Définissez ce que chaque rôle peut faire, décidez quels médias chaque personne peut voir et télécharger, et gérez la façon dont les gens rejoignent l'espace de travail, des invitations à l'authentification unique.
Une étiquette Team ou Business indique à partir de quel plan la fonctionnalité est incluse ; les autres sont disponibles dans tous les plans, y compris le plan Gratuit.
Chaque rôle règle chaque permission sur Hériter, Autoriser ou Refuser, et un rôle enfant reprend de son rôle parent ce qu'il ne définit pas. Quand une personne a plusieurs rôles, un Refuser sur l'un d'eux l'emporte. La vue Effectif montre ce que chaque rôle obtient au final avant que vous n'enregistriez.
Chaque règle combine des conditions sur les utilisateurs, comme le rôle, avec des filtres sur les médias, comme la classe de médias, et définit la visibilité, le type d'aperçu, les tailles de téléchargement et la retouche IA. Une règle peut afficher un aperçu filigrané, exiger qu'on confirme avoir lu un message avant de télécharger ou proposer un bouton Demander l'accès. Le testeur d'accès montre quelle règle s'applique.
Les règles d'accès définissent des niveaux de téléchargement, de Vignette (128 px) à Original. Les images se téléchargent aux tailles cochées, la vidéo et l'audio seulement quand Original est inclus, et les documents Office sous forme d'aperçu PDF, avec le fichier source modifiable seulement quand Original est inclus. Un aperçu filigrané bloque le téléchargement des fichiers qui ne sont pas des images.
Activez Google, Microsoft ou les deux : chacun ajoute un bouton de connexion à la page de connexion. Vous choisissez si une première connexion crée un compte, et avec quel rôle, et une liste de domaines email autorisés tient les adresses personnelles à l'écart. L'option Imposer l'authentification unique fait du SSO le seul moyen de connexion pour tous, sauf pour les administrateurs.
Les paramètres d'accès activent ou désactivent les invitations et l'inscription libre. Avec l'accréditation activée, les personnes qui s'inscrivent remplissent un formulaire de demande et ne voient aucun média tant qu'un administrateur n'a pas validé leur inscription. Vous pouvez limiter l'inscription à vos domaines email et attribuer un rôle par défaut aux nouveaux utilisateurs, ou un rôle différent par domaine email.
Collez une ou plusieurs adresses email, choisissez le rôle des personnes invitées, ajoutez un message personnel et fixez le nombre de jours de validité du lien (7 par défaut). La page Invitations liste chaque invitation comme En attente, Acceptée ou Annulée, et vous permet de la renvoyer ou de l'annuler.
Les nouvelles inscriptions soumises à accréditation et les personnes qui demandent la réactivation d'un compte inactif arrivent dans la file Demandes utilisateur, avec leur motif et leur sponsor. Les valideurs valident ou refusent chaque demande, choisissent le rôle, peuvent fixer une date d'expiration du compte et envoyer un message au demandeur.
Les groupes peuvent contenir des sous-groupes, pour reproduire vos services, équipes ou régions, et vous les réordonnez par glisser-déposer. Ajoutez ou retirez des membres un par un ou en masse, envoyez un email à tous les membres depuis le menu du groupe, et partagez des médias en interne avec tout un groupe.
La page Utilisateurs liste chaque compte avec son rôle, son statut, sa dernière connexion et sa date d'expiration, avec des filtres par rôle et par statut. Vous pouvez importer de nombreux utilisateurs depuis un fichier CSV, fixer une date à laquelle le compte sera désactivé, et changer un statut ou désactiver un compte depuis son menu Actions.
Avant la suppression d'un compte, la fenêtre Supprimer l'utilisateur compte ce que possède la personne et demande un nouveau propriétaire. Médias, collections, liens de partage, règles d'accès et templates sont transférés à cette personne, et les liens déjà envoyés continuent de fonctionner. Les données personnelles, comme les recherches enregistrées, sont supprimées. Désactiver le compte, au contraire, laisse tout en place.
Sur chaque écran d'administration, il voit le formulaire ouvert, explique les réglages, vérifie un formulaire avant l'enregistrement et cherche pourquoi une personne ne voit pas un média. Les modifications proposées, comme un nouveau rôle ou une nouvelle règle d'accès, affichent les valeurs avant et après, ne s'appliquent qu'après votre confirmation et peuvent être annulées pendant 24 heures.
Chaque personne choisit la langue de l'interface dans ses réglages ou dans le menu utilisateur, et la page change aussitôt. Les administrateurs choisissent les langues actives et la langue par défaut des nouveaux utilisateurs. Les langues de contenu, utilisées pour les champs multilingues, la traduction et la recherche, se règlent séparément et couvrent une liste plus large.
Choisissez la vue par défaut, l'ordre de tri, le nombre de résultats par page et les champs affichés sous une carte ou en colonnes de liste. Ces réglages s'appliquent à tous les comptes qui n'ont pas modifié leur propre galerie, y compris les nouveaux comptes et les visiteurs des partages publics. Vous pouvez aussi effacer les préférences personnelles de tout le monde pour que tout l'espace de travail les suive.
Les paramètres système regroupent les réglages de l'espace de travail, comme les limites d'import et les réglages des liens de partage, en catégories où l'on peut chercher. Les modifications restent en attente jusqu'à ce que vous les enregistriez. L'onglet Historique des modifications liste chaque ancienne et nouvelle valeur avec l'auteur et la date du changement, et la configuration s'exporte en fichier JSON pour une sauvegarde ou une migration.
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