Checklist d’audit de DAM

Une photothèque de digital asset management se dégrade lentement. Personne n’importe un doublon exprès, et personne ne décide de laisser expirer la licence d’une photo pendant que l’image reste dans le portail de marque. Chaque problème est minime quand il survient. Au bout d’un an, les gens cherchent, obtiennent de mauvais résultats, et se remettent à demander le fichier à un collègue.

Un audit est un contrôle planifié de ces problèmes. Cette checklist couvre les sept domaines qui valent d’être passés en revue, ce qu’il faut y chercher et à quelle fréquence. Chaque point indique où trouver la réponse dans freedam. Dans un autre DAM, cherchez le rapport équivalent.

Si vous êtes encore en train de configurer votre photothèque, commencez par comment mettre en place un DAM et les bonnes pratiques pour les métadonnées. Revenez à cette liste quand la photothèque est utilisée depuis un trimestre.

À quelle fréquence auditer

Séparez le travail en une revue trimestrielle courte et une revue annuelle complète.

Une revue trimestrielle prend une demi-journée à une personne dans une photothèque de plusieurs dizaines de milliers de médias. La revue annuelle demande le responsable de la photothèque, quelqu’un du service juridique ou des droits, et un ou deux utilisateurs intensifs.

1. Médias inutilisés et doublons

Les médias que personne n’ouvre allongent les résultats de recherche sans les améliorer.

• Repérez les médias inutilisés. Listez les médias plus anciens qu’un nombre de jours donné qui n’ont eu ni consultation, ni téléchargement, ni partage, et qui ne sont dans aucune collection. Dans freedam, la page Médias orphelins applique ces conditions et exporte la liste en CSV pour relecture.
• Repérez les doublons. Cherchez les copies exactes et les images quasi identiques, comme la même photo exportée en deux tailles. Le Scan des doublons regroupe les fichiers identiques ou visuellement proches et vous permet d’en garder un par groupe.
• Vérifiez les fichiers remplacés. Quand une version plus récente d’un logo, d’un packshot ou d’un document existe, l’ancienne doit être stockée comme version du nouveau média, pas comme un média distinct qui apparaît toujours dans la recherche.
• Passez en revue la corbeille. Les médias supprimés attendent dans la Corbeille pour pouvoir être restaurés. freedam les supprime définitivement au bout de 30 jours : vérifiez donc la corbeille au moins une fois par mois pour repérer les fichiers supprimés par erreur.

Ne supprimez pas en masse sans qu’une seconde personne vérifie la liste. Un média sans aucun téléchargement peut être la seule copie d’une image d’archive.

2. Qualité des métadonnées

La recherche et les filtres ne valent que ce que valent les métadonnées qui les alimentent.

• Repérez les champs obligatoires laissés vides. Choisissez vos trois ou quatre champs les plus importants (type de média, produit, campagne, droits d’usage) et cherchez les médias où chacun est vide. Dans freedam, construisez un filtre avancé avec l’opérateur Est vide sur le champ, puis corrigez les résultats avec l’édition en masse des métadonnées.
• Fusionnez les termes en double. Vérifiez dans chaque vocabulaire contrôlé la présence de termes qui veulent dire la même chose, comme « Printemps 2026 » et « PE26 ». Dans freedam, utilisez Fusionner dans… sur la page Vocabulaires : tous les médias qui utilisaient l’ancien terme passent au terme que vous gardez.
• Contrôlez par sondage les métadonnées d’IA. Ouvrez 20 médias récents et lisez les tags et les descriptions générés. Corrigez les mauvais à la main. Si des médias se retrouvent régulièrement dans la mauvaise classe de médias, améliorez les descriptions des classes : freedam les transmet à l’IA quand il tague les médias automatiquement.
• Vérifiez le texte trouvé dans les images. Cherchez un nom de produit ou un code dont vous savez qu’il n’apparaît que dans des images. Si ces images ne reviennent pas, vérifiez leur définition (voir le contrôle OCR).
• Supprimez les champs que personne ne remplit. Lors de la revue annuelle, listez les champs vides sur la plupart des médias. Un champ que personne n’utilise au bout d’un an doit être supprimé ou rendu automatique.

3. Recherche

Les recherches sans résultat montrent ce dont les gens ont besoin et qu’ils ne trouvent pas.

• Lisez les recherches sans résultat. Chaque terme correspond soit à un média manquant, soit à un synonyme manquant, soit à une orthographe que vos métadonnées n’utilisent pas. Dans freedam, l’onglet Recherche des statistiques les liste.
• Lisez les recherches rattrapées. Elles n’avaient d’abord rien trouvé et n’ont renvoyé des résultats que par un mécanisme de repli (correction de faute de frappe, correspondance de préfixe ou partielle). Elles pointent des noms et des termes absents de vos métadonnées.
• Vérifiez le taux de clic. Un taux qui baisse signifie que les gens voient des résultats mais n’y trouvent pas ce qu’ils veulent.
• Ajoutez les termes manquants. Ajoutez des synonymes ou des termes de vocabulaire pour les échecs fréquents, puis relancez les recherches pour confirmer.

4. Droits et licences

C’est le domaine où un contrôle manqué a un coût juridique.

• Listez les licences qui expirent dans les 90 prochains jours. Décidez pour chacune de la renouveler ou de retirer les médias. Dans freedam, la page Droits filtre les politiques par Expire bientôt et Expiré.
• Vérifiez que les médias expirés ont quitté la circulation. Cherchez dans le portail de marque, les collections publiques et les liens de partage actifs les médias dont les droits sont terminés.
• Vérifiez les médias sous embargo. Confirmez que les médias dont la date de diffusion est dans le futur ne sont pas visibles par des personnes extérieures au projet.
• Passez en revue les téléchargements bloqués et confirmés. Les Journaux des droits enregistrent chaque décision de droits et chaque téléchargement, ce qui aide quand vous devez démontrer qu’une restriction a été appliquée.
• Vérifiez les autorisations de droit à l’image et de droit sur un bien. Pour les images de personnes, confirmez que les consentements enregistrés couvrent toujours les usages que vous autorisez.

5. Utilisateurs, rôles et partages

Les accès se périment quand les personnes changent de poste, que les agences terminent leurs projets et que les liens sont transférés.

• Désactivez les comptes inactifs. Triez le tableau des Utilisateurs par Dernière connexion et désactivez les comptes inutilisés depuis plusieurs mois, en commençant par les utilisateurs externes.
• Définissez des dates d’expiration pour les utilisateurs externes. Les comptes des agences et des freelances doivent avoir une date d’expiration qui correspond au contrat.
• Nettoyez les liens de partage. Sur la page Partages publics, filtrez les liens inactifs depuis 30 jours ou plus et révoquez ceux dont vous n’avez plus besoin. Donnez une date d’expiration aux liens externes restants.
• Passez en revue les rôles et les groupes. Lors de la revue annuelle, vérifiez qui détient des droits d’administrateur et si chaque groupe d’utilisateurs correspond toujours à une équipe.
• Passez en revue les intégrations. Révoquez les tokens d’API qu’aucune intégration n’utilise plus, et vérifiez quels assistants IA se connectent par le serveur MCP.
• Vérifiez le portail public. Si vous avez un DAM public, déconnectez-vous et parcourez-le en visiteur pour confirmer ce qu’il montre.

6. Usage

Les chiffres d’usage vous disent ce qu’il faut produire davantage et ce qu’il faut cesser de maintenir.

• Listez les médias les plus utilisés. Vérifiez qu’ils sont à jour, correctement taggés et disponibles dans les formats que les gens téléchargent.
• Listez les médias en hausse. Un média en hausse est souvent lié à une campagne, et il vaut la peine de l’ajouter à la page d’accueil du portail ou à une collection mise en avant.
• Vérifiez les formats de téléchargement. Si la plupart des gens téléchargent les originaux alors qu’une copie prête pour le web suffirait, ajoutez ce format ou mettez-le en avant.
• Vérifiez les collections périmées. Archivez les collections liées à des campagnes terminées pour qu’elles cessent d’apparaître dans la navigation.

Dans freedam, ces chiffres se trouvent dans l’onglet Contenu des statistiques.

7. Stockage et système

• Vérifiez l’évolution du stockage. Comparez la croissance avec le trimestre précédent. Un bond soudain vient en général d’un import en masse ou d’imports en double. La page Durabilité montre le stockage, la bande passante et leur empreinte CO₂ estimée.
• Vérifiez les opérations en arrière-plan en échec. Les imports, les modifications en masse et les traitements d’IA qui ont échoué laissent des médias incomplets. Dans freedam, la page État du système les liste.
• Confirmez votre politique de sauvegarde et de conservation. Lors de la revue annuelle, confirmez que les sauvegardes couvrent ce que votre organisation exige et qu’une restauration a été testée. La page des sauvegardes de freedam décrit ce qui est sauvegardé et comment les restaurations sont testées.

Consigner les résultats

Notez trois choses après chaque audit :

1. Les chiffres que vous avez contrôlés (médias inutilisés, doublons, champs obligatoires vides, taux de recherches sans résultat, licences qui expirent, utilisateurs inactifs), pour que le prochain audit puisse les comparer.
2. Ce que vous avez changé.
3. Ce qui demande la décision de quelqu’un d’autre, avec un nom et une date.

La plupart des points de cette liste sont des rapports que vous lisez, pas du travail que vous faites à la main. Une photothèque avec tagging automatique, vocabulaires et dates d’expiration sur les droits et les comptes donne un audit court. Une photothèque qui compte sur la mémoire des personnes en donne un long.

Questions fréquentes

Combien de temps dure un audit de DAM ?

Une revue trimestrielle prend environ une demi-journée à une personne dans une photothèque de plusieurs dizaines de milliers de médias, si le DAM fournit les rapports listés ici. Une revue annuelle prend un à deux jours répartis sur quelques semaines, parce que les décisions sur les droits et les accès demandent d’autres personnes.

Qui doit conduire l’audit du DAM ?

Le responsable ou documentaliste du DAM. Les questions de droits vont au service juridique ou à la personne qui gère les licences, et les questions d’accès aux responsables des équipes concernées.

Faut-il supprimer les médias qui n’ont jamais été téléchargés ?

Pas automatiquement. Examinez d’abord la liste : les archives, les pièces juridiques et la seule copie d’une ancienne campagne peuvent ne jamais être téléchargées et devoir quand même être conservées. Supprimez ce qui est clairement obsolète, et sortez le reste de la recherche quotidienne.

Quelle est la partie la plus importante d’un audit de DAM ?

Les droits et les licences, parce qu’un média utilisé après l’expiration de sa licence a un coût juridique. La recherche vient en second, parce que les recherches sans résultat sont la principale raison pour laquelle les gens cessent d’utiliser un DAM.