Define lo que puede hacer cada rol, decide qué recursos puede ver y descargar cada persona, y gestiona cómo se incorporan las personas, desde las invitaciones hasta el inicio de sesión único.
Una etiqueta Team o Business indica el plan más básico que incluye una función; las demás están en todos los planes, incluido el Gratuito.
Cada rol define cada permiso como Heredar, Permitir o Denegar, y un rol hijo toma de su rol padre lo que no define. Cuando una persona tiene varios roles, un Denegar en cualquiera de ellos prevalece. La vista Efectivo muestra el resultado final de cada rol antes de guardar.
Cada regla combina condiciones sobre el usuario, como el rol, con filtros de recursos, como la clase de recurso, y define la visibilidad, el tipo de vista previa, los tamaños de descarga y la edición con IA. Una regla puede mostrar una vista previa con marca de agua, exigir que se confirme un mensaje antes de descargar u ofrecer un botón Solicitar acceso. El probador de acceso muestra qué regla se aplica.
Las reglas de acceso definen niveles de descarga desde Miniatura (128 px) hasta Original. Las imágenes se descargan en los tamaños que marques, el video y el audio solo cuando se incluye Original, y los documentos de Office como vista previa en PDF, con el archivo fuente editable solo cuando se incluye Original. Una vista previa con marca de agua bloquea la descarga de los archivos que no son imágenes.
Activa Google, Microsoft o ambos, y cada uno añade un botón de inicio de sesión a la página de acceso. Tú eliges si el primer inicio de sesión crea una cuenta y con qué rol, y una lista de dominios de correo permitidos deja fuera las direcciones personales. Exigir inicio de sesión único convierte el SSO en la única forma de entrar para todos, salvo los administradores.
Los ajustes de acceso activan o desactivan las invitaciones y el registro libre. Con la acreditación activada, quienes se registran completan un formulario de solicitud y no ven ningún recurso hasta que un administrador los aprueba. Puedes limitar el registro a tus dominios de correo y dar a los nuevos usuarios un rol predeterminado, o un rol distinto por dominio de correo.
Pega una o varias direcciones de correo, elige el rol que recibirán los usuarios invitados, añade un mensaje personal y define cuántos días sigue siendo válido el enlace (7 de forma predeterminada). La página Invitaciones muestra cada invitación como Pendiente, Aceptada o Cancelada y te permite reenviarla o cancelarla.
Los nuevos registros con acreditación y las personas que piden reactivar una cuenta inactiva llegan a la cola de solicitudes de usuarios con el motivo de su solicitud y su patrocinador. Los revisores aprueban o rechazan cada solicitud, eligen el rol, pueden definir una fecha de caducidad de la cuenta y pueden enviar un mensaje al solicitante.
Los grupos pueden contener subgrupos, así que puedes reproducir departamentos, equipos o regiones, y los reordenas arrastrando y soltando. Añade o quita miembros de uno en uno o de forma masiva, envía un correo electrónico a todos los miembros desde el menú del grupo y comparte recursos internamente con todo un grupo.
La página Usuarios lista cada cuenta con su rol, su estado, su último inicio de sesión y su fecha de caducidad, con filtros por rol y estado. Puedes importar muchos usuarios desde un archivo CSV, definir la fecha en la que se desactiva una cuenta y cambiar un estado o desactivar una cuenta desde su menú Acciones.
Antes de eliminar una cuenta, la ventana Eliminar usuario cuenta lo que la persona tiene a su nombre y pide un nuevo propietario. Los recursos, las colecciones, los enlaces compartidos, las reglas de acceso y las plantillas pasan a esa persona, y los enlaces ya enviados siguen funcionando. Los datos personales, como las búsquedas guardadas, se eliminan. Si en lugar de eso desactivas la cuenta, todo se mantiene en su lugar.
En cualquier pantalla de administración, ve el formulario que tienes abierto, explica los ajustes, revisa un formulario antes de guardar y averigua por qué alguien no puede ver un recurso. Los cambios propuestos, como un rol nuevo o una regla de acceso, muestran los valores de antes y de después, solo se aplican cuando los confirmas y se pueden deshacer durante 24 horas.
Cada persona elige un idioma de la interfaz en sus ajustes o en su menú de usuario, y la página cambia al instante. Los administradores eligen qué idiomas están activos y cuál es el predeterminado para los nuevos usuarios. Los idiomas de contenido para los campos multilingües, la traducción y la búsqueda se configuran por separado y abarcan una lista más amplia.
Elige la vista predeterminada, el orden, la cantidad de resultados por página y qué campos aparecen bajo una tarjeta o como columnas de la lista. Los valores predeterminados llegan a todas las cuentas que no han cambiado su propia galería, incluidas las nuevas y los visitantes de enlaces compartidos públicos. También puedes borrar las preferencias personales de todos para que todo el espacio de trabajo los siga.
Los ajustes del sistema agrupan los parámetros del espacio de trabajo, como los límites de importación y los ajustes de los enlaces compartidos, en categorías en las que se puede buscar. Los cambios quedan pendientes hasta que los guardas. La pestaña Historial de cambios lista cada valor anterior y nuevo con quién lo cambió y cuándo, y la configuración se exporta a un archivo JSON como copia de seguridad o para una migración.
Empieza gratis · 30 días de funciones de pago · Sin tarjeta
Crea un espacio de trabajo, importa unos cientos de recursos y ve cómo funcionan la búsqueda, el uso compartido y las aprobaciones para tu equipo.
