroits différents.
• Convenez d’abord du premier niveau. C’est le plus difficile à changer ensuite. Choisissez la dimension selon laquelle la plupart des gens parcourent.
• Nommez les dossiers de façon cohérente. Même langue, même format de date, même casse. Les règles d’une convention de nommage des fichiers s’appliquent aussi aux dossiers.
• Surveillez la longueur des chemins. Microsoft documente une limite de 400 caractères pour le chemin complet, noms de dossiers compris, dans SharePoint et OneDrive, et beaucoup d’outils Windows s’arrêtent encore à 260. Les arborescences profondes aux noms longs atteignent ces limites pendant les migrations et les synchronisations.
• Séparez le travail en cours des fichiers validés. Un dossier de médias finaux et validés se partage plus facilement qu’un dossier où les brouillons côtoient les versions finales.
• Évitez les dossiers personnels dans les espaces partagés. « Les affaires d’Anna » restent après le départ d’Anna.
• Archivez plutôt que supprimer. Déplacez les projets terminés vers une branche d’archives pour que l’arborescence courante reste courte.

Dossiers, métadonnées et collections

La faiblesse de toute arborescence est qu’un fichier n’a qu’un seul emplacement. Une photo produit utilisée dans la campagne de printemps, le catalogue français et le kit partenaire doit être copiée dans trois dossiers, ou laissée dans un seul où deux équipes sur trois ne regarderont pas. Les copies divergent ensuite quand l’une est retouchée ou remplacée.

	Dossiers	Métadonnées	Collections
Combien d’emplacements par fichier	Un	Un nombre quelconque de valeurs	Un nombre quelconque de collections
Comment on trouve les fichiers	En parcourant le chemin	Recherche et filtres	En parcourant un groupe constitué
Convient pour	Une classification unique et stable	Chaque attribut par lequel on cherche : produit, marché, droits, type	Campagnes, kits, présélections, projets
Faible pour	Les médias qui appartiennent à plusieurs catégories	Parcourir sans savoir quoi filtrer	La classification sur toute la photothèque

Un DAM combine généralement les deux derniers : des métadonnées issues d’une taxonomie pour la classification, et des collections pour les groupes que les gens constituent dans un but précis. La navigation façon dossiers reste possible, mais le fichier ne dépend plus d’elle pour être trouvé.

Faire passer une arborescence dans un DAM

1. Faites l’inventaire de l’arborescence. Listez les deux ou trois premiers niveaux et ce que chacun signifie.
2. Faites correspondre les noms de dossiers à des champs. Un chemin 2026 / France / Packshots contient trois informations : l’année, le marché et le type de média. Chacune devient un champ de métadonnées.
3. Décidez quels dossiers deviennent des collections. Les dossiers de campagne et de projet le deviennent en général ; les dossiers de date et de type deviennent plutôt des filtres.
4. Supprimez les doublons. Les copies d’un même fichier dans plusieurs dossiers deviennent un seul média dans plusieurs collections. Voir détection de doublons.
5. Figez l’ancienne arborescence. Passez le drive partagé en lecture seule une fois l’import vérifié, pour que deux photothèques ne grandissent pas côte à côte.

Le guide sur la migration du stockage cloud vers un DAM détaille le processus.

L’arborescence de dossiers dans Freedam

• Les collections sont imbriquées. Un administrateur définit des types de collection qui fixent le nombre de niveaux d’un type, le nom de chaque niveau (par exemple Campagne, Canal, Livrable), si des médias peuvent se trouver à chaque niveau, et quels champs de métadonnées chaque niveau affiche.
• Un média peut appartenir à plusieurs collections à la fois : la campagne de printemps et le kit partenaire peuvent donc partager le même fichier.
• Les règles de collection classent automatiquement les nouveaux médias selon un chemin construit à partir de leurs métadonnées, comme Campaigns / {year:created_at} / {campaign}, et créent les collections qui n’existent pas encore.
• Mes collections donne à chaque utilisateur un ensemble privé de collections imbriquées pour les présélections et le travail en cours.
• Les sources de données importent depuis des serveurs WebDAV, des buckets S3 et Google Drive, et peuvent placer les fichiers de chaque dossier analysé dans une collection.
• Les recherches enregistrées conservent une combinaison de mots-clés et de filtres, ce qui fonctionne comme un dossier dont le contenu se met à jour tout seul. Voir la photothèque et la documentation sur les collections.

Questions fréquentes

Quelle est la meilleure arborescence pour des médias marketing ?

Il n’y en a pas une seule. Pour la plupart des équipes marketing, un premier niveau par campagne ou par produit, un deuxième par canal ou par type de média, et des archives séparées fonctionnent mieux qu’une structure par date ou par service. Limitez-vous à trois ou quatre niveaux et enregistrez le reste sous forme de métadonnées.

Quelle profondeur donner à une arborescence ?

Trois ou quatre niveaux. Au-delà, les gens cessent de parcourir et se mettent à chercher, et des personnes différentes rangent le même type de média dans des branches différentes.

Les DAM utilisent-ils des dossiers ?

La plupart proposent une navigation façon dossiers, souvent appelée collections, mais ne s’appuient pas dessus. Les fichiers se trouvent par les métadonnées et la recherche, et un même fichier peut apparaître dans plusieurs collections sans être copié.