Estructura de carpetas

Formas habituales de estructurar las carpetas

Nivel superior por	Ruta de ejemplo	Funciona bien para	Deja de funcionar cuando
Fecha	2026 / 03 / Trade show	Archivos de fotos, eventos	Las personas buscan por producto o campaña, no por fecha
Campaña o proyecto	Campaigns / Spring launch / Social	Agencias, equipos de campaña	Un recurso se reutiliza en una campaña posterior
Cliente o marca	Clients / Acme / Brochures	Agencias, grupos con varias marcas	Los recursos se comparten entre marcas
Tipo de recurso	Photos / Videos / Logos / Documents	Bibliotecas pequeñas	Crecen los volúmenes y cada carpeta de tipo necesita sus propias subcarpetas
Producto	Products / Pumps / P-200 / Packshots	Fabricantes, minoristas	Los productos cambian de nombre o pasan de una gama a otra
Departamento	Sales / Marketing / HR	Documentos internos	Los departamentos se reorganizan o comparten los mismos archivos

Buenas prácticas para la estructura de carpetas

• Mantenla poco profunda. Tres o cuatro niveles bastan para la mayoría de las bibliotecas. Cada nivel adicional es un clic, y un árbol más profundo lleva a que las personas archiven el mismo tipo de recurso en lugares distintos.
• Acuerda primero el nivel superior. Es el más difícil de cambiar después. Elige la dimensión por la que la mayoría de las personas navegan.
• Nombra las carpetas de forma coherente. El mismo idioma, el mismo formato de fecha, el mismo uso de mayúsculas y minúsculas. Las reglas de una convención de nomenclatura de archivos también se aplican a las carpetas.
• Vigila la longitud de la ruta. Microsoft documenta un límite de 400 caracteres para la ruta completa, incluidos los nombres de carpeta, en SharePoint y OneDrive, y muchas herramientas de Windows todavía se detienen en 260. Los árboles profundos con nombres largos alcanzan estos límites durante las migraciones y las sincronizaciones.
• Separa el trabajo en curso de los archivos aprobados. Una carpeta de recursos finales y aprobados es más fácil de compartir que una en la que los borradores están junto a ellos.
• Evita las carpetas personales en los espacios compartidos. «Cosas de Ana» se queda cuando Ana se va.
• Archiva en lugar de eliminar. Mueve los proyectos terminados a una rama de archivo para que el árbol actual siga siendo corto.

Carpetas, metadatos y colecciones

El punto débil de cualquier estructura de carpetas es que cada archivo tiene una única ubicación. Una foto de producto usada en la campaña de primavera, en el catálogo francés y en el kit para socios tiene que copiarse en tres carpetas, o dejarse en una donde dos de los tres equipos no mirarán. Las copias se van desajustando cuando una se retoca o se sustituye.

	Carpetas	Metadatos	Colecciones
Cuántos lugares por archivo	Uno	Cualquier número de valores	Cualquier número de colecciones
Cómo se encuentran los archivos	Navegando por la ruta	Buscando y filtrando	Navegando por un grupo seleccionado
Bueno para	Una clasificación única y estable	Todos los atributos por los que la gente busca: producto, mercado, derechos, tipo	Campañas, kits, preselecciones, proyectos
Débil en	Recursos que pertenecen a varias categorías	Navegar sin saber qué filtrar	Clasificación en toda la biblioteca

Un DAM suele combinar los dos últimos: metadatos extraídos de una taxonomía para clasificar, y colecciones para los grupos que las personas reúnen con un propósito. La navegación al estilo de carpetas sigue existiendo, pero el archivo ya no depende de ella para encontrarse.

Cómo trasladar una estructura de carpetas a un DAM

1. Haz un inventario del árbol. Enumera los dos o tres primeros niveles y qué significa cada uno.
2. Asigna los nombres de carpeta a campos. Una ruta 2026 / France / Packshots contiene tres datos: año, mercado y tipo de recurso. Cada uno se convierte en un campo de metadatos.
3. Decide qué carpetas se convierten en colecciones. Las carpetas de campaña y de proyecto suelen hacerlo; las de fecha y tipo suelen convertirse en filtros.
4. Elimina los duplicados. Las copias del mismo archivo en varias carpetas se convierten en un solo recurso en varias colecciones. Consulta la detección de duplicados.
5. Congela el árbol antiguo. Pon la unidad compartida en modo de solo lectura una vez comprobada la importación, para que dos bibliotecas no crezcan en paralelo.

La guía sobre cómo migrar del almacenamiento en la nube a un DAM trata el proceso con más detalle.

Estructura de carpetas en Freedam

• Las colecciones se anidan. Un administrador define tipos de colección que establecen cuántos niveles tiene un tipo, cómo se llama cada nivel (por ejemplo, Campaña, Canal, Entregable), si los recursos pueden estar en cada nivel y qué campos de metadatos muestra cada nivel.
• Un recurso puede pertenecer a varias colecciones a la vez, de modo que la campaña de primavera y el kit para socios pueden compartir el mismo archivo.
• Las reglas de colección archivan automáticamente los recursos nuevos según una ruta construida a partir de sus metadatos, como Campaigns / {year:created_at} / {campaign}, y crean las colecciones que todavía no existen.
• Mis colecciones da a cada usuario un conjunto privado de colecciones anidadas para preselecciones y trabajo en curso.
• Las fuentes de datos importan desde servidores WebDAV, buckets de S3 y Google Drive, y pueden colocar en una colección los archivos de cada carpeta analizada.
• Las búsquedas guardadas conservan una combinación de palabras clave y filtros, que funciona como una carpeta cuyo contenido se actualiza solo. Consulta la biblioteca de recursos y la documentación sobre colecciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor estructura de carpetas para los recursos de marketing?

No hay una única mejor. Para la mayoría de los equipos de marketing, un nivel superior por campaña o producto, un segundo nivel por canal o tipo de recurso y un archivo aparte funcionan mejor que una estructura por fecha o departamento. Mantén tres o cuatro niveles y registra el resto como metadatos.

¿Qué profundidad debe tener una estructura de carpetas?

Tres o cuatro niveles. Más allá, las personas dejan de navegar y empiezan a buscar, y personas distintas archivan el mismo tipo de recurso en ramas distintas.

¿Los DAM usan carpetas?

La mayoría ofrece una navegación al estilo de carpetas, que a menudo se llama colecciones, pero no depende de ella. Los archivos se encuentran por metadatos y por búsqueda, y un mismo archivo puede aparecer en varias colecciones sin copiarse.