Lista de comprobación para auditar un DAM

Una biblioteca de un DAM (digital asset management) empeora poco a poco. Nadie importa un duplicado a propósito, y nadie decide dejar que caduque la licencia de una foto mientras la imagen sigue en el portal de marca. Cada problema es pequeño cuando ocurre. Al cabo de un año, la gente busca, obtiene malos resultados y vuelve a pedirle el archivo a un colega.

Una auditoría es una revisión programada de estos problemas. Esta lista cubre las siete áreas que conviene revisar, qué buscar en cada una y con qué frecuencia. Cada punto indica dónde encontrar la respuesta en freedam. En otro DAM, busca el informe equivalente.

Si todavía estás configurando tu biblioteca, empieza por cómo implantar un DAM y las buenas prácticas de metadatos. Vuelve a esta lista cuando la biblioteca lleve un trimestre en uso.

Con qué frecuencia auditar

Divide el trabajo en una revisión trimestral breve y una anual completa.

Una revisión trimestral lleva media jornada a una persona en una biblioteca de decenas de miles de recursos. La revisión anual necesita al responsable de la biblioteca, a alguien de legal o de derechos y a una o dos personas que la usen mucho.

1. Recursos sin usar y duplicados

Los recursos que nadie abre alargan los resultados de búsqueda sin mejorarlos.

• Encuentra los recursos sin usar. Lista los recursos con más de cierto número de días que no han tenido vistas, descargas ni enlaces compartidos y que no están en ninguna colección. En freedam, la página Recursos huérfanos aplica estas condiciones y exporta la lista como CSV para revisarla.
• Encuentra los duplicados. Busca copias exactas e imágenes casi idénticas, como la misma foto exportada en dos tamaños. El Escaneo de duplicados agrupa los archivos exactos y los visualmente similares y te deja conservar uno por grupo.
• Comprueba los archivos reemplazados. Cuando existe una versión más reciente de un logotipo, un packshot o un documento, el antiguo debe guardarse como una versión del recurso nuevo, no como un recurso aparte que sigue apareciendo en la búsqueda.
• Revisa la papelera. Los recursos eliminados esperan en la Papelera para poder restaurarlos. freedam los elimina definitivamente a los 30 días, así que revisa la papelera al menos una vez al mes por si hay archivos eliminados por error.

No elimines en bloque sin que una segunda persona revise la lista. Un recurso sin descargas puede ser la única copia de una imagen de archivo.

2. Calidad de los metadatos

La búsqueda y los filtros solo funcionan tan bien como los metadatos que tienen detrás.

• Encuentra los campos obligatorios vacíos. Elige tus tres o cuatro campos más importantes (tipo de recurso, producto, campaña, derechos de uso) y busca los recursos en los que cada campo está vacío. En freedam, crea un filtro avanzado con el operador Está vacío sobre el campo y corrige los resultados con la edición masiva de metadatos.
• Fusiona los términos duplicados. Revisa cada vocabulario controlado en busca de términos que significan lo mismo, como «Primavera 2026» y «SS26». En freedam, usa Fusionar con… en la página de Vocabularios: todos los recursos que usaban el término antiguo pasan al término que conservas.
• Revisa por muestreo los metadatos de la IA. Abre 20 recursos recientes y lee las etiquetas y descripciones generadas. Corrige a mano las que estén mal. Si los recursos siguen yendo a la clase de recurso equivocada, mejora las descripciones de las clases: freedam se las pasa a la IA cuando etiqueta los recursos automáticamente.
• Comprueba el texto encontrado en las imágenes. Busca un nombre o código de producto que sepas que solo aparece dentro de imágenes. Si esas imágenes no aparecen, comprueba su resolución (consulta la comprobación de OCR).
• Quita los campos que nadie rellena. En la revisión anual, enumera los campos que están vacíos en la mayoría de los recursos. Un campo que nadie usa después de un año debe quitarse o hacerse automático.

3. Búsqueda

Las búsquedas fallidas muestran lo que la gente necesita y no encuentra.

• Lee las búsquedas sin resultados. Cada término es un recurso que falta, un sinónimo que falta o una grafía que tus metadatos no usan. En freedam, la pestaña Búsqueda de las Estadísticas las enumera.
• Lee las búsquedas rescatadas. Son las que al principio no encontraron nada y devolvieron resultados solo mediante una alternativa (corrección de erratas, coincidencia de prefijo o parcial). Señalan nombres y términos que faltan en tus metadatos.
• Comprueba la tasa de clics. Una tasa que baja significa que la gente ve resultados pero no encuentra en ellos lo que quiere.
• Añade los términos que faltan. Añade sinónimos o términos de vocabulario para los fallos frecuentes y vuelve a buscarlos para confirmarlo.

4. Derechos y licencias

Esta es el área donde una comprobación omitida tiene un costo legal.

• Lista las licencias que caducan en los próximos 90 días. Decide para cada una si renovarla o quitar los recursos. En freedam, la página de Derechos filtra las políticas por Próximas a vencer y Vencidas.
• Comprueba que los recursos caducados han salido de circulación. Busca en el portal de marca, en las colecciones públicas y en los enlaces compartidos activos los recursos cuyos derechos han terminado.
• Comprueba los recursos con embargo. Confirma que los recursos con una fecha de publicación futura no son visibles para personas ajenas al proyecto.
• Revisa las descargas bloqueadas y reconocidas. Los Registros de derechos anotan cada decisión de derechos y cada descarga, lo que ayuda cuando necesitas demostrar que se aplicó una restricción.
• Comprueba las autorizaciones de imagen y de propiedad. Para las imágenes de personas, confirma que los registros de consentimiento siguen cubriendo los usos que permites.

5. Usuarios, roles y enlaces compartidos

El acceso se va desajustando cuando la gente cambia de puesto, las agencias terminan proyectos y se reenvían enlaces.

• Desactiva las cuentas inactivas. Ordena la tabla de Usuarios por Último acceso y desactiva las cuentas que no se usan desde hace varios meses, empezando por los usuarios externos.
• Fija fechas de caducidad para los usuarios externos. Las cuentas de agencias y de autónomos deben tener una fecha de caducidad que coincida con el contrato.
• Limpia los enlaces compartidos. En la página de Recursos compartidos públicos, filtra los enlaces inactivos desde hace 30 días o más y revoca los que ya no se necesiten. A los enlaces externos restantes ponles una fecha de caducidad.
• Revisa los roles y los grupos. En la revisión anual, comprueba quién tiene derechos de administrador y si cada grupo de usuarios sigue correspondiendo a un equipo.
• Revisa las integraciones. Revoca los tokens de API que ya no use ninguna integración y comprueba qué asistentes de IA se conectan mediante el servidor MCP.
• Comprueba el portal público. Si tienes un DAM público, cierra la sesión y explóralo como un visitante para confirmar lo que muestra.

6. Uso

Las cifras de uso te dicen de qué producir más y qué dejar de mantener.

• Lista los recursos más usados. Comprueba que estén actualizados, bien etiquetados y disponibles en los formatos que la gente descarga.
• Lista los recursos en tendencia. Un recurso en alza suele estar ligado a una campaña, y conviene añadirlo a la página de inicio del portal o a una colección destacada.
• Comprueba los formatos de descarga. Si la mayoría de la gente descarga originales cuando bastaría una copia lista para web, añade o promueve ese formato.
• Comprueba las colecciones obsoletas. Archiva las colecciones ligadas a campañas terminadas para que dejen de aparecer en la navegación.

En freedam, estas cifras están en la pestaña Contenido de las Estadísticas.

7. Almacenamiento y sistema

• Comprueba la tendencia del almacenamiento. Compara el crecimiento con el trimestre anterior. Un salto repentino suele venir de una importación masiva o de importaciones duplicadas. La página de Sostenibilidad muestra el almacenamiento, el ancho de banda y su huella estimada de CO₂.
• Comprueba las operaciones en segundo plano fallidas. Las importaciones, las ediciones masivas y el procesamiento con IA que fallaron dejan recursos incompletos. En freedam, la página Estado del sistema las enumera.
• Confirma tu política de copias de seguridad y de retención. En la revisión anual, confirma que las copias de seguridad cubren lo que exige tu organización y que se ha probado una restauración. La página de copias de seguridad de freedam describe qué se copia y cómo se prueban las restauraciones.

Registra los resultados

Anota tres cosas después de cada auditoría:

1. Las cifras que comprobaste (recursos sin usar, duplicados, campos obligatorios vacíos, tasa de búsquedas sin resultados, licencias que caducan, usuarios inactivos), para que la próxima auditoría pueda compararlas.
2. Qué cambiaste.
3. Qué necesita una decisión de otra persona, con un nombre y una fecha.

La mayoría de los puntos de esta lista son informes que lees, no trabajo que haces a mano. Una biblioteca con etiquetado automático, vocabularios y fechas de caducidad en los derechos y en las cuentas da una auditoría corta. Una biblioteca que depende de que la gente se acuerde da una auditoría larga.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura una auditoría de un DAM?

Una revisión trimestral lleva alrededor de media jornada a una persona en una biblioteca de decenas de miles de recursos, si el DAM ofrece los informes que se enumeran aquí. Una revisión anual lleva de uno a dos días repartidos en unas semanas, porque las decisiones sobre derechos y accesos necesitan a otras personas.

¿Quién debe encargarse de la auditoría de un DAM?

La encarga el responsable o bibliotecario del DAM. Las preguntas sobre derechos van a legal o a quien gestione las licencias, y las preguntas sobre accesos van a los responsables de los equipos afectados.

¿Debemos eliminar los recursos que nunca se han descargado?

No de forma automática. Revisa primero la lista: el material de archivo, los registros legales y la única copia de una campaña antigua pueden no descargarse nunca y aun así necesitar conservarse. Elimina lo que claramente esté obsoleto y saca el resto de la búsqueda cotidiana.

¿Cuál es la parte más importante de la auditoría de un DAM?

Los derechos y las licencias, porque un recurso usado después de que su licencia haya caducado genera un costo legal. La búsqueda es la segunda, porque las búsquedas fallidas son la principal razón por la que la gente deja de usar un DAM.