Esquema de metadatos

Qué contiene la definición de un campo

Un esquema es una lista de definiciones de campos. Cada una debería responder a las mismas preguntas:

Propiedad	Pregunta a la que responde	Ejemplo
Clave	¿Cuál es el nombre estable y legible por máquina del campo?	product_line
Etiqueta	¿Qué ven las personas, en cada idioma?	Línea de producto / Produktlinje
Definición	¿Qué significa exactamente?	La gama a la que pertenece el producto en el catálogo actual
Tipo de dato	¿Texto, número, fecha, sí/no o un término de una lista?	Término de una lista
Valores permitidos	¿Qué valores son válidos?	El vocabulario «Líneas de producto»
Cardinalidad	¿Un valor o varios?	Uno
Obligatoriedad	¿Obligatorio, obligatorio en algunos casos u opcional?	Obligatorio para las fotos de producto
Ámbito	¿Qué tipos de recurso lo usan?	Fotos de producto y fichas técnicas
Origen	¿Quién o qué lo rellena?	Importación del catálogo de productos
Responsable	¿Quién decide los cambios?	Marketing de producto

Cuando se escribe, esta tabla suele llamarse diccionario de datos. Sin uno, dos equipos usarán el mismo campo para cosas distintas en el plazo de un año.

Esquemas de metadatos y estándares de metadatos

Un estándar de metadatos es un esquema, o parte de uno, publicado para que lo compartan muchas organizaciones. Hay cuatro tipos, y el esquema de un DAM suele basarse en varios:

• Los estándares de estructura definen un conjunto de campos. Dublin Core (ISO 15836) es el general. Los metadatos fotográficos IPTC cubren las fotos, EBUCore y PBCore cubren los medios de radiodifusión, y PREMIS cubre la preservación digital.
• Los estándares de valores definen los valores permitidos: ISO 8601 para las fechas, ISO 3166-1 para los códigos de país, BCP 47 para las etiquetas de idioma, y tus propios vocabularios controlados y taxonomías para todo lo específico del negocio.
• Los estándares de contenido definen cómo se escriben los valores: el estilo de los pies de foto, el formato de los nombres de personas, qué nombre de producto es el canónico.
• Los estándares de formato definen cómo se almacenan e intercambian los metadatos: XMP dentro de los archivos, EXIF para los datos de cámara, JSON mediante una API, CSV para las ediciones masivas.

El esquema de una empresa rara vez es un solo estándar adoptado por completo. Son los campos propios de la empresa, con listas de valores estándar cuando existen, y una asignación (una tabla de equivalencias o crosswalk) desde estándares incrustados, como IPTC, a sus propios campos, para que no se pierdan los valores de los archivos importados.

Un ejemplo de esquema de metadatos

Un fabricante B2B con fotos de producto, presentaciones de ventas y videos podría definir:

• Compartidos por todos los recursos: tipo de recurso, línea de producto, región, idioma, derechos de uso, responsable.
• Fotos de producto: producto (depende de la línea de producto), SKU, color, ángulo, fotógrafo, fecha de la sesión.
• Presentaciones de ventas: público, fecha de revisión, confidencialidad.
• Videos: duración (leída del archivo), idiomas de los subtítulos, personas que aparecen.

La entrada sobre metadatos enumera los principios de diseño en que se basan decisiones como estas. El resto de esta entrada trata de mantener en buen estado un esquema una vez que existe.

Mantenimiento de un esquema

• Claves estables. Las integraciones, las exportaciones y las reglas de automatización se refieren a la clave, no a la etiqueta. Cambia las etiquetas libremente; cambia las claves solo con un plan de migración.
• Los cambios de tipo requieren una comprobación de datos. Convertir un campo de texto en una fecha o en una lista rompe todos los valores que no encajan. Cuenta antes los recursos afectados.
• Retira antes de eliminar. Averigua qué depende de un campo (filtros, reglas, búsquedas guardadas, integraciones) antes de quitarlo, y decide qué ocurre con sus valores.
• Revisa según el uso. Una vez al año, compara el esquema con los registros de búsqueda y de filtros. Los campos por los que nadie filtra son candidatos a eliminarse; los términos que la gente escribe en la búsqueda sin encontrar un campo son candidatos a añadirse.
• Un responsable por campo. Alguien debe poder decir qué significa el campo y aprobar los valores nuevos.

Esquemas de metadatos en Freedam

• Los administradores definen campos por clase de recurso, de modo que las fotos de producto, los documentos y los videos tienen cada uno sus propios campos. Una clase de recurso puede duplicarse para crear una nueva.
• Cada campo tiene una clave estable, una etiqueta que puede traducirse a cada idioma del espacio de trabajo, uno de ocho tipos (texto, texto largo, número, decimal, sí/no, fecha, JSON o vocabulario) y ajustes para obligatorio, valor predeterminado, texto de ayuda, ocultar cuando está vacío, valores multilingües e información confidencial. Consulta las definiciones de metadatos.
• Los vocabularios son planos o jerárquicos, pueden importarse desde CSV o Excel en varios idiomas, y un campo de vocabulario puede depender de otro, de modo que el campo de producto solo ofrece los productos de la línea elegida.
• El Estudio de formularios distribuye los campos en secciones y columnas, y las reglas de campo muestran, ocultan o hacen obligatorio un campo según los valores de otros.
• Al cambiar el tipo de un campo, primero se cuentan los recursos afectados y se bloquea una conversión que perdería datos. Un campo no puede eliminarse mientras una regla, una página o una fuente de datos lo sigan usando.
• Los recursos a los que les falta un campo obligatorio muestran un aviso de Metadatos incompletos que enumera los campos vacíos. La página de la biblioteca de recursos ofrece una vista general.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un esquema de metadatos y los estándares de metadatos?

Un esquema de metadatos es el conjunto de campos que usa un sistema o una organización. Un estándar de metadatos es un esquema o una lista de valores publicados para un uso compartido, como Dublin Core, IPTC o ISO 3166. La mayoría de los esquemas combinan campos propios de la empresa con campos estándar.

¿Cuál es un ejemplo de esquema de metadatos?

Dublin Core es uno publicado, con 15 campos. El esquema de una empresa para fotos de producto podría contener tipo de recurso, línea de producto, producto, SKU, color, región, fotógrafo y derechos de uso, cada uno con un tipo y una lista de valores permitidos.

¿Cuántos campos debe tener un esquema de metadatos?

Los menos posibles que cubran las búsquedas que la gente realmente hace. En las bibliotecas de marketing suelen ser de cinco a diez campos compartidos, más unos pocos por tipo de recurso.