Schéma de métadonnées

Ce que contient la définition d’un champ

Un schéma est une liste de définitions de champs. Chacune devrait répondre aux mêmes questions :

Propriété	Question à laquelle elle répond	Exemple
Clé	Quel est le nom stable et lisible par une machine du champ ?	product_line
Libellé	Que voient les gens, dans chaque langue ?	Product line / Produktlinje
Définition	Que signifie-t-il exactement ?	La gamme à laquelle le produit appartient dans le catalogue actuel
Type de données	Texte, nombre, date, oui/non, ou terme d’une liste ?	Terme d’une liste
Valeurs autorisées	Quelles valeurs sont valides ?	Le vocabulaire « Product lines »
Cardinalité	Une valeur ou plusieurs ?	Une
Obligation	Obligatoire, obligatoire dans certains cas, ou facultatif ?	Obligatoire pour les photos produit
Périmètre	Quels types de médias l’utilisent ?	Photos produit et fiches techniques
Source	Qui ou quoi le remplit ?	Import du catalogue produit
Responsable	Qui décide des modifications ?	Marketing produit

Une fois rédigé, ce tableau s’appelle généralement un dictionnaire de données. Sans lui, deux équipes utiliseront le même champ pour des choses différentes en moins d’un an.

Schémas de métadonnées et standards de métadonnées

Un standard de métadonnées est un schéma, ou une partie de schéma, publié pour être partagé par de nombreuses organisations. Il en existe quatre sortes, et un schéma de DAM s’inspire généralement de plusieurs :

• Les standards de structure définissent un ensemble de champs. Le Dublin Core (ISO 15836) est le standard général. Les métadonnées photo IPTC couvrent les photos, EBUCore et PBCore les médias audiovisuels, et PREMIS la préservation numérique.
• Les standards de valeurs définissent les valeurs autorisées : ISO 8601 pour les dates, ISO 3166-1 pour les codes pays, BCP 47 pour les balises de langue, et vos propres vocabulaires contrôlés et taxonomies pour tout ce qui est propre à l’entreprise.
• Les standards de contenu définissent la façon d’écrire les valeurs : style des légendes, format des noms de personnes, nom de produit de référence.
• Les standards de format définissent comment les métadonnées sont stockées et échangées : XMP dans les fichiers, EXIF pour les données d’appareil, JSON par une API, CSV pour les modifications en lot.

Le schéma d’une entreprise est rarement un standard adopté en bloc. Ce sont les champs propres à l’entreprise, avec des listes de valeurs standard quand il en existe, et une correspondance (une table de correspondance, ou crosswalk) entre les standards intégrés comme l’IPTC et ses propres champs, afin que les valeurs des fichiers importés ne soient pas perdues.

Un exemple de schéma de métadonnées

Un fabricant B2B qui possède des photos produit, des présentations commerciales et des vidéos pourrait définir :

• Communs à tous les médias : type de média, gamme de produits, région, langue, droits d’utilisation, responsable.
• Photos produit : produit (dépend de la gamme), SKU, couleur, angle, photographe, date du shooting.
• Présentations commerciales : public, date de revue, confidentialité.
• Vidéos : durée (lue dans le fichier), langues des sous-titres, personnes montrées.

L’entrée métadonnées liste les principes de conception derrière des choix comme ceux-ci. La suite de cette entrée porte sur le maintien d’un schéma en état de marche une fois qu’il existe.

Maintenir un schéma

• Des clés stables. Les intégrations, les exports et les règles d’automatisation se réfèrent à la clé, pas au libellé. Renommez les libellés librement ; ne changez les clés qu’avec un plan de migration.
• Les changements de type exigent un contrôle des données. Transformer un champ texte en date ou en liste casse toutes les valeurs qui ne conviennent pas. Comptez d’abord les médias concernés.
• Retirer avant de supprimer. Trouvez ce qui dépend d’un champ (filtres, règles, recherches enregistrées, intégrations) avant de le supprimer, et décidez de ce qu’il advient de ses valeurs.
• Réviser selon l’usage. Une fois par an, comparez le schéma aux journaux de recherche et de filtres. Les champs sur lesquels personne ne filtre sont candidats à la suppression ; les termes que les gens saisissent dans la recherche sans trouver de champ sont candidats à l’ajout.
• Un responsable par champ. Quelqu’un doit pouvoir dire ce que le champ signifie et valider les nouvelles valeurs.

Les schémas de métadonnées dans Freedam

• Les administrateurs définissent les champs par classe de média : les photos produit, les documents et les vidéos ont chacun leurs propres champs. Une classe de média peut être dupliquée pour en démarrer une nouvelle.
• Chaque champ a une clé stable, un libellé traduisible dans chaque langue de l’espace de travail, l’un de huit types (texte, texte long, nombre, décimal, oui/non, date, JSON ou vocabulaire), et des réglages pour l’obligation, la valeur par défaut, le texte d’aide, le masquage quand il est vide, les valeurs multilingues et les informations sensibles. Voir définitions de métadonnées.
• Les vocabulaires sont plats ou hiérarchiques, peuvent être importés depuis CSV ou Excel en plusieurs langues, et un champ de vocabulaire peut dépendre d’un autre : le champ produit ne propose alors que les produits de la gamme choisie.
• Form Studio dispose les champs en sections et en colonnes, et les règles de champs affichent, masquent ou rendent obligatoire un champ selon les valeurs d’autres champs.
• Changer le type d’un champ compte d’abord les médias concernés et bloque une conversion qui ferait perdre des données. Un champ ne peut pas être supprimé tant qu’une règle, une page ou une source de données l’utilise encore.
• Les médias dont un champ obligatoire est manquant affichent un avis Métadonnées incomplètes qui liste les champs vides. La page de la photothèque en donne une vue d’ensemble.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un schéma de métadonnées et des standards de métadonnées ?

Un schéma de métadonnées est l’ensemble de champs qu’utilise un système ou une organisation. Un standard de métadonnées est un schéma ou une liste de valeurs publié pour un usage partagé, comme le Dublin Core, l’IPTC ou l’ISO 3166. La plupart des schémas combinent des champs propres à l’entreprise et des champs standard.

Quel est un exemple de schéma de métadonnées ?

Le Dublin Core en est un, publié, de 15 champs. Un schéma d’entreprise pour des photos produit pourrait contenir le type de média, la gamme de produits, le produit, le SKU, la couleur, la région, le photographe et les droits d’utilisation, chacun avec un type et une liste de valeurs autorisées.

Combien de champs un schéma de métadonnées doit-il avoir ?

Autant qu’il en faut pour couvrir les recherches que les gens font réellement. Pour des photothèques marketing, c’est souvent cinq à dix champs communs, plus quelques-uns par type de média.